化工公司物资管理制度

××××××××××化工公司

物

资

管

理

标

准

化工公司生产技术部编制 ×××××××××

目录

一、工作职责和权限………………………………………………1

二、物资管理标准…………………………………………………2

三、物资计划管理标准……………………………………………4

四、物资采购管理标准……………………………………………4

五、物资外协加工管理标准………………………………………8

六、物资仓库管理标准……………………………………………8

七、采购合同管理标准……………………………………………11

一、物资供应工作职责和权限

1．全面负责物资计划的落实、汇总、平衡工作，有权核实各部门提出的物资需用计划及追加计划，有权代表公司签订物资配件订货、加工。

2．负责物资的采购做到及时、准确、保质、保量。有权要求各部门准确及时的提供必要的物资计划，物资消耗情况及物资管理方面的有关数据资料。

3．负责物资的验收、保管、保养、出入库工作。有权监督、检查全公司对各部门的物资使用、保管、储存情况。在全公司内有权对物资进行调度使用，对不符合实际需要的物资有权停发，制止材料的不合理使用。

4．负责仓库的四防工作。

5．负责整年、零担、快件、邮包的提运。

6．负责物资材料的全部结账工作。

7．对公司下达的各项任务和指标负有全面完成的责任。

8．负责对本公司废旧物资的统一管理。建立废旧物资出售台帐。负责废旧物资的上缴和变卖等具体业务。

9．有权拒绝办理物资名称、规格不清，审批手续不全的物资需用计划。

10．有权对各部门的物资需用计划的执行、使用、管理进行指导、检查。

11．有权按正常渠道进行物资购销业务。

二、物资管理标准

1．认真做好物资计划的汇总平衡、订货、采购、保管、发放工作。保证供应物资的质量、数量、期限，做到及时、准确、齐备、经济合理、保质保量。

2．做到全公司的材料、设备、配件等实行统一计划、统一分配、统一调度、统一管理，计划要资金落实、项目落实、时间落实。物资供应计划完成率达90﹪以上.

3.代表公司签订物资合同和加工协议,并做到合同协议条款清楚,并符合经济合同法的规定.及时处理调整协议条款,并符合经济合同法的规定。及时处理调整合同的变更，减少经济损失。

4．完成物资财务日常审核、报销工作，负责物资材料的全部结账工作，月底向公司财务提供相关资料，进行月度材料结算工作。

5．物资到货必须首先查对订货合同和加工协议及计划，然后验收物资的数量和质量（专用物资和高技术含量物资由生产技术部通知使用部门专业人员检验），检查到货物资的资料是否齐全，并详细登记到货日期及资料登记册。

6．到货物资验收有问题，应及时告知采购员联系处理。严格计量手段和验收程序，打印过磅单及做好详细记录。事故备品入库必须有生产技术部和各专业有关人员配合验收，并填写质量鉴定单，签字手续完备。

7．建立待验收物资货区或货架，未正式办理入库手续的物资不得存放在货架上，应单独存放，标志明显。

8．各专业领用物资必须根据用料计划进行发料，无计划不得发料。外单位求援物资必须经总经理批准，然后根据物资调拨单，方可办理出库手续。

9．库存物资的摆放整齐，按“四定位、五五化”存放合理、牢固、包装完好，过目知数，便于收发盘点。

10．仓库防火、防盗、防水、防冻工作，应符合四防要求，并且做到人人会用所配备的四防器材。避免火灾、盗窃、水淹等发生而带来较大经济损失。

11．严格执行库存物资每月自查、年中、年末盘点的制度。自查盘点的物资要有详细的纪录，账物相符率达98﹪，全年库存物资盈亏率低于0.4﹪。严格执行计量法，物资出入库必须计量、检测率达100﹪。各类计量器具必须按期鉴定，手续完备。未鉴定的计量器具一律不能使用。

12.采取有效措施完成以下各项指标：

1）.供应计划完成率大于90﹪；

2）.需用计划准时率大于80﹪；

3）.需用计划准确率大于90﹪；

4）.库存物资盈亏率小于0.4﹪;

5). 账卡物相符率小于0.4﹪;

