款项支付管理制度

佛山市南海区丰高印刷有限公司

款项支付管理制度

1、目的：

为了进一步明确款项支付过程中的责、权，规范款项支付的各环节与流程管理，特制定本制度。

2、适用范围：

适用佛山市南海丰高印刷有限公司所有财务款项支付管理。日后如发生组织结构调整，以调整正式文件为准。

3、款项支付分类

3.1 公司款项支付按获得票据的时间不同可分为预付款、应付款（依据合同条款）、发票（费用）报销三种；

3.2 预付款：指财务支付款项前，未能获得可入账的发票、收据或入仓单等，如业务（依据合同条款）发生前需要先预付的订金，出差前领用的备用金等；

3.3 应付款：指已获得标准可入账付款票据，但财务在接受票据后，延迟一段时间再支付的款项，如公司应付材料款（依据合同条款等）；

3.4 发票（费用）报销：指已获得标准可入账付款的票据，需财务接收票据的同时支付的款项。

4、款项支付流程

4.1 公司款项支付正常流程为：

报销人提请——直属上级审核——财务审核——总经理审批——审批通过——出纳报销；

“ 支出证明单” 直属上级审核在证明处签名，“付款申请表”直属上级审核、财务审核均在“复核”处签名，“费用报销单直属上级审核在“复核”处签名。

4.2 任何一级审核部门审批不通过，票据将返还报销人，程序终止，不予报销。

4.3 财务审核直至报销支付的衔接：

4.3.1 财务审核前，由报销提请人将本部审核完毕的票据总张数和总金额进行统计，将票据交财务审单员；

4.3.2 票据交至财务审单员后，财务执行审单签字，并将已审核票据交（总经理）审核，存在问题的票据返还报销提请人。

4.3.3 财务审单员收到总经理审批通过的票据后，通知报销人，由报销人到出纳处报销；

4.3.4出纳也是财务审单员，负有审单责任，对不明确事项须与公司财务主管及时沟通，取得一致意见后方可付款报销，以避免报销后票据不符合要求的现象；

4.3.5 已报销的小额票据，由出纳依项目类别整理粘贴后，交总经理审批。

4.4 支出或报销单据规定。

4.4.1公司内部工作人员报销属于自己支出的费用(如住宿.餐费.油费等),无法取得发票的填写“支出证明单”，取得发票或政府部门相关收据的填写“费用报销单”。

4.4.2 对于应付其他单位或个人的款项，须到财务打印“付款申请表”。打印后财务在复核处签字。

5、款项支付凭据

5.1 预付凭据种类：预付凭据有经审批的公司“借据”、经审批的“付款申请表”。

5.2 预付凭据要求

5.2.1 公司借据：仅适用于办理公司事务所需的暂借款。必须写明借款原由，借据必须总经理签字，出纳方可支付；采购预借采购货物款项在3000元下可由厂长批准。

5.2.2 合同规定支付的预付款，实际支付时由经办人到财务填写“付款申请表”，下附相应合同（合同已在财务处备案的只需写明合同号），按款项支付流程审批执行；

5.2.3 公司政策性常规预算付款：适用于上缴税金、社保基金、电水费、公司电话费、员工工资等常规性款项支出。常规项目由财务部制定特殊支付政策和流程，报总经理批准，批准后的文件在财务处保存，由财务支付人适时支付、报批。

5.3 应付款支付凭据：款项支出相关的合同、协议必须在财务处备档，相关的合同、协议及已开发票、验收单、报批单等作为财务审单依据。需支付的发票或其他公司认可的单据，经办人应及时将票据交财务审核，财务及时将票据审核后交总经理审批，实际支付应付款项时，财务往来核算人员作为申请人填写“付款申请表”，仍按款项支付流程审批执行；

5.4 “付款申请表”填写时须注明付款单位名称、账号、发票形式、付款用途填写清楚；附材料入库验收单（需质检签字的必须有质检确认）、设备、刀模具等须有生产或设备维修部门的申请单和固定资产验收单。

5.5 报销凭据

5.5.1 报销应凭发票或公司财务认可的收据或其他单据报销，每张票据上须有经办人签字，属于办公用品、维修配件需有验收单据，固定资产要有固定资产验收表，并按款项支付流程审批报销；

5.5.2 需以现金支付的票据，经办人在票据上注明“收现金”字样，2000元以上原则不支付现金，开具支票或转账处理。

6、款项审批权限

6.1 特定项目的核准权限规定，根据公司授权金额确定；

6.2 采购部的提货运费（依据合同条款）必须有材料仓库的仓管员签字确认，并注明对应的提货材料名称、数量；业务部运费、船务费、报关等费用也需注明对应的客户或快递单等资料。

6.3公司行政办公物品的采购入库由行政人事部门核准，并附管理人员的入库单；

6.4任何款项支付在会计入账前必须有总经理签字或总经理授权厂长的签字；

7、财务审单员的要求

7.1 对各款项支付的真实性监督，数据计算的准确性，款项的合理性及公司政策一致性进行核准，并签字确认；

7.2 监督过程中对不符合要求的支出应拒绝签字；

7.3不同类的项目，不要混杂粘贴，应分类报销；

7.4 报销人对费用支出负直接责任，核准批准人负监督的领导责任。

8、文件更改与权限变动

8.1 本文件自批准之日起生效，如需更改条款，需按本文件审核程序执行，并将更改情况在所有持有该文件处备案；

8.2 如因人事变动，致使审批人发生变化，自变动之日起，中断原有的审批权，移交过程中由其有审批权的直属上级代理行使审批权，新的审批权人的任命，以行政部正式任命文件为准。