事业单位考试公共基础知识:公文概述
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公文概述
一、公文的概念 公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式,经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
二、公文的特点与功能
(一)公文的特点
1.由法定作者制发。
2.法定的现实执行效用。
3.具有规范的体式。
4.履行法定程序。
(二)公文的功能
公文是能够逾越时间与空间的限制,有效传递公务活动所需的信息的重要工具,这一功能主要表现在下述方面:
1.公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令,在公务活动中发挥领导和指导的作用,是加强集中领导,维护政令统一,保证工作步伐整齐一致的有效形式。
2.公文是下级机关请示、报告工作,反映情况,沟通自下而上纵向联系的基本手段。
3.公文用于发布行政法规与规章,在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。
4.公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。
5.公文具有较强的政策性、理论性,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用,是教育干部和群众的好教材。
6.公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份,记录了各项管理活动的性质、状态,因此,具有重要的凭证作用。
三、公文的分类
(一)通用公文与专用公文
根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)分成通用公文和专用公文。通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等;专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。
(二)对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件 这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对国内外公开发布;限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布;内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用;秘密文件,其内容含有一般的国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害;机密文件,是指含有重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;绝密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
(三)上行文、平行文、下行文
这是公文制发机关根据行文方向而划分的,上行文,指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发
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送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。
(四)规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件
这是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件;证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。
(五)平件、急件、特急件
这是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求,按常规处理的文件;急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件;特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。
(六)收文、发文
这是机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件;发文是指本机关制作发往外部的文件,本机关制成只供内部使用的也称发文。
四、通用公文文种
文种,也叫做公文名称,是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种,不但为公文撰写、处理提供便利,而且有利于维护公文的权威性及有效性。
我国行政系统的通用公文文种有:
(一)规范性文件
1.条例。用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定,国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
2.规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
3.办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
4.决定。用于对重要事项或者重大行动作出安排。
(二)领导指导性文件
1.命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
2.指示。用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。
3.批复。用于答复下级机关的请示事项。