基于业务流程的高校数据共享平台设计

随着高校数字校园的快速发展，校内业务系统间共享数据的需求愈发强烈，高校数据共享平台因此成为数字校园建设的关键基础设施。高校数据共享平台仅仅依靠技术手段实现存在许多问题，需要从业务流程的角度来分析和设计。本文通过对高校数据共享平台建设目标及当前存在问题的分析，设计了基于业务流程的高校数据共享平台建设模型。该模型阐释了如何从业务流程的角度，分析和设计信息流、数据流，满足高校不同部门业务信息系统间数据的可靠共享和管理部门的决策支持。该模型能较好地解决高校当前数据共享平台建设中数据共享流程不畅、共享数据管理困难、责任主体不清、决策支持难实现等难题，为高校数据共享平台建设提供新的思路和借鉴。

引言

1.研究背景

当前各高校在数字校园建设中，取得了丰硕成果，软硬件基础设施有了很大的提升，建成了如OA、人事系统、教务系统、资产系统、一卡通系统等众多业务信息系统，提高了工作效率，增强了工作人员的信息素养，并在学校管理人员中营建了良好的信息化建设的氛围。而在此过程中，数据共享平台由于其基础性、全局性的特点，成为数字校园建设的关键基础设施。

高校数据共享平台相关的文献很多，虽然名称不同，建设方案各异，但基本目标是一致的。一般而言，数据共享平台主要有两个目标：一是解决“信息孤岛”的问题;二是实现决策支持。“信息孤岛”是由于各业务系统建设时间不同，架构不同，相互之间缺乏共享机制造成的。决策支持则是希望数据共享平台能提供全局性的信息报表，以利于决策层掌握全校的真实情况，从而科学决策。针对这两个目标，现有文献多从技术上提出相应的解决方案。如俞春等提出建设数据共享交换平台，然后根据用户需求选择数据集成工具。周学理提出建设共享数据库中心，并在共享数据库基础上实现决策支持。于宁等则提出建设基于数据仓库的高校决策支持系统。这些技术上的方案，为数据共享平台的构建提供了技术上的可行性，但在实际建设中仍存在许多亟需解决的问题。

2.高校数据共享平台建设中存在的问题

(1)数据共享流程不畅

信息管理部门往往将数据共享看作技术工作，不去设计共享流程，或者只设计数据库之间的共享流程，没有把业务部门考虑进来，无法建立全面的数据共享流程。其结果是共享数据的内容并不是业务部门所想要的内容，进而降低业务部门对共享数据的信任度。

(2)共享数据管理困难

共享数据存储于共享数据库中，其管理不但需要数据库管理知识，而且需要业务知识，这对业务人员和信息管理人员均有难度;而且由于数据集成不直观，各种集成参数设定后很难更改，不利于后期的运维管理。

(3)责任主体不清

这主要表现在数据共享是业务部门与信息管理部门之间共同完成的工作，但由于业务部门不懂技术，而信息管理部门不懂业务，导致认识不统一。业务部门往往把数据共享看作是信息管理部门应该解决的技术问题，但实际上数据共享主要是业务部门应该解决的业务问题。

(4)决策支持难实现

一般而言，决策支持需要有数据仓库的支持，而数据仓库所需要的软硬件环境又远远高于共享数据库，而且建设周期长，协调部门多。而直接在共享库中实现决策支持功能，会导致业务复杂，增加数据共享难度，不利于决策支持业务的独立性。

3.企业应用集成及其启示

企业应用集成EAI(Enterprise Application Integration),一般是指将企业内部多个不同数据源和相互分离的应用系统进行协同自动化处理的解决方案,其功能主要是协调企业现有和将来的应用程序、数据及员工与合作伙伴之间的互动。EAI最初是为了解决企业内部多个新系统与旧系统的集成问题，一般采用星型集成架构，通过分布式对象中间件技术来实现信息集成。由于传统的EAI技术局限于数据和信息层面的集成，难以实现企业业务流程的自动处理、管理和监控，因此,有学者提出了基于业务流程整合的第二代EAI技术。第二代EAI技术采用Web Service技术，通过对企业业务流程的全面分析管理，满足企业与客户、合作伙伴之间的业务需求, 实现端到端的业务流程,顺畅企业内外的数据流、信息流和业务流。

目前的高校数据共享平台建设侧重于数据层面，相当于第一代EAI，所遇问题也与之相似。因此第二代EAI对数字校园建设中的数据共享平台建设具有良好的借鉴作用。高校数据共享平台应从业务流程的角度，通过建立高校数据共享业务，强调业务主体责任，解决目前高校数据共享平台建设中存在的问题。

