成都轨道交通有限公司档案管理办法(暂行)

成都轨道交通有限公司

档案管理办法（暂行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司档案的收集、整理、归档工作，确保档案保管和利用的安全，促进档案管理工作更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》等相关法律、法规，参照《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）等档案行业标准，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发活动中形成的，对国家、社会、公司具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的记录材料。

第三条 公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。公司档案工作是公司生产、经营和管理活动的基础性管理工作，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。

第四条 公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，建立产生部门立卷制度，形成公司领导分管、综合部主管、专兼职档案人员具体管、全体员工协管的档案工作管理体制，维护档案的完整与安全，便于公司各方面的利用。

第二章 管理机构及职责

第五条 公司综合部是公司档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强档案工作规范化、标准化建设；负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系统的建设和维护；指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作；监督、指导、检查各下属公司的档案工作。

第六条 公司各职能部门应配备专职或兼职档案人员，并应保持档案人员的相对稳定。各职能部门负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档，并对归档文件的完整和系统负责。专项工作应指定收集文件材料的责任人。

第七条 各下属公司应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构，配备专职档案人员。各下属公司负责本单位的档案管理工作，按照相关规定定期向公司移交应归档文件，并对归档文件的完整和系统负责。

第八条 文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。任何人不得拒绝归档。

第九条 公司各部门及下属公司专、兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案安全，保守公司秘密。定期接受档案业务培训。

第三章 档案的形成、整理和归档

第十条 产生部门的收集、整理、立卷责任

公司各部门及下属公司负责对工作范围内的文件材料进行收集、整理、立卷和移交归档等文件资料管理工作，并按照公司档案管理相关要求及本办法相关规定，将归档范围内的文件材料，按时向综合部文书档案室移交归档。

（一）公司各部门的收集、整理、立卷责任

1.运营部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：本部门招标项目的招、投标文件及评标过程资料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

2.装备保障部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：与运营相关的设施、设备（车站装修、消防、通风、给排水、低压电路、电扶梯除外）的招、投标文件及评标过程资料；既有设备的更新、技术改造和大修材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

轨道交通工程车辆、信号系统、车辆段工艺设备、AFC及其他由装备保障部负责实施的项目等属合同关系所产生的文件材料，由装备保障部督促承包方负责组织立卷（包括需向市城建档案馆移交的档案），并经装备保障部审查合格后向公司综合部移交。

3.建设与开发部负责收集、整理、立卷和移交归档的文

件材料范围：轨道交通工程施工管理至竣工验收阶段全过程的招投标活动产生的文件材料；非票务资源的规划、建设、开发经营活动中产生的具有保存价值的文件材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

4.总工程师办公室负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通线网规划、建设规划，新线建设可研及初步设计阶段形成的立项文件、可行性研究及支撑性文件、环评报告及批复等；技术规章、标准；初步设计、初勘、设计监理等成果性资料，重大变更资料；前期及设计阶段招投标活动产生的文件材料；科研项目文件；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

公司信息系统规划、开发、建设、管理、维护过程中形成的具有保存价值的相关资料由总工程师办公室牵头，信息中心负责收集、整理、立卷和移交归档。

5.人力资源部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司人力资源规划；定员定编管理产生的文件材料；员工引进、调配、培训、出国、薪酬绩效、劳动合同管理等形成的文件材料；员工花名册；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

按照《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归

档规定》、《企业职工档案管理工作规定》等的要求，人力资源部归口管理公司在职员工人事档案。已故人员档案，由人力资源部负责整理、立卷并向综合部文书档案室移交归档。

6.计划财务部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司财务预算管理、资金管理、投融资管理、会计核算管理、审计及下属企业财务工作监管工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料。

7.综合部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司经营管理、生产管理、行政和党群管理等有关文书材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。

其中：公司统一编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位；其他党群活动、纪检监察活动及共青团活动的文件材料由党务室负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位；工会活动文件材料由工会办负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位。公司统一编号的合同正本由合同管理员负责收集、整理、立卷和移交归档。公司各部门应积极配合综合部，收集本部门管理性活动中产生的未统一编号的文件材料，并按项目整理，组成系统的立卷保管单位，移交综合部归档。

