关于进一步加强费用报销规范化管理的通知

关于进一步加强费用控制和报销规范化管理的通知

签发：

项目部全体人员：

根据公司转发局财务部 [2014]117号《关于加强业务招待费管理工作的通知》文件的要求，为了进一步加强项目管理，严肃财经纪律，更好地控制好各项成本费用的支出，经项目班子会议商讨决定，现对费用报销管理规范如下，请全体人员遵照执行！

壹．业务招待费

1、该费用主要包括餐费（食品、水果）、烟、酒、茶等。

2、严格按照文件要求执行，业务招待活动必须“先审后办，超标待审”，所有业务招待活动未经批准不得擅自安排。负责接待的部门或个人应严格履行审批程序，事前提出接待活动安排申请和费用预算，实行一事一报。

3、如需业务招待餐饮活动需提前跟班子成员汇报并安排在我项目部定点饭店，其他饭店请取得发票在3天内报领导并于发票上签字，在规定的时间内报销。

4、涉及礼品赠送的，须报项目经理审批，由办公室统一经办。

5、原则上取消日常业务招待用烟，如出外办事确定需要，提前报分管领导审批（成条需项目经理审批），由办公室统一进行采购和发放。

贰．办公用品、日用品、劳保用品等

1、主要包括办公用纸、笔墨、打印机、办公桌椅、文件柜、桶装水、生活杂物及物品、工作服装等。上述物品由办公室统一采购和发放，并做好办公用品领用登记工作。需要人先写出书面申请，经项目经理批准后交给办公室进行采购，办公室在收到申请后安排时间办理。办公室进行报销时，要向财务部门提供与发票内容相符的采购申请批准单。

2、电话通讯费已经实行包干使用，不再报销。

3、劳保用品须有安保部负责人批准后，安保部负责做好项目部人员和施工队人员领用登记相关台账后，准许发放。

4、单价大于500小于2000的办公用品，须有低值易耗品的验收单和领用单。

叁．差旅交通费、车辆维修保养费和汽油费

1、交通费，原则上上海地区的出租车车票不得报销。员工因公外出办事，在上海市内的，原则上由办公室安排车辆接送，确定安排不了时，如紧急事件经分管领导同意后，才可以乘座出租车辆。

2、其中的士费发票不得出现连票。夜间的士发票，原则上不给予报销，如有特殊情况请说明。

3、外来人员的住宿费用由办公室统一办理及报销，项目部其他人员禁止报销上海市的住宿费用。

4、现项目部两部车均有办公室统一购买的充值油卡各一张，无特殊情况，其他汽油费发票不再予以报销。

5、车辆维修保养费，发票上必须有明细呈现，且按照单车单机的原则核算，单据分开粘贴，分开报销。

肆．职工福利费

1、食堂伙食费

项目部安排专人进行买菜，采购员当天要将经炊事员签字确认后的采购清单交给办公室负责人审核，办公室负责人要对价格合理性审核，看看是否存在比市场价高的情况等等，经核实无误后签字确认。月末报销时，报销人要向财务部门提供当月的采购清单。（鉴于目前特殊情况，此费用暂按本条执行）。

2、探亲路程费已经实行包干使用，不再报销。

3、水电、燃气费：由办公室通知，各宿舍室长负责安排人员及时取得相关发票，再由办公室统一缴费。

伍．报销发票的相关要求和规定

1、发票抬头统一开具：“中铁十局集团有限公司”或“中铁十局”。 2、发票的内容必须要填写物品的详细名称、单价和数量，计量单位要填写标准计量单位。因采购的物品样式比较多确实不能在发票上一一写明的，应附销售方提供的详细清单。对报销人提供的内容为商品一批、办公用品一批、日用品一批、食品一批、汽车保养一次等模糊不清的，并且不能提供有效明细清单的发票不予以报销。

3、报销人提供的发票，其发票内容与实际经济事项必须要一致。报销应遵循谁经手谁报销的原则，一般4、发票主要包括在购销商品、接受服务以及从事其他经营活动中，取得的由税务机关监制的发票，以及情况下不得由他人代报。经办人要对发票的真实性负责。 由财政部门监制的国家机关、事业单位或社会团体提供的收费票据和军队等其他收费票据。资金往来结算收据仅作为收款单位向付款单位或个人出具的收到款项的凭证，不得作为报销凭证。

5、定额发票：有盖发票专用章方有效，除停车费、快递费发票以外，其他定额发票必须注明用途。

6、发票上收款单位名称与发票专用章上的名称必须吻合，如不吻合，认定为假发票。

陆．费用报销的流程和报销时间规定

1、报销流程：填好粘贴单—→部门负责人核对签字—→财务部出纳审核、负责人签字—→项目经理审批和签字—→交至财务部出纳办理支付手续—→实际领款人签字（请报销人收到款项后自觉到财务部签字，否则下次报销支付时间将相对延后）

2、实行“多次报销单次付款制”，即由原来的周末时间报销改为款的时间由财务负责人统一安排，报销金额小于500的一般情况下于两天内使用现金支付。原则上本周发生的费用要在本周报销完毕，发票报销的有效期为15天（以发票日期为准）。如实在不能在规定的时间内报销，请说明和登记情况；如发票过15天期限，又未说明情况的，则不再予以报销。

柒．其他

1、次月10号前财务部负责统计上月个人报销费用情况，并就较大影响到日常成本的事项作出分析。

2、截止6月5日，清理5月31日之前所有的报销，以发票日期为准，如有特殊情况请提前说明，过后3、由于特殊情况未取得正规发票，可先由销售单位开具收款收据及清单，再做以下处理：①、金额较小在两千元以下（含两千）的，可另行找可开具相关发票的机构开具发票，按报销程序报销。②、金额较大在两千元以上（不含两千）的，将相关业务事项列表注明各详细，交至财务部，由财务部与项目经理等领导班子商量后再做处理。

4、本通知由财务部、办公室负责解释。

5、本通知自2014年6月1日起执行。

中铁十局集团有限公司 不再补报。 金桥物流单元厂区工程项目经理部 2014年5月30日