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第1章 Office软件基本操作入门

本章将详细介绍在使用新版本的Office办公软件时，用户最希望了解的内容，这些内容包括Office 2010的优势及特点、Office 2010包括哪些组件、Office 2010对系统的要求、Office 2010的安装与变更、Office 2010操作环境的实用设置等。

1.1 Office 2010简介

Office 2010是微软公司推出的办公自动化软件，其中包括了用于处理不同办公事物的应用程序组件。例如，可以使用Office Word 2010（以下简称Word 2010）来编辑与排版各类公文、论文、书籍等；使用Office Excel 2010（以下简称Excel 2010）可以对各类销售、财务以及其他数据进行计算、分析和处理；使用Office PowerPoint 2010则可以制作图文并茂的演讲稿，并可以搭配不错的动画效果为演讲稿增光添彩。除了这里提到的这3个Office组件，在Office 2010中还包含其他很多不同功能和用途的组件。由于本书的重点是Word、Excel和PowerPoint，因此，其他Office组件这里不做介绍。

1.1.1 为什么要使用Office 2010

相信正在翻开本书的您一定是希望接触并了解Office 2010的功能和用法。如果您当前正在使用Office 2003版本，那么从Office 2003过渡到Office 2010可能会发现在操作界面上有些不适应，而如果您目前正在使用Office 2007，那么将会非常容易过渡到Office 2010，因为这两个版本的Office在界面上是极其相似的。无论您之前使用的是哪个版本的Office，都可以花费少量时间快速熟悉Office 2010直观的操作界面，而Office 2010所带来的易用、实用以及强大的功能将会让您很快喜欢上它。下面我们来看看Office 2010都给我们带来了哪些精彩而实用的功能。

灵活定制功能区操作界面

Office 2010可以允许用户随意指定功能区和快速访问工具栏中的命令，而且可以很容易地在功能区中添加新的选项卡和组并在其中添加命令，这使得用户自定义适合自己的操作环境变得轻松自如，而在Office 2007中如果想添加新的选项卡则只能通过特殊方法才能实现。如图1-1所示为在功能区中新增了一个名为“我的工具箱”的选项卡，并在该选项卡中设置了自定义了3个组，每个组中添加了不同数量的命令按钮。

图1-1 自定义功能区

便捷的格式设置工具

对于Office 2010来讲，当需要设置内容的格式时，将会变得比以前更加方便。例如，在Excel 2010中，当进入单元格编辑状态并选择一些内容后，选择这些内容并将光标移动到选区附近，将会自动显示出一个工具栏，这就是Office 2010中新增的格式设置功能，即浮动工具栏，如图1-2所示。

图1-2 浮动工具栏

智能且更加人性化的粘贴功能

对于粘贴功能来说，Office之前的版本都大同小异，但是在Office 2010中可以说有很大改进，因为粘贴变得更加易于使用。当复制了一种带有字体和段落格式的文字后，右击要粘贴到的目标位置，在弹出菜单中可以发现在【粘贴选项】命令下方有几个图标，如图1-3所示，这些图标会根据复制的源对象来自动调整各自的功能，而且具有不同的粘贴功能。例如，当复制一段带有格式的文字时，可以从粘贴选项中选择是否带格式粘贴，还是只粘贴内容而放弃格式。

图1-3 智能的粘贴选项

快速创建PDF或XPS文档

Office 2010提供了将Office文档直接转换为PDF或XPS格式的功能。省去了在Office 2007中需要安装名为SaveAsPDFandXPS插件的麻烦，而是直接将文档保存为PDF或XPS格式。

第2章 Office文档操作快速入门

本章对Office中3大常用组件Word、Excel和PowerPoint的文档基本操作进行了集中讨论。其实虽然Word、Excel和PowerPoint分属于不同的应用程序，但是每一种应用程序在文档基本操作方面都有着共同的方式，至少都包括以下几类文档操作：新建文档、打开文档、保存文档、关闭文档。本章除了介绍这些共性操作外，还将介绍这3个组件在各自文档操作上的不同之处。

2.1 Office文档基本操作

虽然Word、Excel、PowerPoint属于不同的Office组件，但是对于文档级别的操作方式极其类似。本节将对这3种Office组件在文档级别上的操作进行整体介绍。

2.1.1 Office文档格式与版本兼容性

Office 2010继续使用Office 2007中引入的基于XML的新的文件格式。默认情况下，使用Office 2010创建的文档，其扩展名将在早期的Office版本的扩展名后面多了一个字母x或m，其中x表示不包含宏的XML文件，而m表示包含宏的XML文件。例如，使用Excel 2010创建一个新的工作簿并保存后，该工作簿默认的文件扩展名是xlsx，而不是xls。如果创建一个包含宏的工作簿，那么保存工作簿后的扩展名xlsm而不是xls。下面简要介绍一下XML类型文档的优势。

对文档进行自动压缩

Open XML格式使用zip压缩技术来存储文档，自动压缩文件，因此可以减少存储文件所需的磁盘空间，最多可使文档提及减小75%。无需安装特殊的压缩工具，即可在Office 2010中对XML格式的文档进行自动压缩和解压缩，这些工作在关闭与打开文件时就自动完成了。

更好地恢复受损文件

文件结构以模块形式进行组织，从而使文件中的不同数据组件彼此独立，即使文件中的某个组件损坏，也可以打开文件。

如果需要将一个文档在不同电脑的不同Office版本之间打开并编辑，那么将涉及Office版本兼容性的问题。如果是在Office 2010中打开早期Office版本创建的文档，那么都能正确打开，但在应用程序窗口标题栏中会出现“兼容模式”的字样。但如果是在早期Office版本中打开由Office 2010创建的文档，则需要到微软官方网站下载文件类型转换器。但是为了确保转换器正常工作，必须先将Office早期版本更新到下面列出的Service Pack之一：

◆ Office 2000的用户需要更新到Office 2000 Service Pack 3。

◆ Office XP的用户需要更新到Office XP Service Pack 3。

◆ Office 2003的用户需要更新到Office 2003 Service Pack 1。