基建档案移交办法

北京XXXXX 有限公司

基建工程竣工档案移交标准

第一章 总 则

第一条 为贯彻落实XX 产业（集团）有限公司（以下简称“公司”或“产业公司”）基建工程项目档案管理工作，统一北京XXX 置业有限公司（以下简称“公司”或“上善恒盛”）基建工程文件的移交标准，依据工程建设项目档案管理有关规定制定本办法。

第二条 本办法适用于公司基建工程文件编制、收集、整理、验收和移交。公司各部门、项目工程各参建单位均应遵照本办法执行。

第三条 引用依据性文件

《中华人民共和国档案法》

《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328 —2001) 《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-2009

《XX 股份有限公司档案保证金制度》

《XX （集团）有限公司档案管理办法》

《北京XX 置业有限公司档案管理制度》

第二章 基建工程档案的编制要求

第四条 工程依据性文件：凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应以红头文件归档。直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档，间接关系的转发文件可以清晰复印件归档。

第五条 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系

第六条 在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批

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复、转发文件与原件、多种文字形成的关联文件合并组卷，不得分立。

第七条 密不可分的文件材料应依次排列：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图纸按专业依图号顺序排列；文图混合卷（不含附图），文字材料在前，图纸材料在后；（一般不混合装订）；声像和电子档案分别按载体独立组成保管单位。

第八条 征地文件：建设用地规划许可证、土地使用证等硬封皮资料，不应去除硬封皮，直接组卷。

第九条 工程评估材料、招、投标书、定标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。

第十条 协议、合同及工程竣工验收意见书等履行签字手续完善均以正本归档。 第十一条 工程设计文件：按设计单位提供的卷册目录清点、收集、整理、归档。工程变更通知单由设计单位提供，以原件归档。

第十二条 工程施工文件：由施工单位负责收集、整理、分类、组卷、移交。实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。

第十三条 工程监理与质量监督文件：监理产生的文件必须以原件归档，监理文件按文种进行组卷。

第十四条 竣工图的编制

竣工图一般应由施工单位编制。竣工图必须按照国家建筑制图标准及《北京市建筑工程资料管理规程》(DB11-T695-2009)进行编制，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

第四章 归档范围及质量要求

第十五条 归档范围及内容

（一）工程档案必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。科技档

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案归档范围应符《XX （集团）有限公司基建工程文件归档内容一览表》(不仅限于) 的要求。基建档案归档范围应符合DB11-T695-2009《北京市建筑工程资料管理规程》。

（二）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

第十六条 归档文件的质量要求

（一）归档的工程文件应为原件，要求书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。

（二）档案文件的内容必须符合北京市城建档案馆规定以及有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（三）原件不允许涂改，若有特殊原因（例如笔误）要对原件内容进行修改的，要在监理工程师同意的前提下，用杠改的方式进行修改, 杠改后在修改痕迹傍边空白处由修改人签名。禁止使用涂改液，禁止用笔在原字迹上涂改。

（四）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。

签字盖章手续完备，凡需负责人或监理工程师签字的地方，不得空白。签名要本人签署全名，不得只写姓，要清晰容易辩认，不得书写潦草或者写艺术签名。

（五）归档文件必须交圈。一方面是指文件中的签字要完备；另一方面是指文件的存在要具有闭合性。文件归档原则是“谁产生谁归档，谁提出谁闭环”，即由文件产生单位负责归档本单位产生的文件，并且由提出某项事由的单位负责归档回复性质的文件，避免重复归档。

（六）打印和复印文件必须采用激光打印机，红头文件或是加盖电子公章的文件要用彩色激光打印机。打印件和复印件必须字迹清晰，页面干净整洁，否则需重新打印或复印。

书写时要采用以碳素墨水作为原料的书写工具。首选碳素墨水钢笔，其次选择黑色中性笔。除编写页码用铅笔外，不得使用上述两种笔以外的任何一种书写工具。

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（七）凡加盖公章（包括竣工图章、档号章等），必须使用高品质印泥，禁止使用印台油、油墨和颜料。

（八）原材料厂家的质量证明文件，容易出现使用复写纸、圆珠笔的情况，须及时复印后将复印件与原件一起归档。

第十七条 文件形式

（一）归档打印和复印均要求采用100％纯木浆、70g 及以上的中性施胶复印纸。归档文件一律使用A4幅面。不得使用热敏纸、复写纸、过软过薄的纸张归档。

（二）所有文件统一页边距：上边距2.0cm 、下边距2.0cm 、左边距2.5cm 、右边距单面2.0cm 双面2.5cm 。横向打印的文件的页边距：上边距2.5cm 、下边距单面2.0cm 双面2.5cm 、左边距2.0cm 、右边距2.0cm 。

（三）归档文件字体必须在适当的大小范围之内.