13.建立健全各种管理制度、工作标准、设备台帐、技术档案、合同台帐、到货记录等，做到齐全、准确、符合管理要求。

14．根据各部门的有关要求，负责各种报表的上报工作，要实事

求是，不能弄虚作假。

三、物资计划管理标准

1．本标准规定了本公司物资计划管理内容与要求，本标准适用于本公司物资计划管理。

2．物资计划原则：物资计划应本着提前计划、提前编制、提前落实的原则。

3．物资需用计划的编制

物资需用部门按照生产所需准确、及时编制物资需用计划，物资需用计划要严格按物资管理系统中的物资分类，将物资编号、名称、规格型号、材质、图号、需用数量、需用日期填写清楚。要求选择生产厂家和商标的物资必须详细注明。

1）.月度或季度生产维护物资需用计划提前1个月报至生产技术部。

2）.小修、小型基建项目物资需用计划经审批后于计划开工前45日报至生产技术部。

3）.大修及更改项目物资需用计划经审批后于计划开工前90日报至生产技术部。

4）.临时急需物资也应编写书面计划单，审批后交生产技术部采购。

5）.物资需用计划的及时率应大于90﹪；物资需用计划的准确率应大于85﹪；物资计划完成率应大于95﹪。

4．物资计划的执行

生产技术部接到需用计划时，首先审查需用计划的审批程序，手续是否齐全，内容是否完整。分类汇总平衡库存后，编制物资订货、采购及外协加工计划并组织实施。

四、物资采购管理标准

本标准规定了本公司物资采购的管理内容与要求，本标准适用于本公司物资采购管理。

物资采购原则：

1、物资采购应由物资供应部统一归口管理，其他部门不得自行采购订货。

2、物资采购订货必须按计划进行，严禁无计划采购和盲目采购。

3、物资采购订货要坚持质量第一，择优选厂、就近采购的原则。

4、对公司所需物资，根据资源市场的调查情况，供应商调查情况，交通运输条件，合理选择3-4家进行价格比对，报请相关领导审批后，确定供应商。

5、每周对采购活动作自我总结和评估，提出采购改进办法，提高采购水平，经验，保证采购合理、公平性。

（二）、大型设备或大批量材料的采购招标，由集团公司组织公司领导及生产技术部等相关部门负责人参加。

（三）、公司负责采购设备材料：

1、招议标采购。凡单台价值或单品种批量价值在6万元及以上，且允许采购周期在15日以上的物资进行招议标采购。

1）、招议标组织机构

招议标领导小组：由总经理任组长，成员由副总经理、财务部、生产技术部、物资供应部及相关专业的负责人组成参加招投标。

2）、招标书的编制与审定

招标书以生产技术部、物资供应部为主编制。编制依据为需用材料批准的物资计划。招标的范围和技术规范要求，由生产技术部根据领导小组确定的时间要求进行编制。

生产技术部提出邀请招标的时间安排等具体内容，包括需要提供资料的时间要求。

招标书编制原则：依据集团公司和本公司的有关规范进行编制。 招标书一般包括以下内容：

第一部分投标须知，包括：

设备用途；

招标范围、规范、技术要求；

要求交货时间及条件；

投标文件编制要求，投票有效期及报价要求；

开标、评标、定标有关事宜；

招标书出售、投标保证金情况；

第二部分合同条款，包括:

合同标的、数量；

供货范围、规范、质量要求、技术标准；价格；

结算付款方式；

交货地点、运输方式；

包装标准；

验收标准、方式；

违约责任、争议解决方式等；

招标书由生产技术部长审查，领导小组组长批准后执行。

3）、供货商推荐方式、范围、数量

推荐：由使用部门、生产技术部门分别推荐2～4名。

推荐范围：在充分考察和了解的基础上，结合本公司的实际情况，在国家电力公司的入网厂家中就近选取。

生产技术部汇总上述推荐意见，提出3～5名推荐投标商的名单，在领导小组会议上研究确定。

4）、评标及推荐中标单位

招议标领导小组按评分要求，书面拿出排序名单。

商务组按评分要求，书面拿出排序名单，编制评标报告，提出并确定中标单位，由总经理签字批准后执行。

5）、合同（协议）签订

招议标领导小组组织生产技术部、分别拟定技术协议和商务合同。技术协议由生产技术部长签字批准。商务合同，由生产技术部长审查、总经理批准后执行。

6）、保密制度

（1）.参加评标人员应严格遵守国家有关保密的法律法规,严格自律,并接受主管部门的监督和检查.

