文件编号:QA03005货币资金结算管理办法

上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件文件编号：QA03005 第1版 签发：何文波货币资金结算管理办法1 总则 1.1 为健全和规范宝钢国际货币资金结算行为，明确宝钢国际内部结 算流程，特制定本办法。 1.2 本办法所指货币资金结算是指整个公司日常经营所涉及的、通过 指定开户银行办理的对外收付货币的行为， 其中涉及现金使用及管理 的规定另行发文。 所有的结算都必须有业务书面申请或确认， 并经财 务审核。(待计算机系统完善后，在系统中完成，以下类同。) 1.3 各事业部在贸易合同签署生效后，需将合同中有关支付条款及合 同负责执行人的信息以书面形式告财务部。经营财务部进行结算时， 以该合同条款和合同负责执行人的确认为准。 1.4 当合同的执行人需要变更时，事业部需将变更通知以书面形式交 经营财务部备案， 经营财务部从收到事业部变更通知时起， 以变更后 的合同负责执行人的确认作为结算依据。 1.5 各部门需进行货币资金结算时，必须按要求事先编制详细并较准 确的资金收支计划， 于规定时间送交经营财务部， 严禁无资金计划使 用货币资金结算。 如在紧急情况下， 虽无计划但确需使用货币资金进 行结算，必须取得事业部领导及经营财务部领导的书面认可。 1. 6 若业务希望采用任何金融创新工具进行结算时（如贴现，远期 2002 年 4 月 10 日发布 2002 年 4 月 19 日实施共11页 第1页外汇买卖，福费廷等等） ，原则上应通过经营财务部与银行联系进行 或将其直接与银行联络的结果送经营财务部审批， 同意后， 由财务负 责操作。 1.7 本办法适用于宝钢国际内部各职能部门，营业部门及分公司。 2 人民币结算 2.1 人民币结算方式 2.1.1 人民币收款方式分为：银行本票，支票，贷记凭证，汇兑，银 行汇票，商业汇票。若收款方式为银行本票、支票、银行汇票，则业 务部门需填写收款联系单。 2.1.2 人民币付款方式分为：银行本票，支票，贷记凭证，汇兑，委 托收款，托收承付，银行汇票，商业汇票。 2.1.3 收受任何票据时，业务员必须对其真实性，合法性，有效性进 行审核， 并严格审查票据各项要素的填写是否符合规定， 并对其负责。 如发现有疑问的票据，应予以拒收。 2.1.4 业务员与客户结算使用票据时，必须进行严格的交接手续，必 须要求客户签收并摘录其身份证号码， 以备日后查询。 如在日后发生 纠纷， 因无客户收到票据的凭据而造成宝钢国际损失的， 其责任由业 务员承担。 2.2 银行本票 2.2.1 银行本票是银行签发的，承诺自己在见票时无条件支付确定的 金额给收款人或者持票人的票据。在同一票据交换区域的款项结算， 可以使用本票。本票的提示付款期限为自出票日起最长不得超过 2 个月。 2.2.2 本票必须记载下列事项： （一） 表明 “银行本票” 的字样； （二）共11页 第2页无条件支付的承诺； （三）确定的金额； （四）收款人名称； （五）出 票日期； （六）出票人签章。欠缺记载上列事项之一的，银行本票无 效。 2.2.3 由于银行本票在某些方面可替代现金使用，因此在非紧急情况 下，一律不得使用银行本票。如确需使用，必须取得事业部领导（贸 易部门）及经营财务部领导的书面认可。 2.3 支票 2.3.1 支票是出票人签发的，委托办理支票存款业务的银行在见票时 无条件支付确定金额给收款人或持票人的票据。 支票的提示付款期为 自出票日起 10 日。 在同一票据交换区域的款项结算， 可以使用支票。 严禁收受外单位签发或转让的远期支票和空白支票。 2.3.2 支票必须记载下列事项： （一）表明“支票”的字样； （二）无 条件支付的委托； （三）确定的金额； （四）收款人名称； （五）出票 日期； （六）出票人签章。欠缺记载上列事项之一的，支票为无效。 2.3.3 对于结算采用支票收款方式的，必须等款项收妥入帐后(一般 为支票交银行委托收款后 3 天内入帐)，才可办理货物或发票交接。 