专门档案管理 作业

专门档案管理

管理学院 档案学

46100819

杨逢雨

思考

第一题：人事档案的分类【探讨传统意义上的四种分类方法，即学生、工人、干部以及军事这四类划分方法是否符合当前社会人事档案现况】

我国的人事档案主要由干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大部分组成。干部档

案由各级组织人事部门管理, 工人档案由劳动部门管理, 学生档案由学校学生工作部门管理, 军人档案由军队政治部门管理。上述四类档案中, 干部档案是主体和核心, 备受领导重视, 规章制度齐备、管理科学; 工人档案、学生档案、军人档案大体按干部档案管理方式进行。在相当长的时期内, 这种分类体系在人事档案管理方面发挥了重要的作用, 取得了良好的成绩。随着改革开放的发展, 干部人事制度改革的深入, 人才市场的兴起, 非公经济的壮大, 现有人事档案分类体系的不足也日益暴露出来, 主要表现在:

1. 干部档案概念含混, 包容广泛。

干部一词, 应用广泛, 通常是指国家公职人员。但自改革开放以来, 许多人的身份和称呼已

经改变, 如公务员、专业技术人员、教师、演员、记者等, 他们的档案也不宜笼统称为“干部档案”。

2. 单一地用干部档案的管理模式与规章制度去管理全部人事档案的做法, 不再适应社会主义市场经济和多种所有制经济组织并存的新形势。

3. 企业内干部档案与工人档案分属不同的管理体系, 不利于人力资源的合理配臵与档案的管理和利用。

4. 未能从各类人员的特点出发, 建立各自的分类体系。

创新人事档案的分类体系

人事档案是档案的一大门类, 这一门类是可分的, 因为人事档案这一大门类所包括的每一

个事物, 除了具有某种( 或某些) 与这一门类其他事物所共同的属性外, 还具有许多与这一门类其他事物所不同的属性。由于事物往往具有许多属性, 这些属性都可以作为划分标准, 用不同的标准, 从不同的角度, 可以分成不同的种类, 建成不同的分类体系。人事档案的分类体系, 可以按以下标准进行划分:

从总的种类上, 可分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案, 还可以继续细分; 按

所有制性质划分, 可分为公用( 公共) 部门人事档案, 非公部门人事档案, 还可以继续细分; 按工作单位的性质来分, 可分为党政军机关人事档案, 企业单位人事档案, 事业单位人事档案, 也可以继续细分; 还可以按职责和专业人员管理权限, 职务级别和专业技术职称, 政治面貌, 档案载体( 制成材料) 等标准进行划分。

第二题：人事档案管理中的“知情权”与“保密”

一、人事档案管理中的知情权

1. 知情权的依据和人事档案知情权的主要内涵。

中国宪法规定, 国家的一切权利属于人民, 这里的基本权利也包含知情权。知情权是指公民

有权知道他应该知道的事情, 国家应最大限度地确认和保障公民知悉、获取信息的权利。人事档案的知情权则主要指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等的知晓权利, 用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。

个人对档案的知情权有一定法律依据, 宪法规定:“人民依照法律规定, 通过各种途径和形

式, 管理国家事务, 管理经济和文化事业, 管理社会事务。”人民要“管理国家、经济、文化、

社会事务”, 就必须知道国家、经济、文化、社会的各方面情报。要知道国家、经济、文化、社会的各方面情报, 就必须对包括人事档案在内的各类档案材料的知情。

人事档案涉及的主体也决定个人应对档案的知情。人事档案的主体是当事人本人, 档案的

内容全是个人的相关材料: 履历、政治考察、政审材料、入政治团体材料、奖励处分材料、录用、任免、转业、出国、离退休、退职材料等。这些材料都是与个人密切相关且大部分是由个人自己填写的, 那么除了少数要向个人保密的材料外, 个人应享有足够的知情权。人事档案对个体的重要性更决定个人应享有知情权。个人档案记载的是一个人一生的任何重大经历, 从学习到工作以及政治活动的参与, 都关系到个人的切身利益和前途命运, 这对个人而言是至关重要的, 这种重要性决定人事档案向当事人完全保密没有充分理由。

二、人事档案管理中的隐私权

隐私权的依据和人事档案隐私权的主要内涵。隐私是指自然人个人生活中不愿公开或不愿

为外人知晓和散布的事实, 它主要包括公民自然状态的隐私、健康状况的隐私、婚姻状况的隐

私、财产状况的隐私、受处分和处罚的隐私、科技成果的隐私和政治、哲学、宗教信仰的隐私。 人事档案中包含了大量的个人信息和隐私, 人们有权利要求人事档案受到法律保护。人事档案的隐私权主要是指人事档案所有人对人事档案中涉及的个人资料、信息不得泄漏和故意宣扬,

