高校合同内部控制

第八章 安徽省高校合同内部控制

引言 合同管理是高校管理的一项重要内容, 在市场经济条件下，高校作为法律主体，在与其他经济主体开展联合办学、科技转化、基础建设或后勤服务等方面的合作时，都会以合同的形式明确双方的权利义务， 规范双方的合作行为。加强合同管理,有利于高校依法订立并履行合同,提高合同履约率,降低法律风险,减少经济纠纷、防止财产损失,有助于高校依法维护自身权益,对于依法治校、依法理财、规范管理具有十分重要的意义。与一般企业合同关系不同,高校合同关系在内容上具有鲜明的高校特色,围绕教学、科研、服务等功能而进行的基建、维修、装饰、采购、、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利义务关系。高校合同管理工作就是围绕上述关系展开的。合同已经成为高校对外交往过程中最为重要的法律文件之一，直接影响着高校的经济利益和社会声誉。

高校合同管理涉及的部门多,程序性强,合同审签与履行具有分离性。相关的需求单位(院系、实验室等)、主办部门(实验室与设备管理、基建、后勤、教务、资产管理等部门)、监察、审计、财务、法律事务等部门,都与合同紧密相关。所以,高校合同管理不能只是对合同文本的起草、审查和修改的静态管理,要坚持专业化原则,通过建立健全相应的合同管理组织体系、制度体系来构建全程动态的合同管理体系。

第一节 合同管理要求与管理流程

一、高校合同的概念

合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。（《中华人民共和国合同法》第二条）高校合同是指以高校法人主体的名义，与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间，在遵循平等、自愿、公平、诚信的基础上签订、变更、终止民事权利义务关系的一种协议。合同一经签订，便具有法律效力，当事双方必须严格按合同约定的条款履行，若一方违约必须负担相应的法律责任。高校的合同管理就是指高校依据法律和法规，采取法律或行政手段，对合同关系进行组织、控制、协调与监督，以保护合同当事人的合法权益，妥善处理合同纠纷，防止违法行为，保证

合同顺利实施等一系列管理活动的总称。

一、对外签订合同的分类

根据高校经济、业务类型，高校合同大致可分为以下类型：

（一）工程类合同，包括基建、维修、装饰类合同；

（二）采购类合同，包括有形资产和无形资产的采购类合同；

（三）合作类合同，包括合作开发、合作研究、合作办学、合作经营类合同；

（四）资产处置类合同，包括资产对外投资、资产租赁、变卖、转让、报废处理类合同；

（五）融资类合同；

（六）服务类合同，包括教学服务合同、科研服务合同等；

（七）其他类型经济合同。

二、管理流程及要求

高校合同管理流程主要包括：拟定、会审、签订、履行、跟踪监督、归档。 一般来说，整个流程由合同需求部门发起，由其负责提出并起草合同草案，同时对该合同行为的相关情况进行说明；然后交由学校进行合同会审，对合同文本进行审核并出具意见；再由学校授权签订合同，合同履行过程中进行跟踪监督，合同履行完毕后，进行统一存档管理。

图2-1 高校合同管理流程图

（一）合同拟定

1.明确合同订立条件

学校及所属院（系）、部门（以下简称“学校”）对外发生经济权利义务关系的事项，达到一定数额（具体数额待定）都应订立书面合同。未达到数额限制的，可以不签订合同。

不同高校可根据实际情况对以上范围和条件进行调整。

2.确定合同文本

（1）合同文本格式由校办牵头组织相关部门起草，报学校审定，由校办负责日常管理。

合同一般应包含以下内容：

1）合同标的；

2）数量和质量，检验与验收方法，质量保证及保修条件；

3）价款或酬金，收付款方式；

4）双方的权利、义务和一般责任；

5）合同履行的期限、地点和方式，双方相互协作事项；

6）其它必须具备的相关条款；

7）违约责任及解决争议的方法；

8）签订合同双方单位名称、地址、法定代表人、承办人、电话及联系方式。 国家规定必须套用规范文本的，以及水、电、气等行业有规范格式文本的另行制订。

学校各部门可按计划向校办领取合同统一文本格式。校办应对各部门的使用情况进行登记。

（2）合同文本格式在使用过程中，如发现存在漏洞或履行困难的，应书面报告校办。校办提出修改意见后报学校审定。

（3）合同文本格式进行统一编号管理，编号原则为“xx学校合字+[合同类别简称]+合同编号”