2.3.4 宝钢国际签发的用于结算的支票为不准转让的转帐支票（划线 支票） ，并且不准签发空头支票和远期支票，签发支票必须使用蓝黑 墨水或碳素墨水。 2.3.5 借用支票金额不能确定时，必须由部门领导及经营财务部领导 签字特批。 财务人员在签发金额不能确定的支票时， 必须填明除金额 外的其余事项，并在小写金额位用“￥”作出限额标记。并且此类支 票的借用人必须在支票借用后 3 个工作日内向财务办妥结算手续。 2.3.6 业务员需用支票进行结算时需填写统一印发的“借用银行转帐共11页 第3页支票（两联）申请单” 。内容包括：借用部门，借用人，使用日期， 收款单位，付款金额，借用支票事由（必须注明合同号） ，并经借用 单位领导和经营财务部领导审批。 2.4 贷记凭证与汇兑 2.4.1 贷记凭证适用于在同一票据交换区域的款项结算。 2.4.2 汇兑是汇款人委托银行将其款项支付给收款人的结算方式，汇 兑分电汇,信汇两种。汇兑是用于异地的款项结算。 2.4.3 由于在收到贷记凭证的“收帐通知”或电(信)汇的“电划补充 报单”时，款项已入帐，所以业务员需事先或及时确认，以便及时结 算。 2.4.4 业务员申请用贷记凭证或汇兑结算时，必须提供准确的收款人 信息，包括收款人具体名称，帐号，开户银行及结算事由。 2.5 银行汇票及商业汇票 2.5.1 银行汇票是出票银行签发的，由其在见票时按照实际结算金额 无条件支付给收款人或者持票人的票据。 银行汇票的提示付款期限自 出票日起 1 个月。银行汇票不能用于同一票据交换区域内的款项结 算。 2.5.2 银行汇票必须记载下列事项： （－）表明“银行汇票”的字样； （二）无条件支付的承诺； （三）出票金额； （四）付款人名称； （五） 收款人名称； （六）出票日期； （七）出票人签章。欠缺记载上列事项 之一的，银行汇票为无效。 2.5.3 商业汇票是出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付 确定的金额给收款人或者持票人的票据。 商业汇票分为银行承兑汇票 和商业承兑汇票。 商业汇票的付款期限最长不得超过 6 个月， 分为定共11页 第4页日付款， 出票后定期付款及见票后定期付款三种。 商业汇票的提示付 款期限为自汇票到期日起 10 日。 2.5.4 商业汇票必须记载下列事项： （－）表明“银行承兑汇票”或 “商业承兑汇票”的字样； （二）无条件支付的委托； （三）确定的金 额； （四）付款人名称； （五）收款人名称； （六）出票日期； （八）出 票人签章。欠缺记载上列事项之一的，商业汇票为无效。 2.5.5 对在贸易结算中需收受商业汇票的，各营业部门必须对客户， 出票人，付款人进行严格的资信调查，对资信程度不可靠的客户，应 拒绝其使用商业汇票进行结算。 2.5.6 宝钢国际原则上不接受商业承兑汇票及资信不佳银行承兑的 银行承兑汇票。 2.5.7 宝钢国际签发的用于结算的银行汇票原则上不准转让，如需签 发可转让银行汇票，业务员必须提供书面说明。 2.5.8 在宝钢国际经营活动中，需要使用银行汇票及商业汇票的，必 须按照申请，批准，签发，使用，复核入帐的程序进行。 2.5.9 业务员申请结算时，必须提供准确的收款人信息，包括收款人 具体名称，帐号，开户银行，结算事由等必备要素，并填制所需申请 单。 2.5.10 业务员因特殊原因需对已签发票据进行更正，延期或撤换， 必须以书面方式向财务部说明理由， 并需取得部门领导及经营财务部 领导的书面认可。 2.5.11 经营财务部需对票据的到期付款进行安排，以避免帐户余额 出现负值。 2.6 委托收款付款共11页 第5页2.6.1 委托收款是收款人委托银行向付款人收取款项的结算方式。委 托收款在同城，异地均可使用。 2.6.2 由于用委托收款的主动权在收款方，且支付确认的时间较仓 促， 不利于我方的资金安排， 因此原则上不鼓励使用委托收款结算方 式。 2.6.3 托收承付是根据供销合同由收款人发货后委托银行向异地付 款人收取款项， 由付款人向银行承认付款的结算方式。 