采购一内审

辅 料 采 购 — Abc ltd

审 计 策 略

概述

辅料采购程序主要包括辅料的计划、请购、供应商选择、下订单、收货、付款等步骤。关键控制点主要涉及：①各环节涉及的不相容职位是否分开，以便每一步骤的工作都会有下一步骤的环节进行复核，以保证各操作的正确性和数据的准确性；②各环节的授权审批是否得以有效实施，是否能最大限度的防止舞弊的发生；③各环节是否以公司利益为中心，是否进行有效的成本控制和成本降低程序；④各环节的数据及资料是否得以有效保管以保证数据和资料的安全完整。

由于本次审计是首次对辅料采购程序的审计，我们主要侧重对各程序环节的整体系统运行的有效性、执行的严谨性及系统漏洞进行审计，同时以不符事项及舞弊可能性作为重要的审计实施领域。

主要控制点:

1)      采购需求—月度物料需求计划及计划外需求

·        月度物料需求计划是否按照规定的程序编制？是否按制度要求经有权人审批？

·        月度需求计划是否有效考虑到仓库库存？如何考虑的？

·        计划外请购是否经合理审批程序？

·        计划外请购单是否连续编号？计划外请购是否有合理的统计和控制？

·        所有物料需求资料（含计划外）是否准确提交给相应的采购人员以保证及时下单？

·        新的物料需求是否有合理的提醒及详细的规格、型号、质量要求，以确保采购物料符合生产需要？

·        采购人员是否及时处理所有的物料需求资料，是否有程序保证不会被遗漏？

2)      供应商管理—包括新供应商选择、合格供应商列表内的选择及供应商考核

·        新供应商的选择是否按照制度的规定进行供应商评估等系列程序，是否有合理的供应商数量以供比较，以保证所选供应商的供货符合产品质量、价格的需要并保证选择程序的公正性？

·        是否合理使用招投标程序以控制成本？

·        合格供应商价格变动时是否从新启动供应商选择程序并得到相应的审核批准？

·        下单前是否就所购物料在合格供应商列表内的供应商及进行询价、比价，以选择更优的供应商？

·        供应商供货情况是否有连续有效的记录，以便进行定期的供应商评估从而对供应商进行优胜劣汰以优化供应商的质量？

3）订单（合同）管理

·        是否所有的物料需求都已下订单？

·        订单的采购数量是否按物料需求计划或计划外申请单一致？

·        是否所有的系统有效订单都有合同支持？是否所有合同都已输入系统进入下一流程？

·        是否所有合同均经有效授权审批？是否存在为逃避更高级别审批而故意拆分合同的行为？

·        所有系统订单均已复核？

·        合同编号是否连续？是否统一管理？

·        系统订单编号是否能保证订单的完整性和唯一性？

·        未关闭订单是否定期维护？长期逾期订单是否得到证实和有效管理？

4）收货管理

·        待检物料是否能被领用？未通过来料检验的物料是否已经妥善处理？已检验的物料是否贴有检验标识？

·        来料多于订单数量是否全部拒收？来料少于订单是否查明原因？仓库是否已合理通知采购人员处理？

·        来料数量少于订单数量是否在付款申请中剔除？

审计范围;

20**年度截止12月31日所有辅料采购。

需获取的样本资料;

1)      采购相关制度、程序、操作手册；

2)      月度物料需求计划&计划外物料请购单；

3)      合同文本、合同登记本、系统订单列表；

4)      合格供应商列表、供应商评估资料、招标资料、询价单&报价单；

5)      检验异常单列表、逾期未到货清单、退货处理资料；

6)      所有涉及到的用于沟通确认的邮件等

Audit Checklist

A

1

采购申请、供应商选择、下单、审核、收货、检验等岗位是否分离?

审计程序: ①与相关部门人员沟通，确认相关岗位是合理分离的；

②抽查各岗位形成的文本资料检查制单、复核人员签名。

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2

采购部门所依据的月度物料需求计划是否经授权人员有效审批?

审计程序：①抽查1、5、8、9、10月份月度物料需求计划表，检查是否经适当的审核签字；

②从采购部获取相应月份（邮件接收的）月度物料需求计划表与生产管理部门的核对，检查是否有不符的情况。

A

3

计划外采购申请是否经合理审批?计划外采购是否经有效控制？

审计程序：①获取计划外采购申请单列表，抽样检查30%，确认是否审批

②抽取大额计划外采购项目，检查原因并询问计划编制部门，以确定该项目的合理性，及计划外采购的控制效果；

③检查计划外请购单编号是否连续，是否经有效控制。

A

4

物料采购计划是否充分考虑到库存余额?

审计程序：①利用A1-①的样本，抽取采购量大的物料检查仓库库存

②获取仓库呆滞物料明细表与物料计划和计划外请购核对

A

5

合格供应商是否经有效管理?新增、减少合格供应商是否经适当的程序及审批？

审计程序：①取得年初与10月底的合格供应商列表并对比差异；

②检查新增合格供应商的评估资料，确认是否按规定进行适当的评估与审核程序；

③检查大额（见公司招标制度规定的各招标起点）供货的新供应商是否执行招标程序？未执行招标程序的理由是否合理？审批程序是否恰当？

A

6

招标程序的使用是否合规、合理?

