台资企业采购部门职责制度及管理流程汇编

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采购部经理岗位职责

PURCHASING MANAGER JOB RESPONSIBILITIES

一、岗位名称：

Job Name :

二、岗位级别：

Job Title：

三、直接上司：

采购部经理

Purchasing Manager 分部经理 Supervisor 副财务总监

Deputy Finance Director

Immediate Superior:

四、下属对象： 采购部督导

Immediate Subordinate：Purchasing Councilor

五、岗位概要： Job Description:

全面负责采购部的日常工作，按质按量按时优价满足酒店的一切供应要求。 六、主要职责:

Primary Responsibilities:

1．

严格贯彻执行经酒店管理公司及业主批准的采购方针、策略及程序、规定等。

审批所有采购申请单、订货单。

根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应商，确立供求关系。

负责参与与供应商进行的重要业务谈判，审查购货合同及其他业务合约等文件。

负责组织市场调查，及时向管理当局提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。 负责国外订货工作。

积极开发国内货源，不断推荐新产品。

经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况，及时处理发现的问题。

对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。

2． 3．

4．

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9．

10．

有计划地培训员工，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。

主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。 编制采购用款计划，以便计划使用资金，加速资金周转。

掌握经营物资的产地、性能、供应渠道、价格等信息，按照价廉物美原则，及时安排采购，保证营业需要。

掌握经济合同的签订要领，大宗物资采购必须签订合同，所签订的合同应

合经济合同法的规定。

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15．

根据订货合同或协议，按照付款条件掌握好付款时间，及时签发付款通知给应付款文员。

及时安排办理进口货物的报关手续及商检部门的商检手续。

及时督促采购员办理采购物资的验收入库及报销手续，保证相关部门的正常运作。

主动征求使用部门的意见，及时处理使用部门对本部门工作的投诉。 加强对本部门工作的指导、检查、定期对所属员工进行考核评估。

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七、任职条件:

Qualifications:

1． 2．

热爱本职工作，工作责任心强，廉洁奉公，不谋私利，坚持原则。 熟悉中国的经济政策、财经纪律，具有一定的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识，尤其掌握与经营有关的商品知识，通晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。

3．

有较强的管理能力，能对酒店的采购供应工作进行全面分析、规划、提出实施方案，能协调与各业务部门的工作关系，能处理各种突发情况，工作安排井井有条。

4．

从事酒店采购管理工作三年以上或从事酒店采购工作五年以上，有丰富的酒店采购经验。

大专以上学历，掌握一门外语，有较好的文字编写能力和语言表达能力。 身体健康，能经常出差。

5． 6．

八、工作程序:

Operation Procedures:

1．

检查当日食品采购品种有否短缺现象。

2．

审阅库存日报表和市场价格调查表，掌握实际进货数，控制物品价格及质量。

解决晨会所反映的采购供应问题。

每周定期召开部门会议，传达贯彻酒店的工作指令，检查上周部门工作计划执行情况，部署本周工作任务。

根据使用部门年度请购计划和客源预测，于每年10月份制定下年度采购计划。

按仓库存量、采购时间和消耗制定合理的库存数，协同控制进货批量和次数，节约采购和储存费用。

按部门岗位职责及店规、店纪，检查考核本部门各级员工的工作。 根据市场调查的信息和收集的资料，调整和完善采购供应计划。 总结上一年度工作，拟定下一年度工作计划。

3． 4．

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6．

7． 8． 9．

采购部督导岗位职责

PURCHASING CAPTAIN JOB RESPONSIBILITIES

一、岗位名称：

Job Name:

采购部督导

Purchasing Captain 督导

Captain

二、岗位级别：

Job Title：

三、直接上司：

采购部经理

Immediate Superior: Purchasing Manager Immediate Subordinate: Purchasier

四、下属对象： 采购员 五、岗位概要：

Job Description:

在采购部经理的指导下具体组织安排酒店的采购工作。

六、主要职责:

Primary Responsibilities:

