文书案例分析
案例分析
由“蝴蝶效应”想到的秘书工作
“蝴蝶效应”是指在南美洲亚马逊河流域热带雨林中，一只蝴蝶漫不经心地拍动几下翅膀，可能在两周后引起美国得克萨斯州一场灾难性的风暴。其原因在于：蝴蝶翅膀的运动导致周围的空气系统发生变化，并引起微弱气流的产生，而微弱气流的产生又会引起它四周空气或其他系统产生相应的变化，由此引起连锁反应，最终导致其他系统的极大变化。
“蝴蝶效应”揭示了事物的发展由小到大、由量变到质变的规律，形象地阐述了事物之间普遍联系的道理。认真研究“蝴蝶效应”，对我们做好办公室工作会有很大帮助。一只小小的蝴蝶扇动几下翅膀竟然会引发一场风暴，这说明小事不可轻视，小处不可随便。办公室工作是由一件件、一桩桩“小事”组成的，做好这些“小事”，也就做好了办公室工作。反之，如果一件小事上出了差错，就可能引发“蝴蝶效应”，带来非常严重的后果。譬如，办公室的电话机不振铃了，工作人员一直没有发现，结果会怎样呢? 领导、群众和其他部门打来电话时铃声不响，无人接电话。无人接电话，别人会以为办公室无人值班；无人接电话，就有可能耽搁不少急事和大事。办公室是由办公人员组成的。办公人员无论职位高低，当他在做一件事情或完成一项任务时，他就具有不可代替性。他这件事情办得好坏，这项任务完成得如何，会直接影响到办公室的整体形象和工作效率。因此，作为办公室工作人员，都应当正视自身的价值，明确自己的职责，把自己看成办公室的重要组成部分，带着神圣的使命感和高度的责任心去做好本职工作，干好每一件事情„„
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有一次，我区在同一个会场先后召开两个会议。按照计划，第一场会议的会标覆盖着第二场会议的会标；第一场会议结束后，立即摘下第一个会标，露出第二会会标。会议召开的头天晚上，我和一名同事去查看会场。会标已经挂好，主席台桌椅摆放整齐，音响完好，会场布置无可挑剔。当我准备离开时，那位同事仍不放心，用竹竿挑起第一个会标一看，第二个会标竟然少了一个字。多亏了那位同事心细，要不然补救都来不及。我想，如果办公室的工作人员都能像那位同志那样，对工作极端地负责，考虑问题周密细致，就可能及时堵塞工作上的漏洞，避免有可能带来“大风暴”的“蝴蝶效应”的出现。
（该材料节选自《秘书实务》：由“蝴蝶效应”想到的秘书工作）
1). 根据材料给出的经历，你认为会议工作的要求有哪些？
属于简答题：见教材的195页
答：根据材料给出的经历，我认为会议有以下要求。
会议特别是大中型会议，责任重大，内容庞杂，头绪繁杂，因该对秘书人员提出很高要求。
（1） 准备要充分；会议的时限性和集中性很强，会间机动时间甚少，会前准备与会议召开，其关系如同“十月怀胎，一朝分娩”，准备工作是会议成功召开和顺利进行的前提和基础。秘书人员要清醒意识到会前准备的重要意义，主动围绕会议目的和主 题，搜集有关材料和数据，深入思考，反复论证，周密筹划，确保万无一失。
组织要严密；会员的顺利进行不仅依赖充分、细致的会前准备工作，还需要严谨、周密的会间组织工作，要有健全的会议工作机构、缜密的会议议程与日程，明确分工，责任到人，安排得力，运转有序，还要处理好原则性与灵活性的关系。会议运转要按照会议预案来进行，不能轻易变更，发生意外变化时，反映敏捷，灵活变通，采取有效措施，确保会议达到预期的目的。
（2） 服务要周到；工作必须以服务观为宗旨，不厌其烦地为与会者提供优质服务，秘书人员要正确认识自己在会议中的角色摆正位置。树立办会单位的良好形象，促进会员的顺利进行。会议工作牵头万绪，繁杂琐碎，但每个细节都可能直接影响到会议 的效果，因此，服务工作的每一个环 节和方面，都要一丝不苟，细致周到，严防出现漏洞和差错。
（3） 安全要保证；会议要保证所有与会者的人身安全，加强安全保卫措施，杜绝一切事故的发生。会议的食品供应、车辆安排、参观游览等活动，都要采取相应的保障措施，确保万无一失。重要会议还要提高警惕，防止失密、窃密事件的发生。
（4） 会风要改进；树立正确的会议观念，倡导务实精神和负责精神。建立健全会议的法规制度。破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。变革会议的方式和手段。可采用现场办公会、对话会、午餐会，以及限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代通讯手段开会 作为办公室工作人员，都应当正视自身的价值，明确自己的职责，把自己看成办公室的重要组成部分，带着神圣的使命感和高度的责任心去做好本职工作，干好每一件事情
（2). 会议秘书工作要怎样才能做到服务周到？
见195会议工作要求的第三点
答：会议秘书工作要做到服务周到，就要想注意以下几点：
（1） 必须树立牢固的 服务观念，不厌其“繁”、不厌其烦地为与会者提供优质服务。
（2） 秘书人员要正确认识自己在回忆中的角色，促进会议的顺利进行。
（3） 服务工作的每个环节和方面，都要一丝不苟，细致周到，防止出现漏洞和差错，避免因小失大。