8.声像、荣誉档案，由产生部门负责收集、整理、立卷。

9.电子档案，由相应产生纸质档案的部门负责收集、整

理、立卷。

（二）运营分公司的收集、整理、立卷责任

1.运营分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：运营各专业技术方案；列车运行图及其编制依据和说明；列车编组计划；行车组织细则；线路交路图；年度客运统计；供电计划及报表；技术设备履历簿；车辆修理工艺布置、工装位置图；与运营有关的机电系统联调材料；设施设备更新、技术改造及大修材料；安全事故台帐、报告及处理材料；其它重要科技文件材料。

2.运营分公司在运营组织、安全技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的等具有保存和利用价值的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原则上由运营分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交上一年度案卷目录及档案管理台帐。

（三）建设分公司的收集、整理、立卷责任

1.建设分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通工程施工图设计；施工过程中的监测和检测项目文件材料；施工管理过程中产生的变更、签证、清单更新、索赔文件等文件材料；竣工验收、各项行政验收、档案竣工验收产生的文件材料；造价咨询、审计材料；竣工结算材料；竣工决算产生的文件材料；维护保修与改造产生

的文件材料；其他由建设分公司的业务工作或承担公司专项工作所产生的具有保存和利用价值的文件材料。

2.轨道交通工程实施前的规划报建、征地拆迁、交通疏解、绿化及管线迁改等项目文件，地铁各条线路土建工程、轨道工程、装修装饰工程、车站风、水、电设备采购项目、系统设备中的供电、接触网、综合监控、通信、屏蔽门等项目竣工文件，由建设分公司按照公司相关规定指导和督促承包方组织立卷（包括需向市城建档案馆移交的档案）。工程竣工验收后，建设分公司应指导和督促承包方完成整改（含电子和声像资料），并经逐卷逐张检查，审查合格后，向公司综合部移交。

3.建设分公司职责范围内的管理性文件，原则上由建设分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交案卷目录及档案管理台帐。

（四）资产经营管理分公司的收集、整理、立卷责任

1.资产经营管理分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通沿线房地产、车站接口、商业、传媒、通信、通卡、标牌等资源开发及经营管理活动产生的具有保存价值的文件材料；资源开发相关的建安工程、物业管理活动产生的具有保存价值的文件材料；地铁工程主要物资采购、进出口代理、保险经纪等业务活动产生的具有保存价值的文件材料；其他由资产经营管理分公司的业务工作或

承担公司专项工作所产生的具有保存和利用价值的文件材料。

2.资产经营管理分公司职责范围内的管理性文件，原则上由资产经营管理分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交案卷目录。

第十一条 归档时间

（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。各部门及下属公司应在办理完毕后的第二年四月底前将整理完毕的文件移交公司综合部。重大会议、重要活动的文件材料，在结束后一个月内归档。

（二）科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。招投标文件根据综合部安排分阶段或定期移交。

（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试正常运转后归档。重要的设备开箱后立即归档，同时复印副本供日常使用。

（四）会计文件材料在会计年度终了后按照职能划分由公司计划财务部及下属公司计财合约分部（或计划财务分部）整理归档，保管一年后向综合部移交。

（五）合同正本（包括合同文本，洽谈记录，往来电函、信件、图表、传真，签约对方资信、营业执照复印件、授权委托书，审核联签表，法律意见书，合同报表等文字、资料）

等全套资料由合同管理员负责存档，合同管理员每季度将已执行的合同装订成册后移交公司文书档案室归档。

（六）已故人员档案，由人力资源部保存三年后移交综合部。

（七）电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。

（八）声像档案，工程类的和纸质竣工文件一起移交，管理性的文件材料在工作结束后由宣传部门及时收集整理，于办理完毕后的第二年上半年移交归档。

（九）证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。

（十）下列文件材料应随时归档：

1.公司产权变动过程中形成的文件材料；

2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料须是反映公司在投资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。

（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，

收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、规范要求。

（三）归档的文件材料应为原件。副本或复制件由业务部门自行保管。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。

（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

（七）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第十三条 公司各部门及下属公司的专、兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部文书档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部文书档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交

清单各留一份以备查考。

第四章 档案管理

第十四条 对库存档案要加强保管，建立健全库房管理制度，搞好档案“八防”工作。各部门及下属公司应配备或设置适宜的档案保管场所，并采取必要的防护措施。

第十五条 公司应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。对确定销毁的档案，要编制清单，经审查批准后予以销毁。禁止擅自销毁档案。