1． 组织安排、督促检查采购员的日常工作及执行酒店规章制度的情况，并

对其工作定期作出评定。

2．

与各部门密切配合，组织安排用品申购的报价、择商、订货，经常听取意见，改进工作。

3． 4．

配合收货部对一般用品严格把关，对不符合要求的货物负责交涉退换。 负责对食品、饮料的商标、包装、各种许可证、标签标准化、卫生保鲜要求等进行检查，保证食品卫生，防止假冒伪劣商品流入酒店。 做好货品采购工作的资料管理和统计工作。 安排日常采购用车及其他用车计划，并监督执行。 完成经理交办的其他工作。

5． 6． 7．

七、任职条件:

Qualifications:

1． 热爱本职工作，工作责任心强，廉洁奉公，不谋私利，坚持原则。

2．

具有一般的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识，掌握与经营有关的商品知识，知晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。

3．

有一定的管理能力，能对酒店的采购供应工作提出合理化建议，能协调与各业务部门的工作关系，工作安排井井有条。

从事酒店采购工作三年以上，有较丰富的酒店采购经验。 大专以上学历，掌握一门外语，有较好语言表达能力。 身体健康，能经常出差。

4． 5． 6．

采购员岗位职责

PURCHASIER JOB RESPONSIBILITIES

一、岗位名称：

Job Name：

采购员 Purchasier 员工 Staff

二、岗位级别：

Job Title：

三、直接上司：

采购部督导

Immediate Superior: Purchasing Captain Immediate Subordinate:

四、下属对象： 五、岗位概要：Job Description:

在采购部经理的领导下，负责酒店物资的采购供应工作，保证酒店经营活动所需的物资。

六、主要职责:Primary Responsibilities:

1．

熟悉并掌握使用部门物资的品名、规格标准，并使之书面化。

2．

了解市场上各种货物的供应情况，价格涨落幅度，对新品种提出建议，并提交书面报告。

办理进口物资许可证的申请手续，与委托进口的公司及时联系，参与签订有关合同，并协助办理有关手续。 按有关规定纳税、缴费。 办理报关、报检、报验手续。 办理付款、索赔、理赔手续。

所有品种均应选择三家以上供应商进行报价（特殊情况除外），并按规定收取报价单。

了解掌握所能确定供货的供应商的基本情况，为最后确定供应商提供参考意见。

参加定价小组召开的定价会议，明确会议决定的价格、供应商。 按采购单通知要求，及时完成采购任务。

为便于工作顺利开展，积极参与有关协调工作，遇到疑难问题及时处理并向使用部门经理汇报。

把好质量关，对不符合要求的货品要坚持予以回绝，并按有关规定对供应商处理。

按规定向供应商索取有关明细整理存档备查。 定期将工作分析报告交采购部经理。 完成采购部经理交办的其他工作。 热爱本职工作、廉洁奉公、工作责任心强。

掌握分管采购范围内物资的商品知识，知晓经济合同法及海关、商检的有关规定。

能按照质量规格标准书采购到符合要求的货品，对所管物资的质量具有较强的鉴别能力。

高中以上学历或同等文化程度，从事采购工作三年以上，最好具有酒店采购经验。 身体健康、精力充沛。

3．

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8．

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七、任职条件:Qualifications:

1． 2．

3．

4． 5．

八、工作程序:Operation Procedures:

1．

按采购申请单和使用部门的要求多方询价选样，填写价格、质量及供应商的调查表。

向上司汇报询价情况，呈报调查表，由经理审核，确定最佳采购方案。 根据经理确定的采购方案，着手采购工作。 按以下程序完成现货采购和期货采购的工作： Ａ. 现货采购：

a) 可从市场直接采购的日常用品，必须在1-7天内购进。 b) 批量小，批量金额在100元以下物品可从市场直接采购。 c) 核定供应商的供货质量，价格，并通知供应商送货上门或自取。 Ｂ. 期货采购：

a) 进口物资的采购任务必须在3-6个月内完成，订制产品的采购任务必须在1-3个月内完成。

b) 对供应商的供应能力、货物质量、价格进行调查。 c) 分析比较调查情况，决定购货渠道，并报分部经理审查。 d) 请分部经理参与数量、金额较大货品的洽谈工作。

e) 在合同上注明采购申请单编号，并经经理认可后，按规定报批。 f) 将合同的正本交副财务总监存档，将副本交供应商、酒店相关部门。 g) 督促供应商按期、按质、按量交货。