（4）校办负责定期和不定期的组织会议讨论合同文本格式的修改和拟定问题。

3.合同具体内容拟定部门

合同的拟定部门可以根据部门职能、合同的内容类别来确定。

（1）基建部门：负责基建工程勘察、设计、安装、施工、监理、检测、土地出租和转让、影响房屋结构的维修改造等有关合同的拟定；

（2）后勤或总务部门负责：负责维修改造工程（包括房屋、设备、水、电维修改造等工程）合同；

（3）国有资产管理部门，负责固定资产、无形资产的采购、处置，以及资产的对外投资合同；

（4）教学部门负责教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同等；

（5）图书馆负责图书、期刊、杂志的采购合同的拟定；

（6）财务部门负责融资合同的拟定；

（7）审计处：为审计事务委托合同的拟定部门；

（8）科技处：为学校科研课题、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让等有关合同的拟定部门；

（9）教务处、研究生部、国际交流合作处及二级学院（系）：为对外联合办学合同的拟定部门；

（10）其他需要对外签订合同的部门和单位应遵照本办法的基本原则进行管理。

4.合同起草

学校在对外签订合同时，应以合同文本格式为基础起草。

合同的起草，原则上不得对合同文本格式印刷部分进行修改，只能在文本格式空格处进行填写（填写完毕后不能存有空格），如需其他部门填写的或暂时无法填写的空格，经办部门应在审批表上注明；如属合同文本格式没有的内容，经办部门可在“其他约定事项”一栏中如实填写。如经办部门因实际需要确需对合同文本格式印刷部分进行修改的，应将需修改处划线标明，并在修改处签名确认。

（二）合同审核

学校对合同实行合同小组会签制。小组成员分固定成员与机动成员。固定小组成员为学校审计部门、财务部门、资产管理部门及校工会。小组机动成员包括凡合同涉及的主要部门，例如基建部门、教学部门、科研部门、总务部门、及后勤部门。小组成员应分工协作，各负其责。合同文本形成后，由合同会签小组审查会签，送校长审批。合同应严格按照流程会签和审批，并使用统一的合同会签审批表。学校重大经济合同及专业术语较多的合同应请法律顾问对合同的内容、条款进行咨询把关。

（三）合同签订

1.签订前考察

在合同正式签订前，合同具体拟定部门在必要时应组织相关专业人员对拟签约方进行考察，考察无疑义的即可进行合同签订。考察内容主要包括：

（1）拟签约方是否具有合法的营业执照；

（2）合同标的是否属于拟签约方的经营范围；

（3）拟签约方是否具备相应的履约能力和良好的信誉；

（4）拟签约方经办人是否具有正式的授权委托材料和身份证明。

2.签订权限

所有合同必须由学校法定代表人签署或由得到法定代表人授权的人员签署。未经学校法定代表人授权，任何单位或个人不得擅自以学校的名义对外签订合同。

合同必须经校长签字后，方能加盖学校印章。如授权人对外签订合同，必须要有正式的书面授权材料，才能加盖学校印章。

校办印章管理员应对合同文本、填写、审批表、签名、附件进行核查，符合要求的方予以盖章。校办应对盖章完毕的合同进行编号，并将审批文件办理归档手续。

学校对外签订的所有合同，严禁在空白文本上盖章，严禁由我方签字后再以传真、信函等形式交对方签字盖章。

合同文本一式四份，其中合同正、副本各二份，甲乙双方各执正本一份、副本一份，合同正本由校办交档案部门存档；合同副本在合同执行期间由经办部门留存，执行完毕后由校办交档案部门存档。

