对机关档案管理的规范化建设探讨

　　[摘 要]作为机关单位管理的重要环节，档案管理的规范化直接体现出单位的管理水平。因此，做好这项工作对机关单位的工作有着十分积极的意义。本文从当前事业单位档案管理的现状出发，探讨在新形势下如何加强机关单位档案规范化建设的对策，以期更好地为单位服务。

　　[关键词]机关单位；档案管理；规范化

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）45-0338-01

　　一、机关单位档案管理现状

　　抓好机关档案管理不仅有利于提高本单位的工作水平，也有助于还原历史真实面貌。其档案资料是属于国家档案资源的重要部分。自《档案法》与《档案法实施办法》正式实施以来，我国的档案工作得到了长足的发展，各机关单位认真贯彻落实相关政策，并重视对档案管理队伍的培养，使档案管理水平得到了极大的提升。目前，不少机关单位的档案管理水平达到了省一级档案管理标准。由此可见，档案管理正逐步朝向制度化、规范化的方向发展。

　　二、机关单位档案管理中存在的问题

　　（一）忽视档案管理工作

　　很多单位对档案管理的认识不足，不知道档案资料是单位的重要信息资源，档案工作常被忽视，档案部门也成为无人问津的“冷部门”。在单位改制的时候，该部门常成为精简或兼并对象。另外，单位常常安排工作人员兼职管理档案，由于缺乏专业知识，加上薪资偏低，岗位不固定，档案人员对工作的热情较低，往往应付了事。长此以往，将严重制约档案管理的进一步发展。

　　（二）管理方式严重滞后

　　尽管机关单位的档案管理工作有一定的进步，但其管理机制仍比较滞后，跟不上单位自身发展的步伐。目前，各部门的档案资料仍由部门自身保管。比如，财务部负责保管相关财务档案，技术部负责保管相关技术资料等。这种档案保管方式相对落后，不同部门间呈封闭、隔离的状态。因此，从整体上看，档案管理比较散乱、无序。另外，绝大多数的档案人员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，业务水平低。

　　（三）档案管理科学化水平低

　　随着信息时代的到来，很多企事业单位正逐步实现了办公信息化、文档一体化。电子档案的兴起，极大节约了人力、物力，只需借助电脑便能完成文档的保存、修改、复制、传输等。这也说明传统的人工管理模式与原有的管理技术早已无法满足档案信息化发展的要求。另外，传统的纸质档案稳定性相对较好。电子档案一般存储在光盘、软盘等载体上，容易受损，导致电子档案的缺失。因此，如何采用现代化的管理方式来解决电子文档保存的稳定性是我们面临的一项重要任务。

　　三、 加强档案管理工作的几点思考

　　（一）深化认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

　　（二）依法加强企业档案管理工作。首先，企业要依据《案法》、《档案工作规范》等法规制度，结合工作实际制订本单位的档案工作制度和办法，用以规范档案工作。其次，建立档案管理网络，确保归档材料的齐全完整。档案部门应密切配合相关部门，积极参加重要设备开箱、基建工程竣工验收、科研课题和有关的生产技术会议，对主要职能活动中形成的档案实施同步管理。最后，科学合理管理档案。按照工作规范对档案进行著录、分类、编目和标引，实现档案工作的标准化，为开发档案信息资源打好基础。

　　（三）注意搞好档案信息资源的开发利用开发档案信息资源为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会和竞争激烈的环境下， 对信息的重视与否和利用得是否充分，对单位的生存发展起到十分重要作用。实践证明，哪个单位档案信息开发利用得好，对单位的经营决策起的作用大，哪个单位的档案管理工作，就能引起企业领导的重视。所以，档案管理总部门应当充分发挥信息资源优势，把档案信息资源的开发利用，作为档案管理的一个重点来做。

　　四、提高机关档案管理水平的建议

　　（一）高度重视，进一步提高管理水平各机关单位主要领导必须高度重视档案管理工作，认识到此项工作的重要意义。首先，要作好工作协调，并成立档案工作领导小组，由单位领导担任组长，各科室负责人为组员。然后，根据单位工作实际，逐步健全档案管理机制。其次，要积极开展业务培训，提高档案工作的专业性与规范性。另外，还应适度增加人员，给予一定的经费支持，促进档案管理工作的顺利开展。再次，可采取绩效考核机制，将档案管理纳入绩效考评，注重对管理过程的监管，进一步增强工作人员的责任意识。

　　（二）细化归档范围，提高档案管理的规范性

　　首先，将机关单位涉及到的各项活动，并具有一定参考利用价值的相关资料都纳入归档范围。这样才能确保档案资料的完整性、准确性及系统性，更好地为单位工作服务。在丰富档案资料的过程中，不仅要重视数量，更要重视质量。因此，归档整理工作必须严格按要求执行，确保档案管理的规范性。一是各份文件要有完整的页数，且各种文件资料的种类与份数也必须完整；二是在归档过程中，注意不要将下列文件分开：转发和原文，印件和定稿，请示和批复，文件的正件和副件；三是对于年份不同的资料不能放在一起进行立卷；四是根据先后顺序放置卷内资料：五是根据要求的格式填写案卷中的相关文件目录。另外，禁止任意删改相关文件材料的标题；六是根据要求将案卷封皮一一填写清楚，案卷题名必须简单、明了；七是如果资料有金属物，应先摘除后再放入卷内。如果资料有破损，应先采用专门的裱糊方法进行裱糊。对于字迹扩散、模糊的资料，应复制一份，将原件与副本共同立卷；八是在备考表中详细填写卷内相关文件资料的情况。

　　（三）重视业务培训，提高档案管理人员的业务素养

　　单位档案管理部门应积极组织开展业务培训活动。向档案工作人员传授相关理论知识与业务技能，进一步提高他们的专业素养，确保档案管理的有效性。同时，档案行政管理部门要积极深入各机关单位，开展面对面的指导与业务培训。并以执法检查为契机，深入到不同的机关单位，指出档案管理的不足，并给予相应的指导。另外，相关部门要增强服务意识，主动为各机关单位提供服务。比如，免费培训档案工作人员，帮助单位完善档案管理机制，建立档案管理网络等。这样，促使机关档案管理逐步迈向规范化、科学化的正轨。

　　（四）继续加强档案管理的信息化建设

　　加快实现档案管理的信息化与现代化正符合社会潮流的发展。因此，机关单位必须在现有基础上，进一步重视档案信息化建设。首先，要配备相应的信息设备，如电脑、扫描仪，便于信息的整理、录入。其次，要健全档案管理机制，并构建一个系统、完善的档案管理网络，使档案资源能得到有效的利用。

　　参考文献：

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