货品到货后，根据合约或样品的要求进行初步验收。

采购员验收合格后，再请收货部验收。如果出现问题，采购员必须查清原因，并立即向分部经理汇报。 在收货部验收合格后，将发票交收货部。

根据收货部提供的当日应到而未到货品清单，采购员必须立即与供应商联系，

同时向经理汇报。

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5． 6．

7． 8．

9． 10．

将到货的品种数量和付款情况报经理，同时注销采购申请单或合同。 将货物收货记录（采购部联）、采购申请单或采购合同一并交采购部秘书校核。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

目的OBJECTIVE ：

酒店各部门需购的各种用品、食品、酒水、工种维修材料由采购部负责统一

认，后果自负。

执行程序PROCEDURES ：

酒店采购分为两类：A. 每日厨房市场采购；B. 部门（包括仓库）物品采购；其采购程序如下： A ：每日厨房市场采购

一． 各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量，填写每天

厨房市场购货单（DAILY MARKET LIST），经总厨签批后，于每日下午四时之前交给采购部。

二． 采购部根据“每天厨房市场购货单”（DM ）之内容，联系货源指定酒店认可

的供应商，确定价格，将供应商名称、单价、到货时间填入此表。 三． 将每天厨房市场购货单交采购部经理核准签字。 B ：部门（包括仓库）物品采购 一． 申请

部门需购的物品必须先填写：“申请定货单”(PURCHASE

REQUISITION) ，“申请定货单”一定要有部门经理的签名，同时提供上次采购的价格和供应商，以便参考。

二． 审批

1、 填好的申请定货单需先交仓库核签，仓库人员检查仓库有无该种物品或有无

可替代品。

2、 申请定货单经仓库核签后，交采购部负责联络货源订购。报价要货比三家，

经采购部经理签名后送财务部。

安排订购。其他部门不得私自联络供应商进行订购，否则其一切活动酒店不予承

FINANCE POLICY & PROCEDURES

3、 申请定货单经采购部经理核选出价平质优的一家供货，签署后交财务总监审

批。

4、 财务总监核查申请定货单是否履行上述程序，根据计划审批，然后将项目报

总经理批准。 三． 订货

1、 经批准的申请单一式三联，分别送给采购部、收货部、申请部门各一联。 2、 采购部根据申请定货单的要求，签订订货单或合同，安排有关采购事宜，了

解进货时间，以便提前知会收货部安排人手收货，仓库安排仓位。 3、 订货合同要有财务总监、总经理的核准。经核准后的订货合同要送会计部一份

备案。

4、 如采购部门订不到申请定货单上的物品，要及时通知请购部门，若有此种物

品的替代品，要事先征得请购部门的同意方可订购。

5、 所采购的货品，尽量使用支票以月结方式结算。严格限制现金采购，现金采

购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。

6、 从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。经办人要在其背面签

名，填写申请订货单号码、支票号码。

7、 采购部要将所有的申请定货单分部门按已完成、未完成，进行分类存档。做

好记录并密切与申请部门保持联络。

8、 采购部要定期与各供应商开会，每次的供应商报价要按时落实，由采购部与

成本部、餐饮部进行市场调查后定价，并交成本部审核再报财务总监批准，同时将定

价表交有关部门备存。

9、 如遇应急采购的零星物品需经财务总监批准，但事后二十四小时内应按上述

采购程序补办手续。若不能在有限期内补办齐手续，部门经理要承担由此造成的一切经济责任。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

1、 直拨厨房的鲜活食品，由厨房每天下午按核定时间，填写好订单送采购组，

有特殊要求的需在订单上注明。

2、 仓库补充物品，应按核定的最低、最高库存量及采购周期，由仓库人员填写申

请计划。

3、 各部门采购物资必须查明仓库的储存量，然后写采购申请单。

4、 专用物品如需加工订做的应由使用部门提前三个月提交申请，并加注详细说

明和加工要求。

5、 固定资产的采购，必须在预算的要求范围内，填写好申请单，呈交采购组。 6、 进口物资的采购，必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。 7、 工程改造项目和计划内的大修理或应急处理，应由使用部门或工程部申报，

