如何做好文书处理工作
如何做好文书处理工作
(一) 学习目标
掌握文书处理的基本原则；学会审核文稿；能够对文书进行查办；掌握文书会商及汇编文书的方法；掌握文书的借阅、翻印、存放方法。
(二) 文书处理文稿的审核把关工作
文稿的审核把关工作是指文书草稿写成之后，由文书拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。从一定意义上说它既是拟稿工作的延续，又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制文书的数量与质量有着重要意义。同时，还可以节省**在签发审批文书上的时间和精力。核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。
文稿内容方面的审核主要包括三查：一是查矛盾抵触。即检查文稿的内容与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其它单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。二是查政策界限。即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。三是查措施落实。即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门或单位的
问题，是否已协商一致。
文字表达方面的审核主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。
文稿体式方面的审核主要包括以下内容：文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。核稿之后，如果文稿的改动不大，可直接送**签发。如果文稿改动较大或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交**签发。文书查办
(1)文书查办的含义
文书查办是指核查重要文书的执行情况，并督促与协助承办单位全面、具体地落实文书精神，解决有关问题的活动。
文书查办是监督控制文书处理的一种管理活动，其功能在于推动和保障文书效用的尽快实现，使文书的内容按时、按质、按量地办毕。
文书查办的一般过程是：
确定查办范围和重点：查办范围包括对内查办和对外查办两个方面。对内查办是指对本单位文书办理、执行情况的督促检查；对外查办是指对本单位发出的文书的办复情况的催询。查办的重点是急件、重要件和拟文、签发环节。
交办：即向有关部门布置查办任务、落实查办人和查办要求，并履行注册登记手续。
催办：即向有关部门催询办理情况，核查办理结果。可采用电话催办、派人催办，也可发信(适合对外查办) 催办。
结办：将查办结果向有关领导汇报。
销办：即注销已获结果的查办文书。
(2)如何搞好文书的查办工作
第一，要建立切实可行的查办工作制度，并指定专人负责。必要时，可设置专门机构负责文书的查办落实工作。
第二，正确选择查办对象。需要查办的文书应该是重要的、紧急的文书，或是久拖不决、无人过问的文书。为了保证查办工作有目标地进行，应确定文书办理的原则和期限，其原则是，除关系政策原则问题或牵涉面广，内容复杂，需要调查研究，或指定了承办期限的文书外，一般规定急件的承办期应短于普通文书。凡是不能及时答复的文书，应先通知来文单位。承办期限规定为：紧急件一日内办毕，急件不超过三天，一般文书不超过一周。
第三，加强检查和汇报。收发单位在一定时期内，根据收发登记和统计材料，对尚未办理结束的文书进行检查登记，并将检查结果分类列表向领导汇报，并作为对未办结的文书进行查办的依据。对于一些内容重要，拖延很久和屡查不办的文书，除将积压、拖延情况及时汇报外，可请领导亲自查办。文书会商
处理涉及两个以上单位或部门的问题时，主办单位或部门应准备好处理意见，会同有关单位或部门研究解决，并负责归纳整理，文稿拟好后，负责送会办单位或部门签注会商意见，这项工作就叫会商。会商的作用是维护文书的合法性、有效性、统一性。对于为依法依制必须在有关单位或部门取得一致意见的文书而言，这是文书形成过程中的重要步骤。
会商时应注意以下问题：
第一，协商的对象应齐全没有遗漏。为保证文书合法并有效，被其内容所涉及的所有单位和部门都在协商范围之列，应逐一征求他们的意见。
第二，协商过程中，如果有些问题没有取得一致意见，不得写入文书中。
第三，协商的方式很多，可根据不同情况采用" 面会" 或" 函会" 。汇编文书
汇编文书是指秘书部门将保管的文书按着一定的题目进行收集、挑选，汇编成册，以利提供利用的一项工作。这种文书管理形式已被很多秘书部门采用。
(1)汇编文书的要求
汇编文书要有审批手续。汇编本单位制发的文书要经主管领导批准；汇编上级文件应报原发文单位批准。汇编本的使用应严格管理制度，发放数量应严格控制，发放及阅读范围应按汇编中密级最高的文书办理。注明不准翻印或密级较高的文书，应遵照