高校数据共享业务流程分析

1.高校数据共享业务结构

业务是指管理中必要且逻辑上相关的、为了完成某种管理功能的一系列相关的活动。业务流程是指为完成某一目标或任务而进行的一系列逻辑相关的跨越时间和空间的业务活动的有序集合。一项完整的业务流程要涉及到多个部门和多项数据。对于数据共享业务流程，业务人员、系统开发人员、信息管理人员有着不同的理解。业务人员理解的业务流程是部门间的业务数据传递，是把本部门的一部分可以共享的数据以各种形式传递给其他部门，同时本部门接收其他部门提供的共享数据。系统开发人员理解的是数据处理过程以及两个业务信息系统之间共享数据的导入与导出。信息管理人员理解的是数据库间共享数据的推送或拉取。因此，数据共享业务其实是一种分层结构，如图1所示。

图1 高校数据共享业务结构

由图1可以看出，高校数据共享流程在业务层表现为业务部门之间以表格文件为载体传输数据。在信息层，表现为数据共享通过双方业务信息系统实现数据的输入、编码、以表格为载体的数据共享、数据解码、数据使用的过程。在数据层，则表现为业务数据库间的数据集成，这是传统意义上的数据共享流程，只需要明确数据源和目标数据库，即可实现对数据的集成。通过分析共享数据业务结构，有利于从各个角度去设计具体的共享流程，明确各方责任。

2.高校数据共享业务流程

现有高校数据共享的相关文献中对于数据共享的实现大多局限于数据集成过程，以数据源开始，以目标数据库结束，这样集成的结果把数据共享业务局限于数据管理部门内部，导致数据共享整体业务不流畅，业务责任主体不清晰等问题。而从业务流程角度来看，数据共享业务应该从业务实际需求出发，通过供需双方的交流，实现数据共享。数据共享业务流程建立的步骤可以作如图2所示设计。

图2 高校数据共享业务流程

第一步：业务部门双方确认数据共享业务流程。在业务流程确定中，需要业务部门双方就共享数据的方式进行沟通，形成共享表格，并能在初次共享时提供确认的全部数据，使共享数据能够显性化，使双方对共享数据有直观而清晰的理解。

第二步：业务部门各自确认信息流。一旦数据共享业务建立后，双方应对数据共享信息流进行确认，确认双方信息系统中是否都具有产生相关数据的功能及数据表。

第三步：信息管理部门提供数据共享技术支持。信息管理部门根据业务部门的数据共享业务流程，在信息流确认的基础上，进行数据流的设计和实施。

基于业务流程的高校数据共享平台建设模型设计

1.高校数据共享平台建设模型

高校数据共享业务流程涉及到业务部门、信息管理部门以及系统开发人员，因此设计数据共享平台需要考虑到不同层次的需求，由上及下，逐步确定业务流程中数据共享的业务细节和技术需求。高校数据共享层次可以分为业务层、信息层、数据层，三层之间相互流通，层层对应，信息层是业务层的映射，数据层是信息层的映射。数据共享平台具体建设模型如图3所示。

图3 高校数据共享平台建设模型

该模型把高校数据共享平台建设分为三个层次：业务层、信息层、数据层。每一层对应不同的流程结构，反映不同层次人员的工作视角。

(1)业务层

业务层主要包括业务部门、信息管理部门、决策部门及其相互间的业务流。业务层主要任务是实现业务流程的设计，明确数据共享和决策支持的主体责任。

业务部门是高校管理的具体业务承担者，在日常的工作中相互之间存在各种形式的业务往来，如工作协调和信息共享，而这种业务往来在信息环境下仍然存在。依托数据共享平台进行数据共享，只是改变了业务往来的形式，但并未改变其业务内容。信息管理部门通过共享数据库来管理全校共享数据资源。信息管理部门对数据共享行为进行业务化，使之成为自身的业务范畴，从而为进一步开发共享数据管理系统，以可视化的形式管理共享数据奠定基础。决策部门是数据仓库的直接使用部门和规划部门，决策部门提供数据仓库设计所需要的报表格式，并对数据来源做出安排，决定数据仓库服务的范围，并通过决策支持系统实现界面化操作和管理。业务流则是指业务流程中业务信息的传递，即两部门在实际工作中，不依赖于信息系统而相互共享数据的方式。例如在人事系统与房产系统的人事数据共享中，资产部门与人事部门应该首先具有共享数据的业务流，有专人负责，有数据的载体。在业务流中，数据载体可以是电子表格、纸质材料、甚至是口头表述。