（四）合同执行

1.合同的履行

依法签订合同后，应当全面履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。

合同的履行由该合同的主办单位负责，各有关部门必须按合同的约定进行监督检查，以保证按质、按量、按期完成。

学校财务部门应依据合同履行好收付款工作。

涉及到付款条款的合同，财务处根据合同及相关部门的签字确认后办理款项结算。申请付款时，应填写《付款审批表》，经申请人、合同主办单位负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批后，财务处方能付款。

有下列情形之一的，财务部门有权不予付款：

（1）不能提供有效合同的；

（2）在结算时无法提供验收报告、审计报告的；

（3）不能提供符合要求的正规发票的；

（4）收款单位与合同对方名称、账号及开户银行不一致的；

（5）其它违反财务管理制度规定的事项。

涉及到收款条款的合同，由合同主办部门牵头负责，保证按合同及时回款。

（五）合同的执行跟踪

合同的经办部门负责合同履行的日常跟踪工作。合同跟踪部门应指定专人跟踪合同的履行情况，并将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入《单项合同履行跟踪表》。合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并经部门负责人签字确认。设备或材料进场必须办理验收手续，并经负责采购验收部门负责人签字确认。合同对方履行进度达到合同规定付款要求，并经双方确认后，由合同跟踪人办理请款手续。

学校应成立专门的合同纠纷处理小组，处理合同履行过程中可能出现的问题。在合同履行过程中如出现争议，跟踪人应立即通知校办，由校办召集合同纠纷处理小组成员共同研讨变更的风险和处理的方法，由双方协商解决；协商无法达成一致的，通过仲裁或诉讼程序解决。

合同在履行过程中确需变更或解除的，由合同主办部门提出变更报告，经当事双方协商后，签订补充合同或解除合同，并按合同会审流程重新签订。

变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同等法律效力，合同变更后，原合同编号不予改变。

例5.1

辽 宁 省 沈 阳 市 中 级 人 民 法 院

民 事 判 决 书

（2007）沈民（2）房终字第363号

上诉人（原审被告）：凤丽娟，女，1953年6月9日出生，汉族，个体网吧业主，住址沈阳市于洪区大青乡大青村10组23。

委托代理人：徐静、杨军，辽宁腾达律师事务所律师。

被上诉人（原审原告）：沈阳高校后勤服务有限公司，住所地沈阳市皇姑区陵东街29号。

法定代表人：宁培林，该公司总经理。

委托代理人：任馄，女，1979年9月30日出生，汉族，该公司行政主管，住址沈阳市和平区拉萨街39-2号2-7。

委托代理人：李元元，北京隆安律师事务所沈阳分所律师。

上诉人凤丽娟与被上诉人沈阳高校后勤服务有限公司因房屋租赁合同纠纷一案，不服沈阳市铁西区人民法院（2006）沈铁西民四合初字第109号民事判决，向本院提起上诉。本院于2007年2月7日受理后，依法组成合议庭，由审判员张青担任审判长并主审，代理审判员王银华，代理审判员陈兴田参加评议，于2007年4月2日公开开庭审理了本案。凤丽娟的委托代理人徐静、沈阳高校后勤服务有限公司的委托代理人任馄和李元元均到庭参加诉讼。本案现已审理终结。