第十六条 综合部应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。建立档案工作统计台帐。

第十七条 档案的利用

（一）利用公司档案，应严格按照规定履行登记和审批手续。

（二）档案利用可采用直接查阅、复印、借出档案原件、拷贝电子档案等方式。

（三）为了更加有利于档案的安全和更好地发挥利用效率，因主管业务需要使用或需长期借用的合同、招标投标文件、设计图纸、竣工档案等文件材料，应尽量到各业务部门借用副本。

（四）档案利用者应对所借档案的安全和保密负责，不得泄密、遗失、污损，严禁裁剪、篡改档案。未经准许，不

得转借或复印档案。

第五章 附 则

第十八条 下属公司可参照本办法制定本公司的档案管理细则，上报公司综合部备案，批准后执行。各下属公司的档案管理办法不能和本办法相冲突。

第十九条 本办法由公司综合部负责解释。 第二十条 本办法自颁布之日起实施。

附件：

归档范围及立卷职责简表

序号 基本范围 1

管理类

立卷责任部门

公司统一编号的经营管理、生产管理、

1.1 综合部

党群和行政管理类文件

未经公司统一编号的经营管理、生产管公司各部门及

1.2

理、党群和行政管理类文件 下属公司 经营管理类（经营决策；计划财务部、建统计工作；财务管理；资产管理；物资设与开发部、综

管理；营销管理；合同管理；合部、资产经营知识产权管理等） 管理分公司

运营部、建设开

生产管理类（生产调度；质量管理；安发部、运营分公

全生产；科技管理；环境保护；计量工司、建设分公

司、资产经营管

理分公司

行政管理类（行政事务；综合部、人力资

法律事务；审计稽查工作；人力资源管源部、计划财务

理；教育培训工作） 部 党群管理类（党务工作；组织工作；宣

传工作；纪检监察工作；工会工作；共综合部

青团工作；民间团体工作） 2 2.1 2.2 3 3.1

科研开发类

信息系统规划、开发、建设、管理、维

信息中心

护

总工程师办公

其他科研项目文件

室 基本建设类

轨道交通线网规划、建设规划

总工程师办公室

3.2

新线建设立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可

行性研究报告及支撑性文件、可研报告总工程师办公审批意见、与立项有关的会议纪要、领室 导讲话、专家评审材料、环评报告、项目评估研究材料

建设用地、征地、拆迁文件 勘察、测绘及审批文件

建设分公司 总工程师办公室

3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

初步设计图纸和说明、技术设计图纸和

总工程师办公

说明、审定设计方案通知书及审查意

室

见、行政主管部门批准文件

施工图设计文件、设计计算书、政府有

建设分公司

关部门对施工图设计文件的审批意见

总工程师办公

招投标文件与合同书

室、开工审批文件 施工管理文件

建设分公司 建设分公司

建筑、设备、管线、电气、仪表安装施建设分公司组

3.10 工文件；竣工图；监理文件；竣工验收织施工、监理单

文件 位 3.11 项目运行维护与更新改造文件 4

设备仪器类

建设分公司

4.1

设备管理办法、规定；设备管理计划、总结；设备运行管理；备品备件管理文

装备保障部

件材料；设备技术管理文件材料；设备台帐等综合管理文件 单台(套)设备仪器

4.2

调研、考察材料；购置合同、协议；洽

谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商装备保障部

检材料

设备仪器开箱验收记录；设备仪器合格

证、装箱单、出厂保修单、说明书等随装备保障部组

机图样及文字材料；设备仪器安装调织承包商、咨

试、试车记录、总结、竣工图样、检测询、监造单位 验收等材料

装备保障部、运

运行记录及重大事故分析处理报告

营分公司

装备保障部、运

设备仪器保养和大修计划、记录

营分公司

装备保障部、运

设备仪器检查记录、设备仪器履历表

营分公司

装备保障部、运

设备改造记录和总结材料

营分公司

装备保障部、运

技术、质量异议的处理结果材料

营分公司

设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和装备保障部、运

处理结果 营分公司

计划财务部、建设分公司、运营

5 会计业务类

分公司、资产经营管理分公司 6 7 8 9 备注

职工管理类 声像类 电子类 实物类

人力资源部 各产生部门 各产生部门 各产生部门

开发项目中的建设项目参照基建类，由资产经营管理分公司组织立卷归档。