人力资源合规管理
人力资源合规管理
对于任何一家公司,不容忽视的就是企业合规,即确保公司的做法、实践和流程符合行业规范以及政府法律法规的要求。
企业合规最初是仅属于法律、财务部门的热门词汇,现已逐渐成为人力资源、生产等各个部门的新关注点。当前,企业外部法规法案不断更新,鞭策着企业应对合规的脚步。近期国家出台了各类政策法规,其中劳动法案的更改跨越了行业和地域的界限,对各个企业都产生了影响。同时,企业内部员工的法律意识也不断增强,企业若想平稳发展必须自觉的确保各方面合规。随着公司的发展壮大,很多公司在全国各地,甚至国外拓展业务。在这种情况下,母公司是否能与所有子公司在政策上统一起来,母公司制定的政策能否贯彻到所有在全国各地甚至海外的子公司,都会对企业未来的发展产生深远影响。对于大型企业来说,合规不仅仅是政策的要求,也关系到企业的形象和商誉。领先的企业已经开始将企业合规作为首要的战略需要和持久经营的重要组成部分。
在人力资源管理的具体工作中,企业可以不断发现错误并改正,但“合规”不允许出错,它的任何一次出错就是一次“违规”,会给公司带来极大的风险和损失,所以企业需要高度关注合规,并以最谨慎的方式确保合规。
合规是一项庞大且日益加剧的负担,其耗费的资金是惊人的。同时,监管合规将以某种形式、某种程度影响行业中的每一家企业。为了满足合规的要求,通常企业会谨慎、充满风险意识地进入“战斗”模式,竭尽全力审视、评估工作的完成情况,最大程度减轻合规的成本。审视和重新评估的流程能够有助于企业把重点放在眼前的挑战,以及寻找正确的解决方案,从而实现高绩效。同时,改造过时、效率低下的流程,可以提高企业的效率和竞争力,确保业务有效地向前推进。
人力资源、薪酬和福利是常规合规审查的主要领域,企业需要从流程控制到数据和系统安全,在各个环节上确保公司的做法、实践和流程符合政府法律法规的要求。对于跨国公司,还要符合公司的全球规范。人力资源管理过程中要实施高能见度的措施,自动化处理过时和低效的人力资源管理流程,进而加强合规。另外,还要妥善处理好内控与外审的关系。人力资源、薪资和福利管理都应在掌控范围内,并应将内部控制交由外部审查,将诚信作为公司和人力资源工作人员的核心指导原则。
人力资源管理对于企业合规战略的制定有非常重要的影响。人力资源管理不是一个部门的事情,而是涉及到公司整个操作流程,它对企业合规有这非常重要的影响。一般来说,可以从外部审计、内部审计、社保审计、税务审计四个方面来考察。其次,企业通过不同方式有效执行合规战略。企业通过分工、轮岗帮助企业实现合规操作。从企业合规战略制定和内控的设立角度出发,轮岗实质上是企业设置的一个预警系统。再次,信息透明化。在制定合规战略时,必须考虑到信息透明化的问题。此外,在薪资福利政策方面,比如企业年金、不同层级员工的薪酬规定等等,要向员工进行详细的介绍。人力资源部门可以编辑人力资源白皮书进行宣传和推广,每年对员工进行合规教育。最后,企业要进行自动化处理,这样也可以大大增加整个操作的透明度。同时也规避了很多不合规的风险。
制定长期的合规战略,企业需要融入内部和外部资源,包括审计师的意见。首先对外,在不违规的情况下,做有利于公司员工的决定。同时,还要能预见长期趋势,及时应对外界的变化。其次对内,减少差错率、提高效率、防止舞弊。同时,支持公司战略、提高员工满意度。最后,融入内部和外部资源,包括审计师的意见,可以帮助企业了解外部政策环境的变化、学习市场的最佳实践、理解公司总部的导向等等,而兄弟公司的做法、专家的意见、审计师的意见对整个合规战略的制定也有非常重要的影响。
善用第三方的帮助可以改善企业人力资源相关的合规战略、实践和流程。同时,ADP 与普华永道合作的关于薪酬管理和人力资源信息系统总拥有成本(TCO )的调查表明,人力资源管理中引进第三方将会降低成本。通过第三方服务供应商,企业不但可以获得新的技术驱动工具,帮助提高透明度,及时发现违规行为,同时可以确保人力资源数据的安全性,并降低部门工作量以及成本上的负担。制定长期合规战略需要企业考虑融入内部和外部资源,包括审计师的意见,明确逻辑任务、应用和功能,决定选择外包或内部处理,从而更好地适应新的、不断变化的市场要求。
合规是一个永久的进程 ——一个永无止境的旅程,需要企业周全考量。在薪酬和人力资源管理领域,处理流程的有效跟踪与控制、数据和系统的安全等,都需要企业投入相当的力量。对于企业来说,制定有效的合规战略和完善的内部控制体系才能使企业整体的战略最终得到有效的实施。