浅谈科研转制企业采购付款循环的内部控制

　　中图分类号：F275文献标识：A文章编号：1009-4202（2012）01-104-02

　　摘要采购付款业务是企业经营过程中重要的环节之一，随着转制企业的快速发展，其采购业务量剧增、管理模式和管理要求也发生了翻天覆地的变化。本文希望通过对该项业务的风险进行梳理并制定相应的控制措施，以对识别出的风险加以有效控制。

　　关键词采购付款循环内部控制风险识别控制措施科研转制

　　1999年国家经贸委管理的10个国家局所属242家科研机构经国务院批准实施改革方案，其中，131家进入企业；40家变为科技企业，实行属地化管理。经过11年的转制经历，大部分科研转制企业“产业化收入明显增长、创新能力稳步提高、对行业的技术辐射带动突出”①。伴随着转制成果的显现，科研转制企业在经营内容、经营范围、经营规模等方面都发生了重大的变化。转制后科研成果转化的职能越来越成为重中之重，小批量试制、中试、产品生产、组建公司甚至公司上市在11年后的转制企业中成为经营的常态。面对经营管理中的风险，科研转制企业急需对其各项业务进行风险梳理并制定出相应的应对措施和方案。

　　采购付款业务是转制企业的传统业务，但是随着转制企业的快速发展，其业务量剧增、管理模式和管理要求发生了翻天覆地的变化。采购业务的价格风险、供货风险、库存占用风险、货款支付风险等内部控制风险也随之而来。因此需要对转制企业采购付款业务的特点及流程进行详细的分析，进而识别面临的各项风险并加以有效控制。

　　一、科研转制企业在采购付款业务中存在的问题

　　即便经历了11年企业化的改革，科研转制企业在业务类型和经营上还是存在着不同于通常企业的特点。例如，研发工作仍然在经营中占有不可忽视的比例；对于技术成果及工艺等的保密要求相对更高；企业化经营时间较短，业务流程未得到充分的改造等。因此，科研转制企业在采购付款业务内部控制中尚有不足需要改进：

　　（一）采购权相对分散

　　由于科研采购、小批量试制采购的大量存在，科研转制企业的原辅材料采购并不能如通常企业那样确定相对准确的采购批量和频率。同时由于长达数十年的科研事业单位分散采购的管理传统，科研转制企业在研发过程、小批量试制过程，甚至中试过程中采购权往往比较分散。物资需求部门往往根据生产和实验进度不定期进行采购业务。

　　（二）岗位职责设置不尽合理

　　科研转制企业的采购付款业务中一人多岗、缺少牵制的现象还时有发生。科研转制企业往往是行业内高端产品的孵化器，其试制和生产的产品品种繁杂，规模却相对较小。因此其在岗位设置上也相对简化，有时难免出现一人多岗的现象。

　　（三）信息沟通不畅，缺少先进管理工具的引入

　　按照岗位制衡的原则，合同审批、执行、库存管理、付款审核等各个环节应该由不相容的岗位或部门负责。但是科研转制企业往往缺少先进管理工具的引入，如ERP等。往往合同进度信息全部掌握在一两个采购人员手中，而缺少监督和检查，这种信息沟通的不及时和不准确现象容易带来货款支付和货物管理上的风险。

　　（四）保密要求增加采购付款业务的工作难度

　　对于需要进行商业或技术保密的工艺和产品，其在采购

　　业务中尤其存在采购权分散、岗位制衡缺失等现象。有些涉密的项目需要从采购的种类、规格、数量、价格等多方面进行信息保密，这极大地制约了采购业务内部控制的实现。

　　二、采购付款业务的内部控制风险分析及应对措施

　　根据COSO内部控制理论，内部控制可以分为控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五个要素。利用这五要素对采购付款流程进行逐步梳理，可以帮助我们全面识别和有效控制相应的风险。2008年财政部等五部委也以COSO五要素为基础制定并颁布了《企业内部控制管理规范》和《企业内部控制配套指引》，成为我国企业内部控制工作普遍适用的管理规定。

　　为了详细识别和有效控制采购付款循环的风险，按照《企业内部控制管理规范》和《企业内部控制配套指引》的要求，下表首先对科研转制企业采购付款流程的风险进行了详细分析，并在此基础上制定出相应的控制措施（见表1）。

　　

　　

　　三、加强科研转制企业采购付款业务内部控制的建议

　　经过上述分析，可以发现科研转制企业采购付款循环的内部控制从申购环节开始就需要进行有效地控制。控制的措施必须包括不相容职务的分离、信息的及时有效沟通、预算管理的应用、权限控制等基本内容。同时，针对科研转制企业业务发展比较迅速但总体规模较小、内部控制基础相对薄弱的现实情况，建议重点从以下几个方面逐步改善科研转制企业采购付款业务的内部控制工作，降低采购风险。

　　（一）充分利用先进的信息化管理工具

　　全面开发和使用适用于本企业的的信息化管理工具，例如用友、金蝶等财务软件开发的存货管理模块。由于科研转制企业目前总体规模较小可以暂时应用各财务软件公司开发的相应模块，这样不仅可以节省开发成本同时可以简便的实现与财务软件的对接。在利用信息化工具时应注意对涉密信息进行处理，避免出现泄密事故。

　　（二）定期梳理并严格执行岗位职责

　　内部控制必须辅以完善的岗位体系建设，才能实现对风险的有效控制。因此建议科研转制企业完善并定期梳理岗位职责体系，确保岗位体系的有效执行。再先进完善的管理工具都不能替代完善的管理，例如，一份游离在信息化工具之外的采购合同给企业带来的风险可想而知。因此，必须通过对岗位职责的执行进行监督管理，以达到加强对业务的控制的目的。

　　（三）建立起有效的内部控制监督检查体系

　　与企业大量全面的规章制度相比，对制度的有效执行更加至关重要。为了达到对企业风险的有效控制，必须建立起全面的内部控制体系。相对而言科研转制企业大多有着数十年的历史，甚至有相当部分的院所建立于建国之初，因此其在制度建设方面有比较好的基础。内部控制的重点应该放在制度的更新和系统化工作上，并重点加强对内部控制活动的监督与检查。

　　

　　注释:

　　①引自(2010年12月22日第2 版)文章:

　　

　　参考文献：

　　[1]王春梅.ERP环境下采购模块的内部控制研究.中国管理信息化.2011(5):2-3.

　　[2]史波.浅谈企业采购与付款环节内部控制.中国电子商务.2011(5):18.

　　[3]陈茹云.浅议采购与付款的内部会计控制.中国乡镇企业会计.2010(9):131-132．

　　[4]林立兴.浅析企业采购与付款业务的内部控制.中国商界.2009(7):89-90.

　　[5]崔华峰.浅析航天科研院所向企业转制中的内部控制建设.航天工业管理.2006(8):46-48．