其主要内容包括: 对自己的隐私进行隐瞒的权利; 积极利用隐私权满足各方面需要的权利; 维

护自己的隐私权不受侵犯; 按自己意愿支配自己隐私的权利。我国有在档案公开中公民隐私权保护的相关规定, 如《公证档案管理办法》第十七条规定:“凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案, 以及当事人要求保密的公证档案, 一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的, 须

经当事人同意后, 由公证处报同级司法行政机关批准。”这些法律规范从档案工作者、利用者以及所有者的角度对隐私权的保护提供了法律上保护的依据。

第三题：人事档案管理中的法律诉求依据探讨【当原单位扣押档案时，法律诉求依据分析】

1、《劳动合同法》第五十条 用人单位应当在解除或者终止劳动合同同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理和社会保险关系转移手续。

在《劳动合同法》第50条规定，在解除劳动合同后，应在15日为劳动者办理档案或是社保转移手续，且单位也不能以对其造成影响为理由扣押档案，可以向劳动行政部门投诉，或是提出劳动仲裁申请，如因单位扣押档案造成损失，可以提出。

2、《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或

被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的单位或户口所在地的街道劳动 (组织人事) 部门。根据这一规定，不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，无权以任何理由扣留已离职的员工档案。

3、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》规定：劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后，请求用人单位返还其收取的劳动合同订金、保证金、抵押金、抵押物产生的争议，或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等转移手续产生的争议，经劳动争议仲裁委员会仲裁后，当事人依法起诉的，人民法院应予受理。

第四题：“弃档”现象分析【弃档原因、弃档主体以及解决对策】

弃档原因

(一) 制度原因

1. 人才机制不健全

2. 现行人事档案管理不规范

我国现行人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的, 人事档案基本上由用人单位来保管, 存在着多头分散、管理的、混乱的局面。一方面, 人事档案隶属主体众多。另一方面, 人事档案保存地点极其分散。人事档案的多头分散管理, 严重影响了人事档案的真实性和权威性。另外人事档案管理费用过高也是弃档现象的催生因素。

(二) 社会发展原因

过去, 在人事档案中依附了很多行政职能和管理职能, 如结婚、生育、升迁、就业、考学、办公司等都与档案息息相关。经过20多年的改革开放和我国的人事制度改革, 这些非档案本身的作用正弱化, 过去依附于档案的一些不必要的东西正在剥离。为了适应时代的发展, 在人才引进方面, 有些区出台了自己的人才政策, 在引进人才时, 打破了干部人事管理的正常程序和管理制度, 摆脱了档案的制, 仅仅依靠引进人才手中的学历证书、学位证书、专业技术资格证书等就可以实现人才录用, 有时复印也可以发挥作用 , 更有一些沿海城市的单位在招聘人才时宣称可以重建档案 。这些都导致弃档现象增加。

(三) 档案本身原因

由于存档材料内容空洞, 套话、政治术语多, 并且档案材料收集不完整、不全面, 老材料较多, 新材料补充不及时, 材料的变化跟不上人的变化, 档案不能及时反映个人最真实的面貌。同时, 由于技术、设施等原因, 在收集、加工、传递、利用诸环节造成档案材料遗失、缺损和变形, 导致人事档案信息失真 , 无法满足用人单位需求。另外, 由于缺乏监督机制, 在档案形成与补充过程中, 存在弄虚作假、歪曲事实等不良现象部分档案人员对入档材料甄别能力较差, 甚至根本不检查, 档案可信度降低。由于档案材料可能存在上述虚假信息和补充不及时等缺陷, 加上制度原因, 个人无权查阅本人档案, 单位又轻视档案, 致使其使用价值大打折扣, 加剧了弃档现象的发生。

(四) 档案参与者自身原因

档案是个人成长及其社会活动的真实再现, 它的产生已经蕴涵了真实信用的基本要求, 档案形成中存在的任何虚假都会降低档案的利用价值。但由于档案主体等档案参与者的原因, 档案真实也在下降。一些干部的档案意识不强, 档案中年龄越填越小、参加工作时间越填越长、学历越填越高都是档案诚信不足的表现, 而为引进人员重建档案则更易导致档案信息失真。这些也让人们对档案失去信任, 导致弃档现象发生。

弃档主体:

目前的弃档主体主要有三类。第一类是应届大学毕业生，这部分人的数量比较多。按照有关规定，大学生毕业后经个人申请，档案可以在学校寄放两年，也可以委托人才市场保管。但是，大学生一般为了找寻更加适合自己的发展空间，往往是频繁的换单位，这样流动性比较大，可能会忽略自己的人事档案，还有在频繁换单位的时候，档案的滞后性不能很好的与工作的变换接轨，使得大学生不得不主动放弃档案。还有现在的大学生很多的没有足够的档案意识，不知道自己档案在哪儿，也不知道怎么样调动档案，甚至有的连自己有一份人事档案这事也不是很清楚。第二类是出国留学或者移民人员。出国深造，在国外停留多年，已无暇顾及档案。而对于出国移民的人来说，由于身份的变化，及国外人事政策的不同，档案对他们来说已经无用。第三类就是“跳槽族”。有时候由于“跳”来“跳”去，档案转移的速度跟不上跳槽的速度，“一不留神”，档案就不知道到哪里去了。还有一种情况，因与原单位有一些矛盾得不到解决，最终选择放弃人事档案。

