高校档案信息化管理的重要性
摘 要:高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规,并结合学校实际制定的实施细则和规章制度,对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级,转专业与转学,休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望,如何搞好学籍管理工作,提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。
关键词:高校档案管理;信息化;档案管理信息化系统;档案工作人员
一.目前高校档案管理的普遍状况
(一)高校档案管理存在的问题
高校档案的管理和利用不同于以往各类学校档案的管理,他是以信息化为依托的,以分享资源为目标的,以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的高校档案,自然就是高校教学当中的重中之重,但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案,仅仅是储存保管,并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中,经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划,经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁,就使其会失去档案自身的价值。
(二)在档案信息化管理中的机遇和挑战
随着近年来经济技术的发展,档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在高校档案的管理中,如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务,是目前高校档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在高校档案管理信息化系统开发的时候,必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合,这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多,加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素,可能就面临着巨大挑战。
二.促进高校档案管理信息化程度,提高档案利用效率
(一)促进档案信息化管理应当遵循的原则
规范性原则:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件,应该坚持规范性原则,制定相应的规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。安全性原则:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。 效益性原则:档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础,分析用户需求,考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化和信息化。
(二)逐步建立高校档案管理信息化系统
要实现高校档案信息化管理,总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上,实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度,从而将有用的信息高效的分享出来,方便广大师生对于各种资源的利用。
1.在档案管理的技术流程上来讲
我们首先应当做的就是建立有效的文件档案管理计算机信息系统,充分、合理、安全地使用各种学校电子档案,其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使
之适应档案熔化管理的需要;然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。
2.高等院校档案信息化管理的独特建设
在高等院校档案的信息化进行当中,一定不能忽视的是高校的传统精华和改革的发展性。首先选择的是在充分运用计算机电子技术,加快档案目录数据库建设,提高档案利用服务质量。同时要进行创新的是对于传统的电子档案进行多媒体化改革。对各种类型档案进行数字化管理,积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库,尽快实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。同时不能忽视的改革是对于各种类型的电子档案进行分类处理。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库,确保档案信息处理电子化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务利用网络化。
3.以人为本,通过提高档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平
档案工作人员在高校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神,管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多高等院校缺少专门的档案管理人员,管理水平较低。我们应当充分重视高校档案管理科的创建,积极引进新的技术和理念,培养高素质的档案管理工作者,加快档