（四）对某些归档文件进行适当修裱。对于幅面大于或小于A4的纸张，必要时需进行处理后再装订。若原件比A4小不了太多，可以与本卷其他文件排好序后，靠左靠下对齐，直接进行装订；若原件幅面小于B5，对于单面有字的文件，采取粘贴在A4复印纸上的方法注意页边距要满足本条（二）的要求，页码写在A4纸上。建议仅单面粘贴，且要粘贴牢固。多件不能粘贴于同一页，一件可以粘贴于多页。对于双面有字的文件，可采取置放于A4插袋里的方法（插袋用70g 及以上白色复印纸制作。页码写在插袋上（1袋视为1页）。插袋中注明本袋所插文件的内容和总页数。同一插袋不能插多件，一件可以分多个插袋，一个插袋可插纸张不超过10张）；对于幅面较小的合格证，双面有字的，用粘贴在A4纸的方式时，要注意将A4纸相应位置规则地挖孔，以保证合格证粘贴上后其背面内容能在下页显示完整（此时注意正反面均要编页。多件不能粘贴于同一页，一件可以粘贴于多页。）；若文件幅面等于A3，采用手风琴式折叠成A4后装订（注意折叠时留出装订位置）；若文件幅面大于A3，在不影响文件内容的前提下，对边缘多余空白部分进行剪裁，使之能最终折叠成A4大小，若大于A4的部分有内容，

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则将边缘进行折叠，不能剪裁掉，粘贴时采用防虫性的不干胶。

（五）基建工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（七）民用建筑工程资料采用《北京市建筑工程资料管理规程》DB11-T695-2009规定表格，或用资料软件套打，打印采用激光打印机，纸张要求为70g 以上A4纸。

第五章 工程文件的立卷

第十八条 卷内文件的排列

（一）建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。

竣工图样按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列，同类图纸按图号顺序排列

（二）设备文件材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列。随机图样也可单独组卷。

（三）管理性文件材料按问题、时间、或重要程序排列。

（四）卷内文件材料一般是按问题重要程度、相互间的因果关系，结合责任者、时间顺序排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；复印件在前，原件在后。

第六章 案卷的编目

第十九条 编制卷内文件页号应符合下列规定：

（一）卷内文件均按有书写内容的页码编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（二）页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

2．多件文件材料（图纸）组成一卷的：

（1）需每件文件各自编写页码；

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（2）需要在每件文件的首页右上方加盖档号章（附件5）, 并填写档号、卷内文件序号。若因首页的特殊纸质或者盖章会遮盖信息等原因而无法加盖的, 档号章盖在文件内页的软封面上。

（三）文件材料原有页码的，可以利用，不必再编写新页码；如果该文件前后各有未编页码的非空白页，前边可向前依次标“0”“-1”“-2”，后边的接上续编即可，三部分页数加总即为总页数。

（四）成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的不用拆卷重组，不要破坏原有形制，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一件文件填写卷内目录，不必重新编写页号。

（五）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

第二十条 卷内目录的编制应符合下列规定：

（一）科技档案卷内目录式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则（试行）》的要求。

（二）序号：以一份文件为单位，从阿拉伯数字1依次标注。

（三）责任者：填写文件材料的直接形成单位或主要责任者。

（四）文件材料题名：填写文件材料标题的全称。

（五）编制日期：填写文件形成的日期（起止日期），竣工图填写竣工日期。

（六）起止页号：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

（七）卷内目录排列在卷内文件首页之前，卷内目录不编页号。

第二十一条 卷内备考表的编制应符合下列规定：

（一）卷内备考表的式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则（试行）》的要求。

（二）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数) ，以及立卷单位和按卷接收单位对案卷完整、准确情况的审核说明。

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（三）立卷人：由立卷的责任者签名。

（四）立卷日期：应填写完成立卷的日期（规定移交时间前）。

（五）检查人：由立卷单位技术负责人签名。

（六）检查日期：应填写在审核的日期（规定移交时间前）。

（七）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，卷内备考表不编号。

第二十二条 案卷封面的编制应符合下列规定：

（一）卷内所有文件装订成一册的，案卷封面可用封面夹（即档案夹）或案卷软封面与之装订在一起，排列在卷内目录之前。；印刷成册而未与案卷封面合一装订的，或者是多件文件组卷的，需用案卷内封面散放在卷盒内。

1．封面夹上内容必须手写，要求字迹工整易认。

2．案卷软封面采用150g 的黄色A4牛皮纸打印，案卷软封面式样见附件6。

（二）封面夹的内容应包括：分类号、档号、档案馆代号、微缩号、项目代号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、共几卷、第几卷、本卷共几页、总登记号。

1．分类号。（不用填写）

2．档号填写档案的分类号和案卷顺序号。（不用填写）

3．档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。（不用填写）

4．缩微号 填写缩微时给定的本案郑的编号（不用填）

5．项目代号 填写工程、课题、设备的代字代号。（不用填）

6．案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。应简明、准确揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。一般不超过50个字符，工程档案的案卷题题名应包括5个部分：一是：工程所在城市及区域名称；二是建设项目名称，三是单位工程名；四是内容特征揭示；五是专业名称；六是程序阶段。第二和

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第三合称工程名，一般在案卷题名书写时，在案卷题名上提行书写。工程名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符，要求做到全部项目案卷都只有一个统一的项目名称；归档外文资料的题名应译成中文。