弃档现象的对策：

(一) 充实档案内容

扩展人事档案记录内容, 提高人事档案的使用价值, 将人事档案与建立市场经济条件下业绩能力记录和信用体系联系起来, 从而提高档案的价值。

(二) 档案信息化

实现事档案管理现代化, 加强档案资源信息化、数字化、网络化建设。如把档案中人员按照年龄、学历、专业职称、职务等来分类编制不同的检索工具, 同时把每个人的基础信息制成电子文档, 并采取技术措施保数据安全。

(三) 社会化管理

近几年来, 我国许多地区开始实行“人事代理”制度, 初步实现了人与档案分离的管理式。然而, 我国目前尚未允许民间建立专门从事人事档案信息服务的商业性机构。现行人事档案的管理是分开进行的, 即按国有单位和非国有单位来进行。国有单位员工的档案可以由本单位内部管理, 而商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业则无权管理档案, 其员工的事档案由相应的人才流动服务机构保管。这样的管理存在两方面的弊端。其一, 国有单位职工的人事档案有实行社会化管理, 不利于形成统一的开放式管理; 其二, 人才流动服务机构从本质上说是政府的附机构, 并没有实现真正的社会化管理。从有利于人才流动和管理的角度看, 变“单位人”为“社会人”, 建立人事代理制度, 实施专业化管理, 是人事档案社会化管理的发展方向。因此, 限制民间机构管理人事档案规定可以适当放宽[。

第五题：我国人事档案管理制度变革探讨

我国的人事档案是计划经济体制下的产物，目前的人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，已不适应市场经济发展的需要，人事档案管理的改革势在必行。

一、现行人事档案管理存在的问题

一是管理法规滞后。

二是管理方式单一。

在人事档案的管理方式上，无论各式人员都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，从而形成了千人一面的现象和状况。

三是管理模式封闭。

人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理， 人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。

长期以来，我国的人事档案管理制度基本上是在十分封闭的情况下进行的， 对个人政治态度、学习表现、工作业绩的鉴定，通常由所在学校或单位的特定少数人做主， 而被鉴定内容大多半不与被鉴定人见面，其机密度之高超乎常人的想象。

四是管理内容陈旧。

目前的人事档案内容单调陈旧，十分空洞。人事档案中涉及到的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。时代在发展，社会在进步，在现今的经济条件下，人事档案工作在现实中已经落后了。

五是管理手段落后。

现行的人事档案缺乏现代化管理。

二、改革人事档案管理弊端的对策

（一）人事档案管理体制必须改革一要解决《条例》与法律法规相悖问题。

（二）要放开人事档案的使用权限。

打破人事档案管理的封闭性，人事档案要提升其利用价值，允许用人单位和个人通过网络或其他途径查阅个人档案，让人事档案成为用人单位自由选人、用人的真实依据，使人尽其才。

（三）要确保个人对自己的档案有知情权。

人事档案中的所有材料，除干部任免表，工资调整表，处分材料由组织、人事、监察等部门填写外，其他材料如干部履历表、各种学历材料、培训材料、专业技术职务评聘材料、考核材料、奖励材料均为个人填写， 赋予当事人对自己人事档案内容的知情权， 当事人有权了解所在单位组织与人事部门的评价意见和鉴定结果等情况。

（四）人事档案必须建立开放式管理模式

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历及德才能绩，以个人为单位集中保存起来，以备查考的历史记录。人事档案形成于人事管理实践活动中， 服务于人事和组织的发展工作。随着历史的发展，社会的进步，开放程度的提高， 人事档案的管理变成了一种社会化的活动。每个人是社会人，而不是单位人，所以要建立人事档案社会化开放式管理模式， 每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理是非常必要的。

（五）人事档案必须实现信息化档案信息资源是国家的一项基础性资源， 档案信息化是国家信息化建设的重要组成部分， 人事档案要逐步实现由传统管理到信息化管理的转变。

（六）人事档案内容必须充实丰富

因为档案内容跟不上个人经历的变化，不能及时反映个人的新情况和新面貌，所以必须完整、真实、广泛、及时、准确地收集档案材料，补充人事档案缺乏的内容，不断丰富档案信息，完整、客观、真实地反映个人情况。这样才能使用人单位了解和掌握个人的全部信息， 才能满足个人和社会的需求。

（七）人事档案管理人员必须是复合型人才。

随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化， 管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识的又会运用现代化方式管理的复合型人才。档案工作者不仅要具有较高的公民意识和职业道德素质， 还必须掌握丰富广博的专业知识和现代化信息知识及技能。因此，人事档案工作部门应有紧迫感和使命感， 切实加强复合型人才的档案队伍建设，这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。