原审法院审理查明：原、被告于2005年3月1日签订房屋租赁合同，约定原告将位于沈阳化工学院大学生生活城120平方米的房屋出租给被告使用。租赁期限为一年，从2005年3月1日至2006年3月1日，租金为5万元。合同期满后被告仍继续占用该房屋。原告于2006年7月3日诉至沈阳经济技术开发区人民法院，请求判令被告立即腾出所占用的房屋，给付至起诉之日止的租金16 668元，并赔偿损失1 600元，诉讼费由被告承担。2006年9月11日，该案移送沈阳市铁西区人民法院审理。被告辩称：2001年10月，原告在招标时口头承诺网吧经营年限保证25年，被告是在此前提下才购买的标书。被告经营的网吧属于特种行业，投入资金较大。原告单方违反口头约定，要求被告腾房是违约行为，故不同意原告的诉讼请求。 原审法院认为，原、被告双方的房屋租赁合同合法有效，合同约定，租赁期限为一年，现合同期已满，双方的房屋租赁合同终止，被告不再享有对该房屋的承租权，应立即将该房屋腾出并将房屋返还原告。被告主张与原告口头约定房屋的租赁期为25年，对此原告表示否认，被告向法庭提供的证人证言不能证明原、被告双方的承租期限已经确定为25年，且招标文件上载明的承租期也为一年，故对被告主张的事实本院不予认定。被告在租赁期满后仍继续占用该房屋，并继续从事经营网吧的活动，被告占用期间应比照租赁合同，支付原告房屋使用费。原告主张被告给付房屋使用费利息，因没有法律依据，本院不予支持。依据《中华人民共和国合同法》第九十一条、第二百一十二条、第二百三十五条，《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条的规定，原审法院判决：一、被告于本判决生效后3日内，将承租原告的房屋腾出，并将房屋返还原告；二、被告支付原告房屋使用费16 668元；三、驳回原，被告其他诉讼请求。案件受理费791元，由被告承担。

宣判后，凤丽娟不服，上诉至本院。上诉请求：撤销一审判决；依法改判。上诉理由：1、一审认定事实有误，租赁期限应为25年。2、一审判决3天的腾房时间显然不是合理的期限。3、一审判决上诉人比照租赁合同给付被上诉人房屋使用费没有事实和法律依据。4、一审程序违法，应将沈阳化工学院追加为本案第三人。被上诉人不具备诉讼主体资格。沈阳高校后勤服务有限公司辩称：同意原审法院判决。

本院经审理查明： 2005年3月1日，沈阳高校后勤服务有限公司（甲方）与凤丽娟（乙方）签订《房屋租赁合同》，约定甲方将位于沈阳化工学院大学生生活城120平方米的房屋租赁给乙方经营网吧。租赁期限为1年，从2005年3月1日至2006年3月1日。租金5万元，乙方一次性向甲方支付。租赁期满，乙方享有同等条件优先租赁权。乙方必须在租赁经营中遵纪守法，甲方可以考虑续签合同，但需提前一个月交纳年租金的10%作为定金。该合同签订后，凤丽娟向沈阳高校后勤服务有限公司交纳了房租金5万元，并使用租赁房屋经营沈阳市铁西区万顺通网苑。租赁期限届满后，凤丽娟继续使用租赁房屋至今。

另查明：2000年11月11日，沈阳化工学院作为甲方与乙方辽宁高校后勤集团有限公司和沈阳高校后勤服务有限公司签订《协议书》，约定甲、乙方合作期限为2001年8月31日至2026年8月31日。在此期间，乙方为甲方所建的学生公寓、学生食堂、浴池及相关附属设施的使用权和经营权归乙方。

