[党政机关公文处理工作条例]及实施细则.公文格式知识解读

《党政机关公文处理工作条例》及实施细则、公文格式知识解读

一、《党政机关公文处理工作条例》 新特点

( 一) 重新定义了公文处理相关概念

老的《办法》规定，“公文处理是指公文的办理、管理、 整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”也就是说公文处理由公文办理、管理、整理(立卷)、归档等工作组成。

新的《条例》规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、 管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”其中，公文拟制包括起草、审核、签发 3个环节(在《办法》中，这 3 个环节均隶属发文办理)。《条例》同时将整理(立卷)、归档划归公文办理范畴。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理组成。

( 二) 增加了公文种类

《办法》规定公文种类有13 种，《条例》规定文种为15 种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13 个文种的适用范围与《办法》的规定基本相同。 ( 三) 调整了公文格式要素

《条例》 规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、 紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机

关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期页码等组成。”

从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。

( 四) 行文规则方面增加了一些具体规定

《条例》减少了“行文规则”一章的条目数量，但增加了一些具体规定，主要有:

上行文“原则上主送一个上级机关”(《办法》只对请示作此规定);“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”;

“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”;

“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”; “属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。

( 五)公文拟制更加强调程序规范

在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”;“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”;“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。

在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅( 室) 进行初审。”

“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人

签发”《办法》(只对上行文作此规定);“党委、政府的办公厅( 室) 根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”

( 六) 简化了公文办理的环节

在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”， 将“分办”、“批办”并入“承办”， 并增加了“传阅”、“答复”2个环节。总共7个: 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、 答复。

“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3 个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。目前是:复核、登记、印制、核发。

《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”， 规定: “公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。 ”

( 七) 公文管理更加注重安全保密

《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。

二、公文种类的最新变化

新中国成立至2000年，我国党政机关共发布了9个有关公文处理工作的法规规章。新颁布的《党政机关公文处理工作条例》与原《中国共产党机关公文处理条例》和《国家

行政机关公文处理办法》相比，不同之处主要表现在以下几个方面:

一是注重继承保留，文种数量相对减少。

原《条例》中规定的党的机关使用的主要文种有14个; 原《办法》中规定的国家行政机关使用的主要文种有13个。 9个相同，9个不同，共18个。去掉了指示、条例、规定。

新《条例》 规定的主要文种有15个，即决议、决定、命令 (令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

二是原则上不区分党政机关文种适用对象。

鉴于《条例》 中列入的15个公文文种大多是党政机关互相适用，所以在《条例》文种的适用范围表述时原则上不指定哪个文种适用于党的机关，或哪个文种适用于行政机关， 只有命令( 令)、议案两个文种例外。命令(令)的发布机关须有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令(令)。议案的发布主体是各级人民政府。

三是 15 个文种适用范围表述的变化。

《条例》 中规定的 15个文种，其中意见、请示、公告、 议案、批复、函6个文种的适用范围仍按原来的内容表述。 其他9个文种，根据工作实际， 对适用范围的表述作了 一定修改。现在的表述更为简洁、精炼、准确，更加科学、合

理、严谨，符合我国党政机关行文时文种使用的实际情况。

三、党政机关公文格式的变化

1.份号。 涉密公文一定要标注份号。原来只有机密、绝密文件有要求。一般用3号黑体，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。 如“000001”

2.密级和保密期限。一般用 3 号黑体，顶格编排在版心左上角第 2 行，数字用阿拉伯数字。

3.紧急程度。如需标注，一般用3 号黑体，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照这三个顺序自上而下分行排列。

4.版头。上行文的版头已经取消，请示件、报告件使用正式发文的文头纸即可。

5.标题。标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏型。

6.用印页( 发文机关署名 页) 如无正文，应标注“此页无正文”字样。具体标注方法是在用印页上空一行，左空二字，在括号内标注“此页无正文”字样。

7.附件内容。“附件”二字后面不再加冒号。附件格式要求同正文。

8.落款署名。原来要求署名不盖章， 盖章不署名，现在要求除电报、会议纪要以外，一般既要落款署名，又要加盖印章。

9.成文日期。 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

10.版记。

(1)全部用4号仿宋体字，原来都是 3号字。

(2)抄送机关。如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置，左右各空 1 字。 “抄送”二字后加全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

(3)印发机关和印发日期。印发日期是指文件的送印日期，而不是文件的签发日期。 印发机关和印发日期编排在抄送机关下 1 行位置，末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为 01)，后加“印发”二字。

(4)版记中不再保留“主题词”和“印制份数”。

(5)版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日 期用一条细分隔线隔开。

11.页码。一般用 4号半角宋体阿拉伯数字，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的， 空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。