报总经理批准。

8、 应急采购，休息日或非常情况下的小型采购项目，申购部门提交书面申请，

经总经理或授权人批准后，可先采购后补办手续。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

1、 采购经理按照采购申请单的要求、编号、登记分派给具体经办的采购员。 2、 采购员收到申购单后，在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报

价单。

3、 采购经理根据采购员提供的供应商资料，确定最低价格的供应商。 4、 鲜活食品每十天进行一次定价，干货、调料、家禽、蔬菜、粮油等每月进行

一次定价。每个供应商应先报价，采购、成本控制派人对市场调查，提供书面价格资料，最后由财务、餐饮、采购共同确认价格。

5、 对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试验报告，经总经理授

权确认后，方可洽谈。

6、 工程改造、装修经审批后，由专人负责选择推荐施工单位提供两家以上报价，

经批准后方可进行。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

1、 使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后，报采购组。

2、 采购组接到各类申请单，在完成报价后，经采购经理审批签字再报财务部。 3、 财务总监接到申请后审查价格，并根据库存、预算等情况签批。 4、 财务总监审批后，报总经理审批，然后再到采购部进行采购。

5、 酒店对外签定的各类合同，应逐层审批，并将推荐的供应商的书面报价单以

及合同文本附后。

6、 紧急采购的物品，使用部门必须书面报告，经总经理批准后，方可先购买，

后补办有关手续。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

1、 市内采购物品在规定结算金额以上的领取转帐支票，规定结算金额以下的领取现

金。

2、 采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单，连同领用支票的存根到财务部报帐。

3、 采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”，经采购部经理、

财务总监批准后方可领用。

4、 外埠采购的结算，由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款

手续。

5、 按合同规定付款须填写订货合同用款申请表，填列标的、合同总价、需要付款的

数额，并将合同及“采购单”附后。

6、 一切物品的结算必须通过采购统一结算，财务部根据资金状况，安排付款。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURES

1、 做好出外提货的准备工作，听候经理安排当天的工作任务。 2、 负责去外面的仓库及车站码头办理提货和物资在途的押运工作。

3、 及时到车站、码头等地办妥提货手续，按提货单的名称、件数、包装数量、

验收时如发现来货有差错时，应做好现场记录，及时向运输部门询问情况，并做好详细记录，回来向有关人员详细汇报。

4、 在提货时，指挥搬运人员文明装卸，并做好各方面的记录工作。

5、 督促并指挥搬运人员对物资轻拿、轻放、监卸，确保物资不在运输中丢失。

合理堆放，节约仓位。

6、 领取各种提货通知单、预先做好提货前单据印章准备，提回物资领用部门办

好一切交接手续。

财务制度与程序

FINANCE POLICY & PROCEDURE

1、 根据采购员填制的入库单数量和其他有关凭证，核对入库物品的数量。 2、 检查物品是否包装完整， 怕冻物品有无防冻材料，易碎物品是否破碎，易耗

物品有无防虫药物。

3、 检验物品有无外观缺陷和异状。如生霉、起锈、氧化、老化、脱漆、受潮、

虫蛀、溶化、挥发、渗漏、变形、油污、混浊、发脆、破损等同时要检验商品的规格，使用效能，含水率等。

4、 酒水和饮料，对酒瓶要抽样检查，瓶盖封口是否完好，瓶上的商标是否完整

清洁，酒瓶摇动后气泡大小是否一致。罐装的软饮料要查看有无凹凸、冒漏情况。

5、 冷冻肉类，有完整的包装，包装箱上有国家或厂家检验过的标志并且有数量、

名称、供应厂商名称。

6、 水产类必须具备应有的新鲜度，手指触摸富有弹性。 7、 南北干货，必须具有原有食品的特殊气味，没有霉点。

8、 罐头食品必须注意食品的生产期或失效期，生产期要越近越好外形要完整，

不凹凸。

9、 蔬菜必须注意其新鲜程序，干净、无虫害过。萝卜、土豆不可软绵绵的或发

过牙的。

10、 水果必须注意其新鲜程度、无虫害过。

11、 在检验中发现物品的数量、质量、包装不符合规定时，应作出详细记录。 12、 填制鲜活食品验收单，由厨师、 验货人、送货人核对签字后，送会计部报帐。