（2）.在规定的时间范围内评标情况和评标结果必须保密，任何

人不得泄漏。

（3）.在评标期间,任何人不允许把投标文件及其汇总资料带出规定的指定地点。

（4）.所有考察评标、议标资料、合同和合同履行中的信件或传真，要妥善分袋存放以便备查。

（5）.违反上述规定的,按公司经济责任制进行考核,情节严重的按厂规厂纪处理。

2、询价采购：凡单台价值或单品种批量价值6万元及以下，且允许采购周期10天之内，通用性较强的物资。

1）.询价组织:由生产技术部负责人和采购员组成.

2）.询价单位

根据技术部门,使用专业和生产技术部门的推荐情况,在充分考察的情况下,确定询价单位,一般物资不少于三家,特殊物资不少于两家,由采购员审核,生产技术部部长及总经理审批后确定定点供货单位。

3）.询价采购要坚持货比三家,择优定点的采购原则.

4).采购员根据采购计划的具体内容认真组织货源,核实数量、型号、质量、价格，建立“货比三家”记录本，将信息反馈至生产技术部长，征得同意后方可采购。每季进行一次价格分析，每半年进行一次价格大检查。

五、物资外协加工管理标准

1．本标准规定了本公司物资外加工的管理内容与要求.本标准适

用于本公司物资外协加工的管理。

2．物资外协加工的程序：物资外协加工由需用部门提出申请，填写外协加工单，报总经理批准后，交生产技术部。生产技术部接到经批准的外协加工单后，组织外协加工。

3．需外协加工的加工件，申请部门应提供符合需用标准的图纸一份。

4．需带料加工的物资，由申请部门办理出库后交生产技术部办理。

5．需外协的热外理件、修复件，申请部门要提供书面技术数据及要求，并派技术人员协助办理。

6．外协加工合同要按《物资订货与物资经济合同管理标准》规定签订。

7．外协加工的验收：完工的外协加工件要符合申请单位的图纸与技术资料要求，要有承揽方的技术材质证明、质量合格证，申请单位与承揽方共同验收。

六、物资仓库管理标准

1．本标准规定了本公司物资仓库和管理内容与要求.本标准适用于本公司物资仓库的管理工作。

2．物资验收、入库

1）.物资到货后，仓库保管员应首先填写到货登记本，一般物资的验收由仓库保管员负责。

2）.重要设备、技术复杂的物资验收，由仓库保管员通知公司代

领导、及需用单位共同验收。

3）.合同及技术协议要求制造厂参加验收的物资设备,由生产技术部通知制造厂派人参加验收.

4).化工产品、油类根据技术要求，可委托化学专业人员进行化 验和验收。

5）.剧毒品、危险品，由生产技术部组织验收。

6）.物资验收项目、程序、标准及验收中发现质量问题的处理均按国家物资总局颁发的《物资技术保管规程》规定执行.

7）.零星物资随到随验,批量物资三天内验收入库,大宗物资应与有关专业人员一起,七日内验收入库.

8）.物资验收合格后,保管办理入库手续,相关人员签字后,入库单加盖入库专用章,采购凭入库单方可到财务报帐,验收不合格的物资通知采购员处理。

3．库存管理：

1）.验收合格的物资办理签收、上架、登卡、记帐、建档、输入微机等手续。保管员必须建立完整的台帐，并做到一物一卡，帐、卡、物相符。

2）.物资仓库每月组织一次抽查盘点,抽查品种不少于全部库存品种的20﹪,每年6月底和12月底,生产技术部对全部库存进行盘点 ,帐、物、卡相符率≥98﹪。

3）.物资发生盈亏,应查明原因,并填写”物资盈亏报告单”。损耗在固定范围内的，由生产技术部部长审批，明确责任，制定措施后

由厂长审批处理。

5）.全年库存物资盈亏率﹤0.4﹪。

6）.盘点过程中发现质量发生变化或已有变化迹象时，应组织相关部门鉴定后做出正确分析，按质量变化程度，提出应采取的相应保养维护措施，并及时进行详细记录，分析原因，总结经验，防止再次发生。

7）.盘点中检查出属于超过保管期限的物资或长期呆滞积压的物资，应及时列出明细，向主管领导反映，督促进行调查工销售处理。

8）.库存中需报废削价处理的物资，首先要分析查明原因，并经技术检验或化验，经鉴定确属报废、报损、削价的物资，应编制《报废、报损、削价物资鉴定表》，报主管领导，经批准后应注销物资明细台帐并转登废旧物资卡，单独保管。

9）.物资的收发料单，仓库保管员每天下班要与微机核对正确，做到日清月结。

10）.每月25日后出、入库单由财务人员收回。

4．出库管理：需用部门填写领料单，总经理（或分管经理）批准后，由生产技术部保管办理物资领用手续，方可出库。

1）.杜绝无计划发料和超计划发料。对更换物资的领取必须以旧换新（不收回旧物资不予更换同类型新物资）。

2）.不凭白条发料,事故情况下发料,要在3天内补办手续.

