如何写电子邮件才能提高工作效率
如何写电子邮件才能提高工作效率
大前研一
电子邮件是目前最便利的商务活动工具。发送电子邮件与对方的方便与否及时间等没有任何关系，而且基本上只有接收邮件的本人才能看到邮件，此外还能以添加附件的方式发送资料等。 我每天大约收到100封电子邮件，但并不是对每封邮件都做出回复。“商务邮件”存在着“私人邮件”中所没有的规则，违反了该规则的邮件是不值得一看的。
下面举例说明如何写好电子邮件。
主题：久违了
正文：拜托您帮忙做下述3件事：①关于正在进行中的××项目的事宜，拟召开会议进行讨论，具体的日期和时间如下所示（省略），请通知有关人员。②过去以个人名义和您商量过的××项目的规划很有希望得到公司的批准，对于您在各方面给予的指点表示衷心的感谢。但现在该项目尚未正式得到批准，所以请先保密。③上次聚会时谈到了贵公司的××先生，他人很好，好像他做的工作与我的业务有关，想找时间和他见一面。
这封邮件有两处违反了规则。
规则1：一封邮件只说一件事情。当对同一收件人要说明数件事情时，要按照不同的事情分别发送邮件。
在电子邮件中可转发接收到的邮件，使用该功能可以很简单地将上述邮件中①的“会议的具体日期和时间”通知到“有关人员”。
但其中还有其他的事情即②和③。特别是②属于要“保密”的，若要转发，就必须删去②和③。如果让收件人为此花费时间，那将是很失礼的。此外，收件人在处理完①后，直到解决②和③为止，必须要保存这封邮件，这给收件人造成了极大的不便。因此一封邮件最好只说一件事情。
既然一封邮件只说一件事情，那就应该在邮件的主题栏中写入收件人看后立刻就能理解邮件内容的标题。例如“关于××项目会议的日期”等，这样以后检索起来也方便得多。像“久违了”那样的主题名称应避免使用，否则收件人看后无法判断该邮件的紧急程度。
规则2：邮件的目的一定要明确，如请收件人回答可否及说明不明之处，或要求收件人做某一具体的事情，或只是向收件人传达某一信息等。
从上述邮件来看，①的目的很明确，而③则有含混不清之处，可以理解是在褒奖“××先生”，但该邮件的目的是单纯的闲聊还是想请收件人介绍与其见面，意思不太明确。
其他还有很多这样的事例。有些邮件的结尾写的含混不清，例如“听说原料有可能比原计划晚到„„”这封邮件读起来实在无法让人理解，你究竟期望收件人回答什么呢？要求收件人对原料晚到做出明确的结论？还是要求收件人回答晚到的具体日期及原因？当你接到了对方“原料晚到”的回答后，若再次发送“究竟晚多长时间”等追问的邮件，则属失礼，而且也是浪费时间。
通过说明要办的事情，从而明确要请收件人做的事情，与一件事情有关的邮件的发送和接收以
“一问一答”的形式结束，这是使用邮件的规则。我每天接收的大约100封邮件中绝大部分都遵守规则1和规则2，因此简单地回复“明白了”或“您辛苦了”即可。这样即使出差在外也能够立即以i模式处理工作，而不至于让对方处于“等待”的状态。
规则3：向多处发送相同内容的邮件时可使用“bcc”功能。
当使用群发功能向多处发送相同内容的邮件时，有人将所有的收件人都输入到收件人地址栏中，这样会使互相不相识的收件人A和B知道对方的邮件地址，不言而喻，这是对个人隐私的侵犯。为了尊重收件人的隐私，可使用预先设定收件人地址的“邮件列表”功能，或将收件人地址输入到“bcc（blind carbon copy）”栏中，这样就能够避免将地址泄露给无关的人。
规则4：回复邮件不得过夜，接到邮件后要立即回复。
商务邮件的优点之一就是速度快，为了能够共享这一优点，读过邮件后要立即回复，这是铁的原则。如果需要调查研究一番并进行复杂的说明，可先回复“将于周末说明有关详情”，过后再正式回复即可。
我准备了三台电脑，分别是公司用、家庭用、外出或出差用，将发给我的邮件设定为可转发到这3台电脑及手机上，这样不论何时何地都能收到邮件。
在这里给大家介绍一些效率更高的邮件使用方法。
我经常受到这样的邮件：“我将开始新的事业，请介绍能够成为合作伙伴的公司。”现假设这项工作的委托者是A，要介绍给A的合作伙伴是B。在没有邮件的时代，我必须分别给A、B双方打电话，告诉两人对方的简历与我的关系，并说明事情的来龙去脉，有时两人会见还需要我在场。
但有了邮件后就变得简单多了。我将来自A的邮件转发给B，同时补充写上如下必要的说明：“A和我是这样的关系，他是完全能够信赖的人。这次商机对您的公司来说可能是很有益处的。您不必经过我，直接和他取得联系即可。”同时给A发去B的简历并说明他与我的关系，再写上“请将此邮件作为介绍信，与对方直接取得联系即可”，于是这项工作就很顺利地处理完了。
实际上在美国等西方企业中，从公司的最高领导到下面的普通办事人员，都采取这种“邮件介绍”的方法来扩展人际关系，从而抓住新的商机。只在同事及商业交易方的狭窄范围内通过邮件来联系是远远不够的，要最大限度地利用邮件相互介绍，尽量地使原来不认识的人成为相识，这种积极进取的工作态度是不可缺少的。