(2)信息层

信息层包括业务系统、共享数据管理系统、决策支持系统及其相互间的信息流。信息层主要任务是实现信息系统对数据共享业务流程的支持，在业务管理系统中具有明确的功能模块，并建设共享数据管理系统和决策支持系统。

业务系统实现业务数据的处理，提供需要共享的数据格式，同时接收其他业务系统提供的共享数据。共享数据管理系统实现对共享数据的管理，提供可视化的手段和监督。决策支持系统在数据仓库的支持下，完成决策模型设计、决策数据分析、决策信息展现。决策支持系统是对数据仓库的可视化展现，并能够支持以不同的角度审视数据，以支持决策。信息流是指信息的传播与流动，是业务流程在信息系统中的实现，并将业务流程以功能形式呈现出来。在具体表现上，信息流表现为能产生共享数据列表的功能。例如在人事系统中，能够将人员数据导出为EXCEL文件的功能，在其数据层有相应的视图或表。

(3)数据层

数据层是数据共享平台建设的核心，包括三个基本部分：共享数据库、数据集成工具集、数据仓库。数据层的主要任务是建设共享数据库、数据仓库,选择适当集成工具，实现数据集成。

共享数据库用于存储基础性数据，如人事、学生信息。这些数据的需求关系是1对多关系，一般由一个部门提供，多个部门使用，因此必须按照信息标准存放于共享数据库。数据仓库用于存储按决策需求而专门设计的决策类数据，例如年度教工统计数据、学生统计数据、办学条件等，这些数据主要服务于决策支持。数据集成工具集则为业务数据库、共享数据库、数据仓库三者之间的数据抽取、转换、装载提供技术支持。

2.关键业务系统

(1)共享数据管理系统

目前共享数据管理中一个很大的问题是数据的可视化不足，只有数据库管理人员在数据库中查看，而不能在界面化的操作方式下为业务人员所见。这样就导致共享数据的黑盒化，业务人员看不到共享数据，就不能理解业务数据如何被共享的一个过程，从而难以做到对数据的责任。而共享数据管理系统可以将共享数据以界面化的方式展现出来，而且可以通过授权，使业务人员能够看到共享数据的情况，了解数据共享的进度，从而增强数据共享的信心和责任感。

(2)决策支持系统

高校决策支持系统相关研究很多，但由于业务和技术两个方面的原因，一直难以有效应用。在业务方面，决策支持需要管理人员认可，而目前的决策技术过于抽象化，直观性不足，缺少知识库的支持。在技术上，主要是决策系统所依赖的技术，如数据挖掘、OLAP等，在应用于具体的业务时千差万别，难以有效地对建模结果进行有效解释，不利于管理人员理解。而决策支持系统建设就是要综合数据仓库、数据挖掘和知识管理的理论和方法，使用决策展示更明确、指标更明晰、结果更易懂、效果更明显。

3.模型特点

(1)突出业务部门的主体地位

该模型明确业务责任，确定业务活动流程，将不可见的数据共享活动外化为可见的数据共享业务，更能为业务人员所接受和理解，有利于推进数据共享业务建立，从而解决了业务流程不畅、责任主体不清的问题。

(2)共享数据库与数据仓库分离

该模型将共享数据库与数据仓库分离，有利于厘清信息管理部门与决策部门的责任，而且有利于实现各自的功能。共享数据库解决“信息孤岛”的问题，而数据仓库解决决策支持的问题。决策部门负责对学校全局数据的分析处理根据决策需求制定，推进数据仓库技术在高校智慧校园中的应用。信息管理部门承担共享数据库的管理和建设。这样就能解决共享管理困难、决策支持难实现的问题。

(3)构建数据集成工具集

数据集成工具集为不同的数据集成需求提供了多种选择手段。数据集成是业务流程的体现，是数据共享平台设计的核心。数据集成工具集随着技术的进步，需求的变化，业务流程的改变，应能够不断地改进和扩充。

结束语

高校数据共享平台，首要目的是实现数据共享，其次实现决策支持，核心是数据集成。数据集成是数据共享业务流程的集中体现。数据共享流程受到需求部门对源数据的理解程度的影响，从业务的角度设计数据集成非常重要。数据共享业务的建立需要明确的责任分工和清晰的业务流程。总之，基于业务流程的高校数据共享平台建设模型，有利于数据共享过程业务化，厘清部门责任，增强数据共享过程的可管理性，夯实决策支持的基础。(作者：李景奇等，河海大学)