办公设备使用注意事项

办公设备使用注意事项

1、传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，传真机的外壳都是由工程塑料制成的，长期处于阳光直射的环境下，会造成传真机外壳的老化变色。勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的质量，尘土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难，但也应该尽量避免麻烦；另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短路故障将是一件很棘手的事情。最佳环境温度应保持在5℃～35℃，相对湿度在25～85％范围内。

2、不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。传真机在使用过程中会产生一定的热量，如果太靠近热源，造成传真机散热不良，这对传真机是不利的。

3、使用单独的电源插座，尽量不与噪声大的机器例如空调、打字机等易产生噪声的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量。一些大功率用电设备工作时会产生干扰，有可能对传真机的正常工作产生影响。尤其是这些设备与传真机共用一个电源插线板，产生的不良影响将会更大。有些传真机使用者根据需要在传真机上并接一些通信设备，例如：电话计费器，有线调制解调器等。如果连接不合理或连接过多，有时也会影响正常的传真通信。

4、为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。

5、切勿发送和复印过厚的文件以及被弄湿的文件。

6、传真机位置不宜距电话线和市电电源过远，传真机需要电源供电，并且要和电话线连接，装机位置宜选择在距电源和电话线较近的地方。

7、要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。

8、经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD 或CIS 以及感热记录头(TPH)，只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌直接用手或不洁布、纸去擦除。

9、传送和复印文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。

多功能一体机是集打印、复印、扫描、传真功能中两种或两种以上于一身的办公设备，横跨IT 和OA 两大领域，具有集成化、数字化、占用空间小、性价比高等特点。自从多功能一体机的概念由HP 提出以来，它就受到广大用户的大力追捧。根据IDC2003年第四季度调查数据显示，多功能一体机2003年在中国市场取得了“井喷”式的发展，年增长率达到160%左右。

然而，由于多功能一体机功能复杂，对机器的维护保养提出了较高的要求。一般而言，操作人员在上岗操作前都应进行适当的培训学习，一体机内部每三个月的清洁保养应该由专业人员进行。一体机在使用过程中对环境也有一些特殊的要求，比如一体机一定要避免在潮湿、灰尘多的环境中工作，还应在远离阳光、热源和强磁场的环境。

随着冬季的来临，多功能一体机的使用也面临更多的问题。那么，一体机在使用中到底都应该注意哪些问题呢？日前，HP 公司打印和成像领域的专家给用户提出了关于使用保养一体机的全面解决方案，希望这些建议能帮助用户更好地对它加以利用，使之真正成为中小企业办公的“好帮手”。

一、关于多功能一体机的使用环境HP 专家建议

多功能一体机应放置在平坦，坚固的表面上，周围环境要保持良好的通风，并确认以下环境条件是否满足：

1 、温度：摄氏15---32.5(华氏59---90.5) 。

2 、湿度：10%---80%。

3 、避免阳光直射。

4 、设备周围有充分的空间，从而保证空气的正常流通和设备的便利操作。

二、关于多功能一体机扫描平板的清洁

扫描平板如果被污染，必定会影响到设备的扫描复印质量和扫描头的定位，所以，应定期对扫描平板进行清洁。

1、 关闭打印机，拔掉电源。

2、 2 、使用略浸有非研磨玻璃清洁剂的软布或者海棉布清洁玻

璃(注意：不要使用有化学性质的清洗剂如，研磨剂，苯，

乙醛，酒精，四氯乙烷等，不要向玻璃板上直接倾倒液

体) 。

3、 用麂皮或者纤维海棉干擦玻璃来防污。

三、关于日常使用注意事项：

1 、不要把设备防止在距离窗口很紧的地方。空气中的灰尘较大，或者是有地毯的工作环境，由于灰尘颗粒比较细微，易进入打印机，造成光路不清洁， 引起打印浓度，重影，深浅不一等。

2、复印和扫描的时候尽量使用质量比较好的纸张(推荐使用HP 纸张，保证设备工作正常) ，以免再走纸过程中纸屑脱落进入设备，造成设备故障。

3 、保证设备清洁，尤其是平板玻璃，以免造成扫描头无法定位。 4 、保证电源环境的稳定(参考用户指南) ，但是尽量不要使用ups 稳压电源。

5 、尽量避免使用以下介质：

a. 太粗糙

b. 压花纸或有涂层的纸

c. 不完整的打印纸

d. 多种纸混杂在一起

e. 易溶化的然燃料纸(110摄氏度/秒)