审计程序：①获取招标项目列表，按标的金额从大到小排序并选择前20%的招标项目检查以下资料：

②全部的招、投标资料，以了解招标过程是否复核制度的规定；

③相应合同文本，以检查实际合同是否按照招标结果签订；

④到货及付款资料，以核对交货、付款是否按照招标结果与合同约定执行，或者未执行招标结果的理由及审批情况。

A

7

合格供应商条件变更是否经合理的审批?

审计程序：①检查合格供应商基本资料，对比年初与10月末的差异；

②针对差异部分获取证据支持及审批资料。

A

8

合格供应商内部是否有合理的竞争机制?下订单前是否在合格供应商内部进行合理的比价程序？

审计程序：①获取合格供应商列表及采购统计表（按供应商统计）；

②抽取同一物料不同供应商供货量差异较大的供应商订单列表，抽取订单检查是否有内部竞价程序资料。

A

9

供应商供货不符或其他质量、服务瑕疵是否有合理的管理与考核?

审计程序：①获取来料检验异常单列表、退货列表，并从生产、仓库了解供应商供货及服务问题；

②抽取①中的部分项目获取整改通知单或其他与供应商交涉的书面证据以确认采购部已关注这些问题并已采取措施；

③检查②中的资料，以考虑措施的适当性；

④追踪整改通知后的情况以及采购部的跟踪动作，以判断整改管理的有效性；

⑤检查供应商定期考核资料中是否包含以上缺陷，以确认供应商定期考核的完整性和真实性。

A

10

是否所有物料需求计划及计划外请购单都已下订单?

审计程序：①从A1-①中随机选择20项，检查是否存在于订单列表中；

②获取2、6、8、10月份计划外请购单，随机抽查10项，确认已经下订单。

A

11

订单数量是否按照需求计划或计划外请购单执行?未按计划执行的是否有合理的理由？

审计程序：①利用A1-①的计划，每月随机抽查5项与相应的订单核对，以确认订单采购数量是否与计划一致；

②获取4、7、9月份计划外请购单，每月随机抽取3项，检查订单采购数量是否与请购单一致；

③对不一致的，制作明细表，并获取证据证明其合理性。

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12

是否所有系统订单都有合同支持?

审计程序：①获取订单列表，随机抽查20项，检查是否有合同支持；

A

13

是否所有合同都输入系统，以便进入下一个程序?

审计程序：①获取手工合同登记表，随机抽查30项，检查系统是否存在相应的订单；

②从①中抽取的30项检查至合同，同时随机抽查合同文本检查是否有登记，以确定登记的准确性。

A

14

是否所有合同均已按规定审批?是否存在拆分合同以逃避更高层次审批的情况？

审计程序：①从手工合同登记表中随机抽取1%（约20份）不同金额的合同，检查是否按制度规定进行审批；

②选取10份同时（或三天内）与同一家供应商签订的合同，检查其标的是否相同，是否存在故意拆分合同以逃避更高层次审批的情况。

A

15

合同编号是否连续、唯一、可识别？是否有统一的管理？

审计程序：①获取合同编号规则；

②浏览合同登记本，并抽查合同文本，确认合同编号的连续、有效、唯一和可识别性；

③了解合同登记规则。

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16

是否所有订单均经更高级别人员审核?

审计程序：①从订单列表中抽取部分样本（20份左右），检查系统订单是否有审核人审核轨迹，并与合同文本对照，以确认订单经合理审核。

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17

是否所有订单均有合理跟踪?未关闭订单是否有合理理由，是否经有效管理？

审计程序：①获取截止10月31日未关闭合同清单与长期逾期未送货清单，与采购人员沟通，了解原因；

②对非正常逾期未交货订单，检查原物料计划及合同文本以及采购部门与供应商沟通的书面证据，以证实是否合理，是否经有效管理。

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18

LEAD TIME是否经有效管理?是否告知生产管理部门以便做物料需求计划?实际采购送货是否复核LEAD TIME的规定？

审计程序：①获取LEAD TIME明细表；

②获取采购发送明细表的邮件及其他书面信息（包括从生产部获取其已知悉的LEAD TIME明细表）；

③抽取订单，检查交货期是否复核与LT一致，并检查实际送货日期是否在LT规定的期限内；

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19

来料数量是否经仓库确认?是否存在多收货现象？来料少数是否有合理的处理程序？

审计程序：①与仓库人员沟通，了解收货程序；

②了解系统设置，确认系统是否允许多收货情况入账；

③获取收货清单，抽取每月2-3笔收货业务与订单核对，证实是否存在多收或少收现象；

④对多收现象，检查是否获的生产、采购的核准审批，并检查多收情况是否合理，少收货是否通知采购和生产部门；

⑤对于少收货，检查采购与供应商的沟通及处理结果的书面证据，以确认经有效管理和跟踪。

A

20

来料是否经合理检验后方能接受?为通过检验的来料如何处理？

审计程序：①实地检查仓库待检区的设置，查看检验标签；与仓库人员了解检验程序；了解如何控制未检验物料进入生产程序；

②获取检验异常清单，检查异常物料的处理情况，并与仓库退货清单核对，以确认未通过检验的物料经合理处理；

③检查未退货的检验异常项目，让步接受等其他处理方式是否得到生产、质量部门的认可，是否经合理审批。

A

21

付款申请是否按合同付款条款进行?是否按制度要求获得审批？

审计程序：①从财务获取辅料采购付款清单；

②抽查20笔，检查付款时间、金额是否与合同一致；

③检查付款金额是否与收货数量与单价一致；

④检查发票获取是否正确；

⑤检查付款申请是否按照制度的要求进行审批。