办理托收承付 结算的款项， 必须是商品交易， 以及因商品交易而产生的劳务供应的 款项。代销，寄销，赊销商品的款项，不得采用托收承付结算。收付 双方使用托收承付结算必须签有符合《经济合同法》的购销合同，并 在合同上订明使用托收承付结算方式。 2.6.4 托收承付的承付期为 3 天，从付款人开户银行发出承付通知的 次日算起（承付期内遇法定假日顺延） ，银行一般会在银行面单上批 注到期付款日。因此，业务员在收到需确认托收承付的单据时，必须 及时补报资金计划。 2.6.5 由于托收承付与委托收款有同样的缺点，因此原则上也不鼓励 采用此方式进行结算。 3 外汇结算 3.1 外汇结算方式 3.1.1 外汇收款方式分为：汇票，本票，支票，电汇，托收，信用证。 3.1.1.1 为了及时核销并退税，营业部门必须在出口核销单有效期内 （以企业向外汇管理局申领出口收汇核销单之日起算 120 天内） 完成 出口报关并收妥款项， 所以在出口合同中应谨慎选择收款方式。 建议 采用即期信用证收款方式。共11页 第6页3.1.2 外汇付款包括：电汇，托收，信用证。 3.1.2.1 以上三种付款方式信用证收费最贵，电汇最便宜，业务员可 根据实际情况选择最适合的结算方式。 3.1.2.2 外汇管理局要求备案的几种情况： （一）付汇后 90 天（不含 90 天） 以内不能到货报关及超过合同金额 20％并超过 10 万美元以上 预付货款的； （二）开立信用证后，见单后，提单日后或承兑日后 90 天以上以信用证或托收方式付汇及到期后又推延付汇日期的； （三） 付汇或承诺付汇后，所购货物不运往境内而转卖第三方的； （四）付 佣金（明佣：即有佣金合同）超金额超比例（1 万美元，合同总价的 10％） ； （五）外管局规定必须备案的其他情况。 3.1.2.3 所有贸易支付都必须有报关单，并需及时交至经营财务部， 以便及时去外管局核销。 3.2 汇票，本票，支票收款 3.2.1 外汇业务中的汇票是一人向另一人签发的，要求即期或定期或 在可以确定的将来的时间， 对某人或其指定人或持票来人支付一定金 额的无条件书面支付命令。 3.2.2 外汇业务中的本票是一人向另一人签发的，保证即期或定期或 在可以确定的将来的时间， 对某人或其指定人或持票来人支付一定金 额的无条件书面承诺。 3.2.3 外汇业务中的支票是以银行为付款人的即期汇票。具体来说， 支票是银行存款户对银行签发的授权银行对某人或其指定人或持票 来人即期支付一定金额的无条件书面支付命令。 3.2.4 以上三种收款方式均为交银行代收，收妥入帐时，收款过程才 真正结束。共11页 第7页3.3 电汇 3.3.1 外汇业务中的电汇是汇出行应汇款人的申请，拍发电报或电传 给另一国家的分行或代理行 （即汇入行） 指示解付一定金额给收款人 的一种汇款方式，属商业信用。 3.3.2 货款采取电汇方式结算对出口商不利，即要承担进口商不付款 的风险，有时又要占用资金。因此，建议此种方式用于预收款，或用 于新产品或滞销货的出口，以便易于在国外市场打开销路。 3.3.3 由于在收到电汇的“收帐通知”时，款项已入帐，所以业务员 需事先或及时确认，并配发票等必要单据，以便及时结算。 3.3.4 业务员在确认该笔款项后，应告知财务人员此笔汇款的性质， 以便财务人员填写“涉外收入申报单（对公单位） ” ，并及时进行外汇 核销。 3.3.5 在电汇付款方式下，业务员需交书面申请，注明收款人名称， 开户银行，帐号，付款金额，结算事由，及财务所需一切付款及结算 单据(如合同，发票，提单，报关单等)。财务审核无误后，对外支付。 3.4 托收 3.4.1 外汇业务中的托收是出口商为向国外买主收取销售货款或劳 务价款， 开具汇票委托银行代收的结算方式。 托收行通过他在买主国 家的分行或代理行要求进口商按照委托书的指示付款， 代收行将收妥 货款拨交托收行转收出口商帐户，属商业信用。 3.4.2 跟单托收方式分为：付款交单，承兑交单及远期付款交单。 