费用管理制度
费用管理制度
1 目的
为加强公司的费用计划管理,明确相关费用发生标准,控制成本费用支出,依据国家有关财政、税务法规,结合本公司实际情况,特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于劲嘉地产集团总部费用管理,分子公司可以参照执行或拟订相关制度。
3 原则
3.1 在计划和标准范围之内报批的原则。 3.2 任何款项支出不允许自报自批的原则。
3.3 各项付款审批单或依据的填写必须完整,方能报销的原则。 3.4 按授权审批的原则。
4 定义
4.1日常办公费:指公司日常办公用品、低值易耗品、书报费用,物业水电费、租赁费、管理费用等自有或租赁物业所发生的费用。 4.2 业务招待费(含礼品):指对外协调及业务招待等发生的费用。 4.3 交通差旅费:指员工市外出差交通费、误餐费和市内交通费。
4.4 车辆费用:指车辆油费、路桥费、停车费、保险费、维修保养费等费用。 4.5 通讯费:指公司及员工通讯费。
4.6职工薪酬福利、教育费:指支付给员工的薪酬、五险一金及日常发生的体检费、伙食费、误餐费、节日费、职工教育培训费等费用。
4.7企业文化推广费:指为企业文化宣传发生的费用。 4.8 其他费用:不含在以上范围内的费用。
5 组织机构及职责 5.1 集团办公室
5.1.1 为集团总部的费用归口管理部门,根据其权限审核、审批各类费用的报销。 5.1.2 建立健全集团总部各项费用报销标准。 5.2 财务管理部
5.2.1 根据公司预算审核各项费用申请、控制费用支出,并给出合理建议。 5.2.2 办理各项费用报销支付,进行账务处理。
6 费用开支规定 6.1 办公费
6.1.1日常办公用品
6.1.1.1日常办公用品主要是指办公用文具,文件袋、册、薄等桌面办公用品。
6.1.1.2 日常办公用品采取计划管理,由各部门每月月底报送下月使用计划,集团办公室根据使用计划,定额采购,集中发放。
6.1.1.3新来员工配臵办公用品根据每个员工实际需要调配,从第二个月开始,按部门计划领用
办公用品。 6.1.2物业费用
由集团办公室统一管理。集团办公室在收到物业用水电、物管管理费、租赁费等票据后,由集团办公室经理核对、履行缴纳、办理报销手续。 6.1.3低值易耗品
6.1.3.1 低值易耗品是指金额在100元以上、2000元以下(不含2000元)的办公用品,如U盘、传真机、桌椅等办公物品。
6.1.3.2低值易耗品由使用部门经办人填写《物资采购申请表》,根据权限报公司领导审批后呈交集团办公室。
6.1.3.3 集团办公室统一采购,采购完成后移交给使用人,集团办公室凭购货发票、送货单和《物资采购申请表》走报批流程。 6.2 业务招待费(含礼品)
6.2.1业务招待费用详见业务招待细则。
6.2.2礼品费的日常管理详见公司礼品管理制度。
6.3交通差旅费包括员工省内交通费和省外出差发生的差旅费,出差是指因工作需要需去省外办理业务。
6.3.1出差申请
6.3.1.1出差申请须于本人出差前提出并填报《国内出差申请表》,简述出差工作计划、目标及费用预算,依各级审批权限逐级审批并知会公司集团办公室。
6.3.1.2部门负责人出差的,应经公司负责人批准;其他员工出差应经部门负责人和分管领导批准,出差超过三天的,应经公司领导批准。
6.3.1.3多人同批次出差者合并填写一张申请表,跨部门同批次出差的由所在部门负责人共同签署。
6.3.1.4费用预算应包括城际交通费、住宿费、伙食费、出差地市内交通费等,以上按出差标准预算。
6.3.1.5出差期间业务应酬费用另行独立报批。
6.3.1.6出差考勤与管控:出差人员在出差期间的考勤由集团办公室根据出差申请表核定。 6.3.2出差借支
6.3.2.1出差人如需借支差旅费,须在出差申请核准后提前提交《借款审批单》和《国内出差申请表》,并详尽列明借支用途,依财务审批权限办理借支。
6.3.2.2借款金额以预算总金额扣除应由公司统一订购机票款后的余额为限。 6.3.3 票务管理
6.3.3.1 集团办公室应选择信誉良好的票务服务公司提供定点订票,并签定协议、授权专人负责预订票务。
6.3.3.2 预订票务须填写《订票单》,审批完成后交集团办公室办理。 6.3.3.3 集团办公室每月核对票务订购明细表,确认后报销。 6.3.4出差报支标准及其他报销规定
出差人员住宿费、城际交通费、伙食补助等实行限额控制、部分包干的办法,具体开支标准如下表1。 6.3.5办理流程
6.3.5.1 出差申请人填制出差申请单---部门负责人审批---分管领导审批---公司领导审批
6.3.5.2出差补助不分在途和住勤,按实际天数计算,上午出差或下午返回公司按一天计算,下午出差或上午返回公司按半天计算。
表1:出差报销标准
6.3.5.3 若发生招待费时对方提供食宿应扣减相应报销标准。
