员工出差管理办法
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员工出差管理办法
总 则
第一条:为统一、规范管理员工因公出差,特制订此制度,各部门员工因公出差须按照本
制度执行;
第二条:本制度适用于因公务上之需要,受命出差国内外(包括调迁)的各级员工; 第三条:本制度涉及的“主管领导”指有权批准员工出差的领导;
第四条:本制度涉及主管领导审核批准的事项中,主管领导因故无法实施的,其指定代理人
或指定授权人可代替实施,未经明确指定的人员确认无效;
第五条:本制度中所有报销项目均需凭发票等票据报销;
第六条:本制度中涉及费用的报销由人力资源部进行初次审核,由出纳部进行复核,对于费
用的超标部分不予报销;
第七条:本制度中涉及报销的费用,如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后
方可报销;
第八条: 本制度的最终解释权归属公司人力资本中心;
第九条:本制度中的规定如与国家法律法规相违背的,以国家法律法规为准; 第四条:本制度经总经理批准后公布实施。
一、出差分类
本公司员工出差分为:
1、本地出差,当日可以往返者。 2、远途出差,必须在外住宿者。
二、员工本地出差管理办法
本公司员工因公务上之需要,办理在本市及郊区或其他同日可往返的出差事务,依照以下规定执行。
(一)、出差程序
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员工本地外出办事,须提前报行政部备案,并填写出门登记后方可外出。
(二)、交通方式:
1、员工外出可提前向行政部申请用车,行政办根据公司车辆情况安排落实;
2、如公司不能派车,原则上只允许乘坐公交车及地铁,外出前可向行政部领用公交卡,办事完毕再交回行政部;
3、特殊情况(时间关系或无公交、地铁可乘坐)需要打车,须在的票背面注明详细情况,报领审批后方可报销;
(三)、用餐:
员工外出用餐标准:10元/餐。
(四)、报销流程
经办人详实填写报销单并粘贴票据——财务部门复核——总经理签批,经办人将报销单及粘贴好的票据交财务部门——财务部按照规定核审后予以报销——核销借款
三、员工远途出差管理办法:
(一)出差程序
1、员工出差均依各部门主管之命令或指示,视实际情况之需要,确定日期后提前三天填写“出差申请表”呈请公司领导核准后行之。
2.出差期间因工作需要而延长出差时限的,须报请主管领导审核批准;因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的,须及时通知主管领导并在出差结束后提供相关证明。 3、员工出差前,得按实际需要预借旅费。其预借款额,经由主管领导初审,呈请公司领导核准后暂时支付。出差完毕后,应于三日之内呈报核销。
4、出差员工返回公司后,应及时向本部门主管领导述职,并上交出差报告。出差报告原则上应包括:
1、出差地、出差日程和出差单位
2、出差处理事项、处理结果、达到的效果或目标 3、出差条件及意见
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5、出差人员预借差旅费应从严掌握,出差返回后应在3日内报销差旅费.并按规定填写《费用报销单》并附上相关发票与财经中心核销费用;并将《员工出差申请》交人力资本中心备案留查。
(二)、交通方式的选择
交通费包括旅程中必须的舟车等费用,按实际报支。其他零星费用均在膳杂费内开支,不得另行报之。 1、标准 1.1公司领导
可以乘坐飞机及火车软席 1.2其余工作人员
出差一律乘坐火车硬席,确实工作需要乘坐火车软席或飞机者,必须在事先填写的《员工出差申请单》中报请公司领导批准;备注:现本公司可自行订、出机票,报销机票时必须粘带登机牌和审批单,否则财务不予报销。
2、相关规定
2.1出差人员订票事宜由管理部负责办理。
2.2凡趁出差就近回家或办私事者,事先须经总经理批准,其绕道车、船票在扣除直线单程
车、船票后,多开支的部分由本人自理,如果绕道车、船票费少于直线单程车、船票费时,其车船费实报实销,但不发绕道和在家期间的一切补助费。 2.2超级别标准乘座交通工具者,超出部分费用自理。
(三)、住房
1、标准 1.1、公司领导
住宿费标准为四星级(含四星级)以下饭店的标准客房,不超过300元/日,凭正式住宿发票报销。
1.2、其余工作人员
住宿费不超过200元/日,凭正式住宿发票报销。
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备注:因酒店标准间可住两人,如同性别两名员工一起出差,则只报销一个人的住宿费用,依此类推。超出级别标准住宿者,超出部分费用自理。
2、相关规定
2.1到外地学习的员工,其食宿标准按接待单位安排实报实销;
(四)、用餐
1、标准: 1.1、公司领导
餐费不超过75元/日(早餐15元,正餐30元); 1.2、其余工作人员
餐费不超过70元/日(早餐10元,正餐30元)。 2、相关规定:
2.1、出差参加会议或其他任务,接待单位已给予伙食补助或免费餐,则不再报销本人的伙食补助。
2.2、餐费按实际人数及用餐次数报销。与高一级领导一同出差,经领导批准后可按高一级领导标准执行。
(五)、通讯费标准
1、标准:员工出差除正常通讯补助外,根据实际出差天数(出差起始日起)实施补助。 1.1公司领导按照20元/人.天标准执行; 1.2普通员工按10元/人.天标准执行。 2、相关规定:
2.1员工通讯费超出补助标准的部分,超出费用自理;
2.2如确实因工作需要话费超支,须提交详细书面报告,经领导核准后再实报实销。
(六)、个别费用
1、在开拓市场中发生与客户吃饭或送礼品费用需另行报。 2、个别费用不得和差旅费混杂一块报销。
3、报销个别费用时需经过主管领导签字同意才能到财务部提交报销单。
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(七)、报销流程
经办人详实填写报销单并粘贴票据——财务部门复核——总经理签批,经办人将报销单及粘贴好的票据交财务部门——财务部按照规定核审后予以报销——核销借款
(八)、其他相关规定
1、出差返回公司的时间规定
员工出差回来,如到达时间为夜里00:00前,第二天正常上班;如到达时间为00:00-08:上午可以休息;如到达时间在08:00-13:00,在到达时间的四小时后赶回公司;如到达时间在13:00后,则当日可不上班,次日再到公司报到。晚到或逾期不报到者依公司《员工手册》规定以迟到或旷工论,执行相应的处罚制度。遇有特殊情况须立即跟公司领导汇报工作的则不执行此项规定。
2、凡遇不同级别员工一同出差,其交通工具和住宿标准按出差职员中的最高级别酌情处理; 3、员工出差旅费,应据实提出收据,核实支付。但如发现有虚报不实的事情,除将员工所领旅费追回外,并视情节之轻重,酌予惩处。
4、凡参加各种会议,交纳会务费,在会议期间原则不再报销住宿费和差旅费;
5、各部门要加强差旅费的管理,严格差旅费的审批制度,做到出差有计划,事前定任务,并尽量压缩出差人员,控制差旅费的开支。
附表附后页
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拟制: 审核: 批准:
附件一:
出差管理流程图:
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附件二:
费用报销流程
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附件三:
(
单位 : 年 月 日 第 号
)费用报销单
经手人: 财务审核: 总经理:
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附件四:
出差申请表
年 月 日