HP 公司的专家还建议，切忌乱动机内的接插件和调整螺钉。非专业维修人员不要随便调节机内部件、卸下运动部件、插拔接插件等，否则会影响正常运行和某些关键部件的寿命。

激光打印机是我们最常用的办公设备。由于它集光、电、机械等部件于一体，结构复杂，所以必须要使激光打印机工作在一个标准的符合要求的环境中。

湿度要求

激光打印机在湿度过高的环境工作时，空气中的水分容易凝集在元器件的表面。其结果是电气绝缘程度大大下降，严重时将会引起电路部分发生短路现象而烧毁打印机。另外, 空气中湿度过大就会严重影响激光打印效果，极易造成充电、转印电极对地短路，使打印品全白。

如果湿度太低，将会引起静电的产生，特别是在尼龙化纤织物上更严重。静电的危害是使耐压不高的集成电路被击穿，轻微的静电则会对数据传输的推确性带来影响。实践表明相对湿度的范围在20%~60%，比较适合激光打印机工作。

温度影响

实验证明，当温度超过25℃后，温度每升高10℃，电路可靠性下降25%。同时由于阻容元件的参数随温度变化，到一定程度时，将引起数据传输时的波形畸变。从而产生数据出错。磁介质在高温下也会产生数据丢失现象。

激光打印机的机械运动部件在温度变化较大时，会因热胀冷缩而运转不灵，致使在关部件寿命缩短，甚至卡死而不能完成打印工作。根据实际经验温度应保持在10℃～35℃之内。

其他要求

1. 与电器一样，激光打印机对电源电压的要求也比较严格，波动过大的电压会对激光打印机造成严重危害，波动范围应不超过10%（约在190V ～230V 之间）。

2. 激光打印机不应暴露在阳光下。直接受阳光的照射，会使激光打印机的外壳及一些部件加速老化。

3. 室内应保持通风良好。由于激光打印机在工作时会产生大量的热量；应使这些热量及时散发掉，否则将导致激光打印机因为过热而不能正常工作。

4. 激光打印机不应紧靠墙壁和其他物体，至少要留出20cm 的距离，而且打印机的摆放要保持水平，安装牢固。

5. 激光打印机要有良好的接地，一般不允许使用单相两线制的配电方式给激光打印机供电，应使用单独的线路对其供电。这是因为没有良好接地的激光打印机容易产生静电，而静电则极易损坏激光打印机的元器件，同时机内高压部分漏电时也容易引起触电事故。 安放要求

为确保机器性能的安全和正常，在初次安装以及使用期间搬移复印机时，请注意下列事项：

1、复印机应安装在符合规定的电源插座附近，以便连接。

2、复印机电源引线只得直接与电源插座连接，电源插座必须符合额定电压和电流的规定要求而且还必须带有接地。

3、复印机应避免下述场所安放使用：

●潮湿之处

●阳光直射之处

●灰尘极多之处

●通风条件不良之处

●易受温度或湿度剧烈变化影响

（比如：在空调器或加热器附近）之处

4、复印机应安放于平坦、稳定之处使用。

●使用机器的最佳条件：

20-25度、65±5%RH

● 温度和湿度：

15-35度 30%-75%RH65%时、35度

复印机的常见问题

卡纸清除

各种原因均会引起卡纸现象的发生，使用时请遵守下列注意事项： ●使用专用的复印纸

●补充新的复印纸时，因静电会引起粘纸，请将纸张抖松，加以整理。

●雨季时，纸张容易受潮，请整理新的纸张并在使用前将受潮的纸张烘干

●在去除被卡住的纸张时，不要过于用力拉扯纸张，那样的话会造成零部件的损坏。

如不了解去除方法的话，请翻阅复印机的使用说明书。

污垢

复印机的稿台玻璃上如果有污垢的话，会同时复印到复印件上，所以请经常保持稿台玻璃和海绵垫的清洁。

异物混入

●当装订针或其他大头针之类的异物掉入纸盒时，会和纸张一起进入到机器内部而引起故障的发生

●在废纸的再利用或双面复印时，应避免使用色带很多的纸张，黑色的部分的污垢在加热后融化从而引起机器的故障

课程主题

复印工作前的注意事项及准备工作

1、市场上销售的复印机，使用的额定电压值通常在200V 至240V 间，额定频率为50Hz ，工作电流为8A 左右。要是将复印机连接在电压太高或者太低的电源插座上时，可能会影响复印机的正常工作，甚至还能损坏复印机。另外连接到复印机上的电源插座，最好不要再连接其他设备，以免其他设备带电插拔时，会对复印机造成