7． 责任者编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

8．起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。

移交单位 立卷的单位名称

9．保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

10．永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

11．密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

12．共几卷、第几卷、本卷共几页填写工程总卷数、第几卷、本案卷内文件材料页数。

13．总登记号（不用填）

注：以上内容注明不用填写的项目是指不需移交单位填写由保管单位填写。

第二十三条 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g 以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

第六章 案卷装订

第二十四条 案卷可采用装订与不装订两种形式。工程准备阶段及竣工验收文件、设备文件印刷成册的、竣工图可不装订；印刷成册的文件组卷时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章，档号章内容有：档号、序号，案卷厚度不超过4cm 。

第二十五条 所有竣工文字材料必须经过接收单位复核验收后合格后，方可进行页

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码打印和装订工作。卷内文件排列顺序：案卷封面（见附件7）、卷内目录（见附件8）、资料正文、卷内备考表（见附件9）。

第二十六条 装订应采用线绳三孔左侧装订法（左边、下边、右边要取齐），整齐、牢固，不掉页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物，案卷内破损、皱折的文件材料要修复和整平。

第七章 卷盒、卷夹、案卷脊背

第二十七条 城建档案案卷装具。有关城建档案卷盒、卷夹、案卷脊背、封面要素、卷内目录、备考表等，交城建档案馆的严格按照《北京市建筑工程资料管理规程》的要求，必须使用北京市城建档案馆监制的规格、整齐的城建档案装具。

第二十八条 案卷装具一般采用卷盒。

交城建档案馆的符合城建档案馆的要求选择装具，交产业公司档案室的卷盒采用无酸牛皮纸档案盒。

第二十九条 案卷脊背。案卷脊背的内容包括保管期限、档号、（档号由接收单位填写）案卷题名。交城建档案馆的应符合城建档案管的要求。交公司档案室的采用150克的无酸牛皮纸制做式样。

第八章 归档时间及数量

第三十条 归档时间及数量。

（一）在建设工程竣工验收后，由公司组织各参建单位向城建档案馆六个月内, 移交一套符合规定的建设工程档案。

（二）移交单位及数量：城建档案馆原件一套（根据城建档案馆的要求提供材料）。公司及产业公司档案室纸质文件原件一套、电子光盘一套、声像、实物、竣工蓝图各一份按本办法编制。物业公司所有竣工文字档案复印件一套、竣工蓝图一套。

第九章 工程档案的验收与移交

第三十一条 公司工程部和公司档案室负责对各部门及各参建公司对基建工程文

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件形成过程进行督促、检查、指导和验收，及时归档管理。

第三十二条 施工单位已按合同内容完成阶段工程或单位工程的技术文件材料（含竣工图）或建设项目已按有关规定要求全部完成工程档案的编制、收集、整理工作，施工单位自检合格后到城建档案馆预验收。在工程交工验收前或建设项目竣工综合验收前，由项目公司负责组织，并发出单位工程档案专项验收通知或建设项目工程档案专项验收通知，城建档案管理部门会同监理单位、工程部及公司档案室、施工单位进行单位工程档案专项验收。

第三十三条 验收组应对验收中发现的问题，提出限期整改要求，同时责成有关单位负责监督其整改情况。项目公司未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。工程档案经验收合格后方可向有关单位移交。

第三十四条 停建、缓建建设工程的档案，暂由项目公司保管。

第三十五条 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后向相关单位移交。

第三十六条 本部各部门、各专（兼）职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料立卷，移交产业公司档案室归档。

第三十七条 向公司档案室移交档案要填写移交清册，移交清册一式二份，双方签字盖章后各执一份；各勘察、设计、施工、监理等单位向公司移交档案时，应编制移交清册，双方签字、盖章后方可交接；公司向城建档案馆(室) 移交工程档案时，也应办理移交手续，填写移交清册，双方签字、盖章后交接，若各参建单位直接向城建档案馆移交工程档案，双方签字盖章的移交清册原件要交公司一份。公司把各单位的交接清册原件立卷成册交产业公司档案室归档（纸质、电子版）。

附件1《建设工程文件归档内容一览表》、附件2《工程档案验收意见书》、附件3《科技档案移交案卷目录竣工档案移交清册》、附件4《技术文件（材料）移交清单》附件5《 档号章样》本移交标准只对各部门及施工单位向公司

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档案室的竣工资料提出要求, 施工单位向城建档案馆移交资料遵照北京市城建档案馆规定执行.

北京XXXX 置业有限公司

基建工程档案A 类编码及保管期限表（试行）

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附件1： 工程档案验收意见书

备注：附科技档案案卷移交案卷目录

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附件2 科技档案移交案卷目录

项目名称： 第 页 共 页

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附件3

竣工档案移交清册

工程名称：

移交数量：文字材料 （卷），图纸 （卷）

其它材料：光盘 （张），照片 （卷）/（张）

移交单位(盖章) ： 接收单位（盖章）：

移交人： 接收人：

联系电话： 联系电话：

交接时间： 年 月 日，附移交目录清单 页

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附件4

技术文件（材料）移交清单

项目名称：（请写全称） 共 卷

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附件5：档号章样式

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