文秘工作先进集体材料

抓规范 重细节 强素质

不断提高文秘工作水平

——宁陕县委办公室文秘工作先进材料

宁陕县委办公室紧密围绕县委中心工作，大处着眼狠抓规范建设、小处着手研究工作细节、以人为本强化能力素质，认真做好公文处理、文件管理、文书归档等各项工作，努力提升文秘工作水平。

一、大力推行规范管理

规范性是文秘工作的基本特点。我们主要从收发、运转、归档三个环节上规范文秘工作，从制度上避免疏漏。

一是规范收发。一方面印发了《关于精简文件简报的通知》，规定除全县阶段性重点工作经县委研究同意外，一律不编发简报。同时，严格控制发文的数量、字数和发送范围，做到了文件必需才发、必知才收。结合实际制定了《关于规范公文办理有关事项的通知》，进一步规范了县级各部门以“县委”、“县委办”和“两办”名义发文的情形和内容，明确了签发流程。在文件的审核上，坚持秘书、政务主任、主任三审责任制，严格履行把关责任，努力做到政策上不出偏差、内容上不出纰漏、文字上不出歧义、格式上不出差错，确保文件质量。另一方面，对所有来文，实行“一个口子”进出，分类、分级、分号登记，第一时间传递，不积压、不延误，确保文件的时效性。2009年，共收发明密电报和电子公文1812份8834页，均做到了运转高

效、传递迅速，无任何差错和失泄密事件发生。

二是规范运转。印发了文件办理流程、文件传阅管理等制度和中省文件运行管理、各级来文运行等细则，做到了文件运转大事有制度，小事有细则，急事有规范，难事有流程，使日常运转有章可循。在文件批办环节，坚持由办公室主任批阅文件，凡县委和办公室接收的文件、资料，统一由办公室主任提出拟办意见，归口送领导参考批阅。对紧急重要文件，在来不及当场批阅情况下，经电话请示后直接送县委领导批阅。在文件传阅环节，坚持传阅顺序与传阅效率相结合，如该顺序传阅领导不在，即转入下一传阅环节，等其回来后再补传。在文件督办环节，对领导批示件认真办理，填表登记，详细记录文件名称、领导批示内容、承办单位、完成时限，由该单位来人签字取回，做到内容清晰、去向清楚、查询方便。在文件清退环节，坚持清退销号制，对一般性文件，做到快办快传、传完即退；对中央和省委文件，以季度为单位督促清退；对借阅的文件，约定借阅期限，限期清退；对领导同志办公室文件资料，秘书定期整理，在征询领导个人意见后，及时清退。

三是规范归档。近年来，克服经费紧张的困难，购置了铁柜、灭火器、湿度计等设施，投放了无毒、无腐蚀性的灭虫药品，提高了文件管理的硬件保障水平。在文件归档整理方面，所有归档文件至少一式两份，按照类别和发文字号存一份为正卷；按照事件逻辑再建立一份副卷；对重大事件和重要会议设立专卷。同时，全程做好重大活动和重大事件领导讲话、图片

资料和影像资料的收集，保证有完整的档案记录。从2009年起，建立起了电子档案，覆盖了市委、县委及办公室所有发文，与纸质档案互相印证、相互补充，为文件查阅提供了便利。2009年，建立档案65盒1052份，接待部门和单位查阅文件400余人次。

二、注重研究工作细节

文秘工作，容不得半点儿差错。在工作实践中，我们注意从小处着手，在改进细节上提高工作质量和效率，也摸索出了一些经验。

一是颜色标识。因为领导工作繁忙，需要处理的文件很多，在文件传递过程中，会出现急等文件而领导还没有签出来的情况。为此，我们在给领导呈送文件的时候，用红、黑、蓝三种颜色的文件夹分别代表特急、紧急和一般三种情况并用文字标识，这样领导就能“察颜观色”，确保文件能够及时处理，不误时误事。

二是领导结对。文件签发中，经常会出现按照顺序应当签发的领导不在的情况，如果等候领导签发就会过了时限，电话请示又不方便，补签则无法在发文中充分体现领导意图。为此，经过我们建议，领导之间结成了对子，一位领导不在家的时候由结对领导代为签发文件，很好地解决了这个问题。

三是末位校对。在公文起草中，一份文件可能在电脑中有多个修改版本，尤其是由其他部门代县委及办公室、“两办”起草的文件，在制发过程中极易出现失误。为此，我们要求每改

一稿必删前稿。同时，在文字校对时，利用电脑排版改一字则全篇动的特点，采取看当页首字尾字与隔五行看一字结合的办法确定最后一稿，提高了校对的质量和效率。

三、着力加强队伍建设 文秘工作政策性、专业性和程序性强，对文秘人员素质要求高，我们始终注重文秘队伍建设，不断提升这支队伍的战斗力。

一是加强思想教育。坚持每周一会，总结文秘工作的得与失，教育文秘人员树立责任意识，兢兢业业工作；树立质量意识，认认真真办文；树立效率意识，又好又快服务；树立创新意识，推动工作突破。

二是严格选调人员。采取公开考察、跟班培训、择优录取的办法，大范围考察筛选人员，长时间培训锻炼人选，小比例严格录取文秘，真正把政治素质高、业务能力强、工作作风硬的同志选拔到文秘岗位上来。近几年来，先后考察20余人，跟班培训10余人，从中选拔出2人进入文秘队伍。

三是强化学习培训。县上将公文写作及文秘知识培训列入了后备干部考试培训内容，采取分管主任培训、邀请专家讲等形式，有力提高了全县文秘人员特别是办公室工作人员的能力。共安排1名同志到省委党校学习、2名同志到市委党校学习、2名同志到市委办公室跟班学习，通过这种既当老师，又当学生，请进来、派出去、相互学的方式，文秘队伍的能力得到了提高。