电流冲击，损坏复印机内部的工作电路。此外，与复印机相连的插座必须是三相的，而且电源线一定不能折不能压；在关闭复印机

时，必须先关掉复印机控制面板上的电源，以后再将电源线拔除。

2、通常复印机使用的墨粉，主要成分是碳，也有不少是由粘合剂和树脂组成，在复印即将完成的那一刻，墨粉会经摄氏200度左右的高温，被熔化到纸张纤维中，而其中的树脂成分将被氧化成一种刺激性气体，这种气体其实是我们常提到的臭氧。一般来说，正宗的墨粉中是没有致癌物质的，而如果你不小心选用了劣质墨粉时，其中会或多或少地存在一些对身体有害的物质；而且劣质墨粉将会直接影响复印效果，导致复印件上底色加重，文稿色迹深浅不一；更为重要的是，劣质墨粉还会对复印机内部的硒鼓，造成持续磨损，要是复印机定影辊上沾有墨粉的话，往往还会在复印机内部生成粉尘，这些粉尘一旦落在复印机的工作电路板上的话，很容易出现短路现象，从而损坏复印机。

3、复印机的墨粉一旦用完，一般会在控制面板上出现相应的提示，告诉你什么时候该及时换墨了。要是你不及时为复印机进行换墨的话，可能会对日后的复印效果造成影响，甚至会损坏复印机内部的碳粉盒，或者是感光鼓。所以，你一旦发现复印机缺墨时，应该及时对复印机进行加粉，如果自己技术不过硬的话，必须请专业的维修人员来替你加粉；当然，你使用的墨粉必须是复印机支持的，或者是原装正品墨粉，任何劣质墨粉或质量不高的墨粉，都将导致复印机在工作过程中，产生许多废粉或粉尘，这些废粉或粉尘一旦掉落在复印机内部的工作电路板上，将会给复印机带来致命性的损伤。

4、复印机每次工作之前，都要花费很长的时间来预热，一旦预热好后，就能持续工作了。如果要复印多份相同材料时，最好先将复印机工作模式设置为“连续复印”状态，并根据复印份数的多少，设置好连续复印的页数，以后直接执行控制面板上的“复印”命令，复印机就能自动地将所有份数自动复印出来，这样不但提高了工作效率，而且还能节省操作时间，这种连续复印的功能，特别适合复印大量相同文稿的场合。当然，即使复印的内容各不相同，或复印的份数很少时，也不应该即用即复，而应该将这些不同的任务搜集起来，等到足够多时，才集中开机，进行复印；如果你即用即复的话，将要频繁地启动复印机，而每次启动复印机，都会在一定程度上损伤复印机内部的光学器件，长期下去复印机的寿命可能会缩短。

5、复印纸的好坏，直接影响着最后的复印效果，因此选好纸张也是使用复印机过程中的很重要的一个环节。在挑选复印张之前，你可以先测试一下该纸张能否在自己的复印机中，取得好的复印效果，要是效果不错的话，可以多买一些。此外，还有一点需要注意的是，选用的复印纸张，必须与复印机当前使用的墨粉相兼容，如果不兼容的话，可能会影响复印效果。

使用中应注意事项

1、正确放置复印纸张，可以有效地消除复印机卡纸现象。正确放置复印纸张，应该包括按照说明将复印纸张放在进纸盒中，以及使用高质量的复印纸，因为在复印机处于不断工作状态时，只有做好持续的供纸工作，才能确保复印效率，一旦复印纸在复印过程中出现一点异常，比方说复印机出现了一次进多纸、不进纸或卡纸的话，就会影响到复印机的持续工作，甚至还会将复印机内部的进纸装置损坏掉。为此，我们应该尽量使用优质的复印纸，同时在将复印纸放置到进纸盒中时，要注意位置的平整性，并且确保纸张不要放得太满，另外进纸盒的导轨应该调到与纸一样宽。如果发现有纸张卡在复印机内部时，应该先关闭复印机电源，再打开复印机面盖，将卡住的纸慢慢从复印机中取出来，而不要强行将卡住的纸张拉扯出来，另外在取出卡纸的时候，请不要将感光鼓划伤。

