书面材料的要求

附件1：

关于进一步规范书面材料的要求

1.页面设置。一般使用Word文档A4纸设置，上下边距保持

2.54厘米，左右边距为2.6厘米。页码在下居中，格式为1、2、3、4……如果材料只有一页不必设置页码。

2.字间距。缩放100%，间距标准0磅，位置标准0。

3.文字行距。一般选用“固定值28”， 段前段后无间距、空行。如果尾页只有两三行，按照“独行不成页”的原则，建议对整篇文字进行精简，或者将行间距稍作调整，以减少1页节省纸张。如果本页末行为二级标题，请调整行距将该页标题移至下页第一行。

4.文字字号。题目标题用黑体2号居中。（如有副标题，用三号黑体，可分一行或居中排布）。单位名称用3号宋体，日期用3号楷体。汇报正文内容用3号仿宋。第一层标题用3号黑体，第二层标题用3号宋体加黑，第三层标题用3号楷体加黑。

5.正文结构层次。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”（其中这一点不能用顿号代替，应把句号键进行切换，句号才能切换为那一点）。

6.数字要求。百分数和几分之几，一律使用“%”和“X/x”，而不用“百分之五十”、“四分之一”。另x%-x%不能省略成x-x%。年份中的前两位数不可省略，如“99年”应为“1999年”。“一”后加“、”号，“1”后加“.”。（一）、（1）后不加任何标点，“第

一”、“首先”后面均要加“，”号。

7.附件。文件资料如有附件，在正文下一行左空两字用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。

爱岗敬业………………………2012年以来占到总的……高级工占到

2∕3

产………………………………………………………………………………………………………………………………………品由40%-50%提高到70%-80%......

附件2： 关于进一步规范电子邮件格式的要求

为进一步规范电子邮件书写格式，提高工作标准化水平，我们就总厂Foxmail 6.5（正式版）电子邮件系统进行如下统一规范。

一、邮件主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点：

• 1.一定不要空白主题，这是最失礼的。

• 2.主题要简短，不宜冗长。

3.主题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的文字。

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

• 5.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改主题，要让对方读懂你的回复意思。

二、称呼与问候

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点： • 1.恰当地称呼收件者。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×科长：您好”、“×主任：您好”。如果不清楚职务，则应按通常的“×先生：您好”、“×女士：您好”、“×老师：您好”称呼，但要把性别先搞清楚。

2.在多个收件人的情况下可以称呼“各位领导”、“各位同事”、“各位朋友”等。

3.称呼问候、正文说明要简明扼要，结束时最好写上“谢谢”，以显示对收件者的尊重。

三、邮件附件

附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：

• 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，如“请看附件”。

• 2.附件文件应按有意义的名字命名。名字不可太长，也不能二三个字太短，收件人能一目了然、明白意思就行。

• 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件题目可采用“附件1 ××”、“ 附件2 ××”、“附件3 ××”

等。

• 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件包。

• 5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响收件人使用。

• 6.附件文件量不宜过大（中石化邮箱最好不要超过10MB），否则收件人可能会收不到。如果附件文件量确实很大，应分割成几个小文件分别发送，最好用数字标注好顺序。

四、签名管理

以腾讯公司的Foxmail 6.5（正式版）电子邮件软件为例，总厂统一制作标准模板格式的【签名管理】，要求全厂所有“中石化邮箱用户”按照此模板样式输入个人签名信息。

如果用户的Foxmail不是6.5（正式版），可到总厂“石化软件园” http://10.67.96.1:8000/softdown/list.asp?id=3270下载，并更新。

个人签名模板按如下方式获取。

1、从http://10.67.96.1/201402down/201402_foxmail_qm.rar链接下载通用签名模板的压缩包，点击“保存”至微机桌面上。

2、鼠标左键双击桌面上的【201402_foxmail_qm.rar】压缩包，将其解压到“桌面”路径，点击“确定”，桌面上就会出现一个【胜利石化总厂_通用签名模板.mht】图标。用鼠标右键点击【胜利石化总厂_通用签名模板.mht】图标，选“复制”，然后

“粘贴”到用户自己的Foxmail下的【Signatures】文件夹中。

注：用户Foxmail所在目录文件夹具体位置，可以用鼠标右键点击Foxmail图标，选择“属性”，在“目标”路径中查看到。

3、在 foxmail 6.5（正式版）邮件客户端中点击“工具”-->“签名管理”-->选中“胜利石化总厂_通用签名模板”，见下表：

祝工作顺利。

点击“编辑”，进入用户个人信息修改状态。在模板中，将用户自己所在的单位、姓名、电话、邮箱等信息进行修改。地址、邮编全厂统一，用户不要更改。个人信息修改完毕、检查无误后，点击“确定”，然后再点击“设置为默认签名”。 4、以上步骤进行完后，用户可将下载至桌面上的

【201402_foxmail_qm.rar】压缩包和【胜利石化总厂_通用签名模板.mht】图标删除。