管理机构及职责
管理机构及职责
一、合同管理遵循下列原则:
1、归口管理原则;
2、分级管理原则;
3、全过程控制原则;
4、奖励与责任追究相结合原则;
5、维护路局合法权益原则。
二、合同管理实行领导主管、合同管理部门统管、承办部门专管的合同管理体系。
三、单位办公室是公司合同归口管理部门,其职责:
1、协助公司负责人贯彻执行国家、铁道部路局有关合同管理的法律、法规和合同管理制度;
2、起草制定本单位的合同管理制度;
3、对合同进行法律审核;
4、指导合同承办部门依法签订、履行、变更或解除合同、受公司责任人委托参加公司重大合同的调查、论证、谈判及签约活动;
5、跟踪监督合同的履行情况,建立健全合同履行跟踪台帐合同档案;
6、管理和使用路局授权使用的合同专用章;
7、定期上报合同统计报表及合同管理工作情况;
8、参与公司发生的合同纠纷;
9、办理上级合同管理部门交办的合同管理工作。
四、合同承办部门、其职责:
1、负责对方资信及合同可行性调查、收集资料,按规定程序依法签订、变更、解除合同;
2、保管合同文本及与合同有关的资料、文件并及时归档。
五、合同档案管理,其职责:
(一)负责所有文字材料归档,合同档案是在合同签订和履行过程中形成的所有文字材料,具体包括:
1、合同相对人营业执照(复印件)、资质证书(复印件)、授权委托书(加盖公章)、法定代表人或代理人身份证(复印件)及其它有关文件;
2、合同文本(包括补充协议);
3、合同会签表;
4、合同履行过程中的变更协议、往来函件。
(二)合同管理应于次年6月30日前将已经履行完毕的合同资料整理成册后,归档保管,保管期限为15年。
六、合同管理兼职人员,其职责:
公司财务部设兼职管理人员,财务兼职人员在办理收付款工作时,应该留存合同文本等资料作为会计档案的组成部分。
七、合同管理监督检查,其职责:
公司每年至少检查两次本单位合同管理情况,以保证合同工作的落实和提高:
1、合同管理制度的制定与落实情况;
2、合同的签订、审核和履行情况;
3、合同履行跟踪台帐、档案建立情况;
4、合同纠纷的处理情况;
5、合同管理人员的教育培训情况;
6、对违反合同管理规定造成经济损失人员的责任追究情况。