工程档案管理工作指引

工程档案管理工作指引

1. 目的

在项目管理的各个阶段，对参建方、各部门，明确工程档案的收集、整理、保管的责任和要求，并充分发挥工程档案在项目管理中的作用。根据本市建设工程档案部门要求和公司对项目内部档案管理的实际需要，特制定本工作指引。

2. 适用

本制度适用于公司所有项目的工程档案管理工作。

3. 定义

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作中，重要环节。工程档案分类主要分成：竣工档案、建设单位管控档案两大类。

3.1工程竣工档案：

工程项目的竣工档案详细分类，参照《珠海市房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《珠海市市政工程竣工档案验收指南》（下称“档案指南”）执行。

3.1.1工程准备阶段文件

具体包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、施工许可证，以及审批文件、概预算类文件，和建设、施工、监理机构及负责人授权信息等。

3.1.2监理单位档案

具体包括监理大纲、规划和细则、监理月报、监理会议纪要、旁站

记录、监理对质量、进度控制、造价控制的有关档案、监理通知、合同及其他事项管理、监理日记、监理工作总结、监理质量评估报告等。

3.1.3施工单位档案

具体包括施工过程中产生的施工文件与所有施工图纸（包括但不限于：建筑、结构、电气、给排水、消防、暖通、空调、燃气、智能化、电梯、室内装修、人防等），施工事前、事中、事后材料、设备、工艺样板等管理表格，施工组织设计、专项方案、工程竣工图、竣工总结、工程保修等，以及相关的声像、电子档案等，详见“档案指南”。

3.2建设单位管控资料 3.2.1各职能部门内审表;

3.2.2函件，具体包括参建方之间、部门间沟通业务联系单、往来函件、工作联系单、物业管理档案等;

3.2.3 施工事前、事中管控资料，包括：材料设备复板定板、工艺样板审定，事故处理报告，合同、协议、签证、会议纪要（含专题会）、工程联系单等。

4. 部门职责

4.1 项目部

4.1.1 项目经理为各项目档案管理第一责任人，各项目视规模，由项目经理指定一至几名档案管理员，负责日常管理工作;

4.1.2负责敦促工程项目各参建方，在工程实施不同阶段，提交档案报审计划，并督促按计划完成相关档案的报审;

4.1.3检查参建方按“档案指南”、《广东省竣工验收技术档案统一用表》、公司工程管理相关规定要求、原复件份数，按规范用表，及时报表报资料。

4.1.4在工程竣工验收后，按分类整理造册，并同时督促提交相关部门、项目管理部，经审核，移交公司档案室归档。

4.1.5原件份数不足时，在向项目管理部提交复印件中，加盖提供单位公章。但以下文件必须为原件。具体有：工程开工报告、档案预验收合格证、各单位工程验收记录表、工程验收报告、住宅质量保证书、住宅使用说明书、房屋建筑工程质量保修书、工程验收备案表。 4.1.6工程档案应与工程同步形成，严禁后补后填。每月必须清查工程竣工档案收集存档情况，所缺档案应限期整改收齐。

4.2 项目管理部

4.2.1 监督、指导项目日常档案管理工作，负责审核项目组提交上来项目工程档案准确、完整性;

4.2.2 根据工程技术档案的不同归档，有针对性地将审核工作落实到专人;

4.2.3 有权对项目部档案管理工作提出整改意见，并督促整改，对屡有违反规定者，有处理建议权;

4.2.4 负责办理移交公司档案室相关手续。 4.3 工程管理中心

4.3.1对项目所需的，由其它管理中心、部门提供的，已超过应供计划的工程资料，负责敦促、协调提交;

4.3.2 按规定对各项目的档案管理工作，展开巡查抽查工作; 4.3.3 对项目管理部呈报违反档案规定的管理人员，有审批权。 4.4 重要原则：所有档案在参建方、各部门，生成、审批、移交等转达时，均应由专人负责分类登记签收，方为合法转达。

5. 工作程序

5.1 档案收集、整理

5.1.1参建方、各管理中心、部门对发出的工程资料的有效性、程

序合法性，进行自检、校对，在发出前作好存档梳理工作。

5.1.2工程档案在项目结束前一个月，或每个次年1月前，完成归档整理工作，各种档案分类、编目录、装订，保存。同时建立档案相应工作电子台账。

5.2 档案移交

5.2.1 工程竣工档案在竣工后，报政府档案管理部门审查，审查合格，由项目部、项目管理部配合公司档案室，将工程档案移交档案部门; 5.2.2 同时按公司归档要求，由项目部督促相关档案送公司档案室备查;

5.2.3设备、系统工程竣工档案、使用说明书等档案资料，清理造册后，移交物业管理公司/使用单位，作日常管理备查、使用; 5.2.4项目工程性质不同，工程档案内容应略有差异，项目部应随时了解、掌握情况，按工程性质、实际情况以及当地政府档案部门具体要求及时调整;

5.2.5 涉及工程经济文件档案，应待工程结算/决算工作完成后，再清理移交公司档案室存档，及移交完整的一套结算书及相关档案，给成本管理中心存档;

5.2.6归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要档案复印件等由各部门自行保管。各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档。

5.2.7各部门向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。档案管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。

6. 附则

6.1本指引附件为本指引的组成部分，与本指引正文具有相同法律效力；

6.2本指引由工程部负责修订和解释； 6.3本指引自颁布之日起实施。

附件1：项目档案存档范围

附件1

工程管理中心年1月28日 2016

项目档案存档范围

备注：归档范围内文件，如已并入城建档案馆要求全套竣工档案中，并移交了公司，可不再重复提交。项目部应在工程竣工验收后，将上述档案整理，装盒，编排目录并移交项目管理部审核后移交公司档案室。不在列表中的其他档案，应在项目结算后，确认无法律纠纷，无经济索赔等情况后，请示领导后销毁。