物资采购档案管理标准办法
物资采购档案管理标准
12.1 总则
12.1.1 适用范围：凡采购管理决策、执行、监督各项活动均应记录，留有证据，并形成各种形式的文件资料，予以归档保存。 12.2 权责：供应公司档案管理员负责供应公司采购档案的收集、建档及管理各项工作。
12.3 采购档案信息包含范围：
12.3.1 供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件 12.3.2 招标及其他方式采购过程记录及文件
12.3.3 采购合同文本、协议及相关签订依据、谈判记录 12.3.4 供应商资质文件资料
12.3.5 采购计划、资金预算及执行资料
12.3.6 与供应商日常业务往来函件
12.3.7 询价、比价、议价、定价等单记录
12.3.8 主要材料市场价格波动记录
12.4 具体细节：
12.4.1 凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重，且与会议资料一并归档。
12.4.2 凡涉及供应商资质评价、考核，必须制订评价方案包括：评价方式、评价细则、评价程序、评价人员分工等，方案需经供应部门主管及分管领导审批，参与评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后，所涉及资料一并归档。
12.4.3凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件
记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书（公开招标）、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。
12.4.4 合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原则建档，收集范围、内容依据供应商管理程序规定收集齐全，并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关评鉴考核等信息。 12.4.5 所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，采购部主管及档案员应复核。
12.4.6 采购档案管理：
12.4.6.1 档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。
12.4.6.2 文件盒或档案袋首页放置《文件清单》，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。
12.4.6.3 一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按
顺序存放。
12.4.6.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记
录放在上面，先存的放在下面。
12.4.6.5 一般性采购档案资料保存3-5年，其中供应商提供的标书、标样、资质类资料保存3年，
矿内部采购资料保存5年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的供应部门主管、分管领导核
准后，档案管理员负责销毁。
12.4.6.6 采购档案的调阅：须经供应主管同意并登记后方可调阅。