2、由于复印机每次开机时，往往会花费很长时间来启动，那么在不用复印机时，究竟是直接关闭掉复印机，还是让复印机处于节能状态呢？正常情况下，要是在40分钟左右的时间内，没有复印任务时，应该将复印机电源关掉，这样可以达到省电的目的。但是如果在40分钟之内，还有零碎的复印任务时，你就必须让复印机工作在节能状态，因为复印机工作在这种状态时，预热启动的时间，将会大大地缩短，而且能够有效地避免因频繁启动，对复印机光学元件的损害。

使用时巧用复印技巧

1、大家知道，如果被复印的文稿表面，有污迹或其他痕迹时，那么复印后的文稿也会有痕迹存在；为了让复印后的文稿消除痕迹，你可以巧妙地用遮盖法，将原稿表面上的污迹遮挡住，来改善复印效果。比较简便的办法是，用比污迹范围稍微大一些的白纸条，直接覆盖在污迹上面，同时确保小纸条边缘能与原稿表面紧密接触，尽量不要留有空隙，然后直接放到复印机中复印就OK 了。此外，我们在复印一些较厚的文稿时，常常发现在复印件上有阴影出现，这个

时候你直接找一张白纸，垫在被复印文稿的上面，就可以消除阴影了。如果复印的材料是一本书时，往往会在书本的两页间出现阴影，此时你不妨用白纸将目标复印区域以外的地方遮盖住，就能消除两页间的阴影了。

2、倘若你复印的文稿中，包含图象信息时，那么你必须先将复印机的显影浓度降低一些，然后将复印机中的曝光窄缝板移开，将光缝宽度调大一些，这样能够增大曝光量，提高复印效果。倘若被复印的文稿中，含有各种色调深浅不? 的图象时，就需要将曝光量适当降低一些，如此一来文稿中颜色浅的文字就能被清楚地复印出来了。在降低曝光量时，你只要将显影浓度调淡一些，就能达到目的了。

3、在复印文档材料时，你或许会经常遇到一些紧急的复印任务，例如在连续复印的过程中，突然有一份加急文稿需要复印，此时你不妨按下控制面板中的“暂停”按钮，那么复印机会将当前处理的任务立刻停止下来，同时控制面板中的复印数量自动恢复为“1”，这个时候你可以重新设置复印份数，等到紧急任务处理完毕后，复印机立即回到持续工作状态，此时你再次按下“暂停”按钮，就能继续工作了。如果在复印机工作的过程中，希望取消当前的复印任务时，可以直接单击“停止”按钮。

日常维护十分重要

1、目前复印机使用频率较高，所以如何有效维护复印机，尽量延长其使用寿命，就成为各位很关心的一个话题。一般来说，维护复印机应该注意以下的要点：

首先确保复印机工作在一个干净的环境中，让复印机远离灰尘的侵袭，同时也要让它远离水，另外不要在复印机上面板上放置太重的物品；其次，要注意不要让类似硬币、回形针或图钉之类的金属，掉入到复印机内，以免这些金属接触到工作电路板，导致复印机内部电子元气件工作短路，从而损坏复印机；第三，无论在插拔电源、线缆，还是排除卡纸故障等，都必须将复印机电源切断后，再进行操作，要是带电操作的话，复印机的寿命将会不知不觉地被缩短。第四，在清洁复印机时，请不要使用化学溶剂，也不要使用质地比较硬的湿布，来清洁复印机内部的灰尘、碎纸屑、污迹，更不要使用类似面巾纸之类的纸制品，清洁复印机内部，以免将纸屑残留在复印机里。

2、在复印机中硒鼓是一种比较昂贵的耗材，倘若你想降低复印机的使用成本，那就一定要小心保管好硒鼓。另外，保护好硒鼓，对复印机最终的复印效果也有帮助。也许你会认为，硒鼓位于复印机的内部，怎么去保管它呀？其实是指当你从复印机中拿出碳粉盒时，对硒鼓的小心保管。考虑到硒鼓对太阳光线比较敏感，你必须将硒鼓妥善地放置到阴暗的地方，此外为了避免弄脏硒鼓表面，你还必须将其放在一干净、平整的位置处，而且不能用手去触摸硒鼓，因为手上的油脂可能会永久地破坏硒鼓表面，从而影响复印效果。还有一点需要注意的是，如果在取出硒鼓时，发现复印机内部有许多废粉存在的话，必须及时将它清理掉，再接通电源进行工作。