3.4.3 为防止或减少托收出口的风险，在业务成交前必须作好以下几 项调查工作：进口商资信，进口地有关货物的市场情况，进口国家的 贸易外汇管制法令和海关规定， 进口地的仓储情况和治安情况以及进共11页 第8页口商是否领到必要的进口许可证或申请到外汇等等。 另外托收商品的 成交价格条件最好是到岸价，以便得到保险公司的赔偿。 3.4.4 在以托收收款的业务中，业务员需将单据交给财务，由财务人 员向银行办理代收业务。 待款项收妥入帐后， 再通知业务员进行结算。 3.4.5 在托收付款的业务中，业务员在确认了银行交来的托收面函及 复印单据（通常是发票）同意付款后，需书面通知财务，上需列明银 行托收号， 金额及结算事由。 财务接申请后， 向银行办理付款赎单后， 再将正本单据交业务员。 3.5 信用证 3.5.1 外汇业务中的信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款的 书面文件。在进出口业务中，一般是开证行根据进口方（即开证申请 人）的请求和指示向出口方（即受益人）开立的一定金额的，并在一 定期限内凭规定的单据承诺付款的书面付款文件。 3.5.2 当收到银行通知的信用证时，业务员必须严格按照合同条款核 对信用证有关条款。 如属不符合合同规定， 又不可能办到或不能接受 的条款，应联系进口商修改信用证。 3.5.3 审信用证时，要特别注意有无软条款，及通知行加列的批注。 3.5.4 信用证项下能否及时收款，关键在于必须严格按照信用证要求 缮制单据，即要做到“单证相符，单单相符” 。 3.5.5 业务员制单结束后，应尽可能早地在信用证规定的最后交单期 前将全套正本议付单据交至经营财务部。这样，万一单据存在问题， 还可及时更正，减少不必要的损失。 3.5.6 在信用证审证及制单过程中如碰到问题，应及时与经营财务部 联系，以便通过银行尽快地解决问题。共11页 第9页3.6.7 业务在收到银行交来的信用证项下的要求付款单据后，必须在 银行面函上注明的到期付款日前按照信用证严格审核单据。 如单证不 符，可以将所有单据退至经营财务部，列明所有不符点，及时通知银 行拒付。 3.6.8 在信用证付款中必须注意的是：按照银行惯例，若企业不在到 期日前通知银行拒付该信用证项下款项， 将视为同意付款， 银行自动 扣帐。所以不论同意付款与否（特别是要拒付时） ，业务员都应尽快 在信用证到期付款日前以书面形式通知财务，以免造成不必要的损 失。 3.6.9 跟单信用证的管理详见《跟单信用证管理办法》 。 4 货币资金结算中有关印鉴及重要支付凭证的管理 4.1 宝钢国际的印鉴章（二枚） 、借款合同专用章及其重要支付凭证 必须由经营财务部专人负责管理， 在使用时进行严格审核和执行必要 的审批手续，并存放于保险箱内。 4.2 印鉴章必须与重要支付凭证分开存放，并且在当日工作结束后， 二枚印鉴章（财务专用章和法人章）必须分人保管，分开存放。 4.3 重要支付凭证（如商业汇票等）须分门别类逐笔登记台帐，并于 每月底与帐务余额进行核对。 4.4 若有效重要支付凭证发生非正常情况（如被拒付，延期收款，遗 失等） ，其领用人须立即以书面形式向经营财务部进行通报。 4.5 重要的支付凭证如作废或更改，不得销毁，须妥善保存备查。 4.6 若遇工作调整需移交印鉴章及重要凭证时，须做好书面交接手 续。 5 罚则共11页 第10页5.1 本办法所指违规行为包括： 5.1.1 未按规定使用外汇结算方式造成损失的行为。 5.1.2 未按规定使用人民币结算方式造成损失的行为。 5.1.3 未按规定使用、管理印鉴及重要支付凭证造成损失的行为。 5.2 违规行为的具体处罚参见《违规行为处置办法》 6 附则 6.1 本办法由经营财务部负责解释,修订。 6.2 本办法自发布之日起执行,原管理文件中的《货币资金管理办法》 废止。 7 相关文件 7.1《违规行为处置办法》制订：杨玮琴 日期：2002 年 4 月 5 日 审核：夏晓明 日期：2002 年 4 月 5 日共11页 第11页