主场服务流程总结
主场服务流程总结
一、考察展馆
1) 场馆的交通是否便利
2) 场馆周围的酒店情况
3) 货运电梯的位置
4) 场馆仓库的位置和容量
5) 场馆的面积及场地的合理分配
6) 场馆内部安保、卫生清理工作是否到位
7) 场馆的各部门办公、停车场及休息场所的位置
8) 场馆的水电供应情况
9) 会议期间场馆提供的相应服务
二、主场服务
1) 现场服务处与功能区的搭建:根据展览的规模及分布,确定服务处的数
量和人员配备,例如展会分上下两层,则服务处数量最好为两个,来提高服务效率。规模较大的展会,需增加工作人员数量。本着先用什么,就先搭什么的原则,注意搭建的顺序。
2) 标准展位:主场工作人员应做到手中有三表一图,即展位搭建一览表,
家具增租一览表,特装展位一览表,标有数据的展位图。画线时,保证工人手中的图纸是最新最正确的图纸。明确搭建时间,按大会规定进场,进场之前,接受标准展位搭建变更申请,详细记录。搭建之前,选好储物间的位置,例如DIA 年会的楼梯间。标摊由工厂搭建,一定要分工明确,落实到人。防止出现与DIA 时的地毯类似的问题,而且需确认标摊的形式,例如健康展的展团标摊会有变形。楣板信息要详细记录,及时对照检查,如发现错误,尽快更换。
3) 特装展位:根据报馆流程,整理报馆资料,审查搭建图纸,避免安全隐
患,根据展馆水电气的具体情况,收取费用并现场督促水电气接驳。监督签订施工安全责任书,安全第一。
4) 展具:展具的提供,要根据展馆和本次展会的需求量来安排,如果展具
由主场提供,而且展商较多,如健康展,应提前通知工厂准备,并且编制表格,统计家具预增租品种和数量。现场租赁时,应使用现场工作联系单,方便记录,有据可查。积极巡场,检查预增租家具配送情况,发现展具数量不符的展位,及时处理。
三、开幕式
1) 在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成,提前选定备用场地
2) 确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单
3) 开幕式的场地搭建要求
4) 挑选突出的位置,一般设为展厅大门正前方
5) 体现出庄重大方
6) 礼仪及音响设备到位
7) 开幕式时间一般为10-15分钟
8) 开幕式结束后,带领嘉宾参观及讲解的人员到位
四、撤展
明确撤展时间,按大会规定时间撤展, ,核对展具数量,合理安排撤掉展具的顺序。监督搭建商安全撤展,检查特装展位场地清理情况, 按照展馆要求撤展。
五、展后工作
现场工作结束后,及时整理资料,进行总结。开始退押金,开发票等工作。