5.物资保管保养

1).在库物资的码垛、上架及保管保养按国家物资总局编发的《物

资技术保管规程》〈修订本〉规定执行。

2）.库存物资应建立物资技术档案，做到一物一档。其内容包括：出厂合格证、技术资料、质量证书、验收记录、维护保养记录和技术实验报告。

3）.库存一切物资均需按保管保养方法定期检查，做到不腐蚀、不变锈烂、不变质、不损坏。

6.库容库貌要求

1).按库存物资性能、规范要求实行分库、分区、分类储存，做到布局合理，堆放有序，整齐清洁，标志明显。库区严禁存放私人物品。

2）.物资摆放要定位，一种货物只有唯一的存放地点，做到规格不串、材质不混。

3）.经常保持仓库的库容整洁，做到货贺无灰尘，地面无垃圾。库区无杂草、无油污、无积水。

7.仓库的“四防”

1）.仓库建立“四防”组织,制定“四防”制度,配备“四防”器材。

2）.仓库“四防”工作接受生产技术部的检查指导,生产技术部每年对仓库的“四防”器材检查一次,对不合格的“四防”器材三日内予以更换。

七、采购合同管理标准

1．本标准规定了本公司采购合同管内容与要求。本标准适用于

本公司所有采购合同的管理。

2．物资经济合同的签字

1）.物资采购订货除即时清结者外，必须签订书面合同。

2）.物资订货合同的洽谈至少应有两人以上参加。

3）.供需双方依照法律的规定就合同的主要条款进行协调，取得一致意见后共同签订。所签订的合同必须依据充分、手续齐全、条款全面、明确具体。

4）.订货合同必须由生产技术部长审核、总经理审批签字并加盖合同专用章，不得用行政章或其他公章代替。

5）.技术复杂的物资订货合同由技术部门签订技术协议或在合同上注明技术要求，作为合同附件执行。

6）.重要经济合同要经集团公司主管部门签证或通过公证机构公证。

7）.物资经济合同按签订程序审批后盖合同专用章生效执行。

3．物资经济合同执行

1）.物资经济合同具有法律的约束力，一经签订，应严格执行。

2）.随时掌握供方的生产进度情况，质量情况，及时发现问题，督促协调确保按合同规定的数量、质量、品种、规格型号、交货时间。

3）.及时了解供货合同的供货时间、数量、价格的变化情况，尽快调整计划、采取措施，保证生产物资供应。

4）.根据经济合同规定的交货期及时组织催交，督促发运或提运。

5）.因生产计划调整或工程项目变更，接到通知后，应尽快联系供方办理订货合同的变更或解除。

6）.发生合同纠纷按《合同法》有关规定处理。

4．物资经济合同管理

1）.合同签订后，建立合同台帐，统一编号集中管理，分类存档，同时将合同正本交财务一份。

2）.输入微机建立合同信息档案，详细记录供货单位、供货时间、价格、数量等资料。

3）.合同执行完毕后，当日记录执行日期及执行情况，并输入微机。

八、旧件管理制度

为了加强物资管理工作，深挖企业效益，修旧利废，节能增效，特制定本制度。

一、设备日常消缺维护和大、中、小修过程更换的旧件、材料，由各检修单位统一组织回收，登记造册。

二、每月月初，生产技术部对上月所有更换旧件进行核查，并组织检修专业人员逐一检查鉴定。更换后丢失和再次损坏的追究相应检修单位责任，经鉴定无修复价值的旧件送材料库。有修复价值的要求检修单位制定修复计划，按计划修复后，生产技术部根据修复后的质量、技术性能、可靠性等具体情况进行验收后送材料库统一管理。

三、材料管理员对所有入库旧件进行挂牌登记，分设已修复备件和无修复价值登记账。已修复旧件按类别入库，无修复价值旧件存入

指定旧件库。

四、已修复件与新备件一样妥善管理，不占库存资金考核指标，出库时必须注明“修复件”。

五、每三个月，生产技术部和财务部对旧件库进行一次清理、出售，并将出售的旧件款交回财务部。

六、每年年底，根据修废利旧给公司带来的经济效益和检修单位所付出的劳动代价，公司将对该项工作做的好的检修单位给予一定奖励。