6.3.5.4 带车、随车出差的,不得另报交通费,并不得享受市内交通包干费。
6.3.5.5 二人以上人员共同出差的,经理级别以下同级别员工公司倡导同性合住一间房。不同级别员工出差时,住宿费用标准就高不就低。出差住宿费用在规定标准以内的凭住宿发票实报实销,超支部分由个人承担。
6.3.5.6 差旅费的报销须由出差人填写《费用报销单》,并附上长途交通费发票、住宿费发票、出差地交通费发票等有效单据及文件。 6.3.6 省内交通费
员工在广东省内办事时,原则上由公司派车,特殊情况可打的,在不影响办事效率的前提下鼓励员工乘坐地铁或者公交,报销省内交通费时,由员工填制《费用报销单》,报销单所附的士票需说明起始至目的地的信息,如从**地方到**地方;打的过程中如没有拿到车票,可用同年的车票代替,但需在车票后面说明起止地点等信息。 6.4 车辆费用
参照《车辆管理规定》。 6.5 通讯费
公司电话、网络通讯费据实报销,由集团办公室审核每月单据后,发起审批流程;个人通讯费定额包干,具体见《通讯费及交通费补贴办法》。 6.6 职工薪酬福利、教育费
参照《薪酬管理制度》。 6.7 误餐费
误餐费实行定额控制,中餐、晚餐按次计算,早餐不在误餐范围之内,总监级及以上员工误餐标准为60元/次,经理级(含副经理)误餐标准为50元/次,普通员工误餐标准为40元/次,超出此额度之外的,由员工自己承担。---建议放入薪酬管理制福利待遇里 6.8 其他费用
其他费用根据公司费用管理原则,由公司领导审批后据实报销。
7 报销要求 7.1 凭单要求
公司所有需开支及付款的财务事项须事前按公司审批权限的要求进行书面报批,相关的报批文件是财务事项发生的直接依据,是财务审核的依据。
7.2单据填写要求
有关报销(付款)单据均由业务经办人亲自填写,报销单所附原始单据必须真实、清晰;完整填写日期、供应单位的名称、填制人姓名(盖章)、顾客名称、经济业务内容、数量、单价和金额等内容;记载的内容均不得涂改、挖补,否则财务部有权拒绝受理并要求业务经办人更正、补充和完善。
7.3 发票要求
经办业务必须据实取得原始税务发票(须盖有全国统一发票监制章)或行政事业单位收款收据(须盖有全国统一财政监制章),原则上不受理其它收款收据及复印件,所取得发票或收据的“顾客名称”栏须填写本公司全称,所盖章须为供应商的发票专用章或财务专用章,且与经济合同、银行帐户的单位名称一致,不符合以上情况的财务部不予受理。对金额比较小(100元以下),确实无法取得合法发票的,须备注说明原因,经财务部审核,公司领导批准方可报销。 7.4 内容及粘贴要求
报销单应做到内容完整、数据真实、要素齐全(如日期、金额、附件张数、费用归属部门和用途等)、附件分类粘贴,要求整齐平展,不得超出边界。
8 报批流程 8.1 报批流程
根据公司报销规定办理,严禁越级上报(即先报公司领导审批后再交财务部审核),具体流程见《报销流程图》。 8.2 支付规定
出纳人员根据已审核无误的会计凭证办理付款手续,具体有现金支付、银行支付。 8.2.1现金支付规定
在现金支付范围内的费用支付才能使用现金支付,支付现金时,原则上由收款人当面签收,否则需有收款人的有效委托书方能代收代转,支付完现金的凭证及发票上须加盖“现金付讫” 字样的戳记,现金支付范围有:
1)不能转帐的5万元以下的个人劳务报酬及不能转帐的其他支出; 2)出差人员的差旅费;
3)员工日常交通费、通信费、交际应酬费;
4)1000元以下零星办公用品、低值易耗品的采购(注:定点采购或招投标采购无论金额大小都需通过银行转账);
5)车辆过路、过桥费、单次1000元以下车辆维修费(定点采购油料和定点车辆维修无论金额大小都需通过银行转账); 6)支付给个人的租赁费;
7)结算起点1000元以下的其他零星支出; 8)公司领导批准的其他支出。 8.2.2 银行支付规定
8.2.2.1须办理银行转帐的付款不能支付现金,也不能采用委托付款的形式付给其它单位,要根据合同、送货单、发票上一致的供应商信息进行转帐支付。
8.2.2.2办完支付手续后须将支票存根或银行汇款回单附在凭证后并在凭证及发票上须加盖“银行付讫” 字样的戳记,出纳人员还必须及时根据凭证登记现金或银行存款日记账。 8.3 其它
8.3.1 为保证审批环节的运作效率,费用报销实行限时审批制,财务部收到单据后3个工作日内完成财务部审批手续。
8.3.2 当月费用当月报销,凡发票日期与报销日期相隔30天以上者,不予报销,特殊情况,须经
公司领导特批。
8.3.3 为方便出纳员安排工作,所有报销领款时间定为:每周星期一、三、五的下午,其他时间不接受报销或借款(紧急事宜除外)。
9 附则
9.4 本规定由集团办公室和财务管理部制定、执行、解释。 9.5 本规定自颁布之日起实施。
10 附件
附件1 《申购单》 附件2 《领用单》
附件3 《业务招待申请单》 附件4 《出差申请单》 附件5 《订票单》