上述事实，有《房屋租赁合同》、《协议书》、租金收据及当事人陈述笔录在一、二审卷宗为凭，

经当事人当庭质证及本院审查，予以确认。

本院认为：沈阳高校后勤服务有限公司与凤丽娟签订的《房屋租赁合同》是双方当事人真实意思表示，且不违反法律、行政法规的强制性规定，因此，双方签订的《房屋租赁合同》合法有效，双方当事人均应诚信履行。根据合同法第二百三十五条的规定，租赁期间届满，承租人应当返还租赁物。现《房屋租赁合同》约定的1年租赁期限已届满，凤丽娟负有将租赁房屋返还沈阳高校后勤服务有限公司的义务。关于凤丽娟主张租赁期限应为25年，因沈阳高校后勤服务有限公司予以否认，凤丽娟又未能提供租赁期限为25年的证据，故本院对其主张不予采信。房屋租赁合同终止后，凤丽娟继续占有使用租赁房屋已不存在合法依据，因此，沈阳高校后勤服务有限公司要求凤丽娟返还租赁房屋理由正当。但鉴于凤丽娟使用租赁房屋经营网吧，投入资金较大，腾房时需要搬运的电脑设备及迁移的网络线路较多，且双方在《房屋租赁合同》中约定，租赁期满，乙方享有同等条件优先租赁权。甲方可以考虑续签合同。故应判令凤丽娟在合理期限内返还租赁房屋。原审判决返还房屋的自动履行期限为3天欠妥，不符合本案的实际情况，凤丽娟应在本判决生效后3个月内返还租赁房屋为宜。凤丽娟逾期不及时返还租赁房屋，应当支付逾期返还租赁房屋的租金。原审判决凤丽娟比照租赁合同约定的租金标准给付沈阳高校后勤服务有限公司房屋使用费是妥当的。关于凤丽娟主张沈阳高校后勤服务有限公司不具备诉讼主体资格，应将沈阳化工学院追加为本案第三人的问题，沈阳高校后勤服务有限公司基于与沈阳化工学院签订的《协议书》取得了租赁房屋的使用权和经营权，因此，沈阳高校后勤服务有限公司有权与承租人签订房屋租赁合同，并依据房屋租赁合同主张权利。故原审判决程序并无不当。综上，依照《中华人民共和国民事诉讼法》第一百五十三条第一款（二）项的规定，判决如下：

一、撤销沈阳市铁西区人民法院（2006）沈铁西民四合初字第109号民事判决书第三项即：驳回原、被告其它诉讼请求。

二、变更沈阳市铁西区人民法院（2006）沈铁西民四合初字第109号民事判决书第一项为：凤丽娟于本判决生效后3个月内将承租的沈阳高校后勤服务有限公司位于沈阳化工学院大学生生活城120平方米的房屋腾出，返还给沈阳高校后勤服务有限公司。

三、变更沈阳市铁西区人民法院（2006）沈铁西民四合初字第109号民事判决书第二项为：凤丽娟于本判决生效后按年租金5万元的标准立即给付沈阳高校后勤服务有限公司房屋使用费，从2006年3月2日起至本判决确定的腾房之日止。

四、驳回凤丽娟的其他上诉请求及沈阳高校后勤服务有限公司的抗辩。

一审案件受理费791元，二审案件受理费791元，共计1582元，由凤丽娟负担。

本判决为终审判决。

审 判 长 张 青

代理审判员 王银华

代理审判员 陈兴田

二O O七年四月十日

书 记 员 刘宏晔

（六）合同归档

合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据、《单项合同履行跟踪表》等）应交校办存档。

按照如下规定办理保存手续：

1.合同文本一式四份，其中合同正、副本各二份，甲乙双方各执正本一份、副本一份，合同正本由校办交档案部门存档；合同副本在合同履行期间由经办部门留存，履行完毕后由校办交档案部门存档。

2.校办应分门别类建立档案，每份合同均需备一份复印件，并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。

3.各部门因工作需要向校办借用合同复印件，必须由借用部门负责人签字，如须借用原件还需分管领导加签。借用合同（包括复印件）时须在借用表中注明借用天数、用途。校办负责及时收回借出的合同。

4.各部门应对合同进行保密，任何人不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。

第二节 合同控制目标

实施合同管理是高校规范单位内部控制的重要举措，对高校完善内部控制体系具有重要意义，主要有以下三个方面的目标。

一、实行合同管理能够规范合同行为，保证合同的顺利履行；

二、实行合同管理能够规范办学行为及经济活动行为，促进廉政建设，提高办学效益；

三、实行合同管理能够保护合同双方的合法权益，维护社会经济秩序