公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范
一、 邮件文本及格式规范:
1、邮件内容:
一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期,有明显称呼、签名、日期的邮件,能使查阅者一目了然。
2 邮件字体:
(1)全文统一;
(2) 字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字;
(3) 字体为正体;
(4)字体颜色为黑色,个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。
3 邮件附件:如邮件中含有附件及附件数量,应在邮件内容中说明。
4 邮件格式:使用公司统一的Logo及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸。 5 个人签名:
(1)个人签名档需包括内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、
e-mail 等;
(2)如有工作需要,需和外部联系,还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司
网站及个人手机号码,skype号等。
二、 邮件语言文字规范:
1 语言表述清楚、简练 不能有岐义。
2 规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语。
3 段落分明、清晰。
4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。
三、 邮件发送规范:
1 邮件主题:
邮件必须写明主题。
2 邮件发送:
(1) 邮件内容需注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发
给无关人员;
(2) 涉及企业内部操作的信息,不要发送邮件;
(3) 敏感信息,需要用隐晦的表达方式;
(4) 决定性、关键性内容要点应在正文中描述,附件只作为详细分解说明;
(5) 明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的
当事人,涉及请示、问询等内容的,或需要指示、告知时,当事人一般需要回复,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员;
(6) 慎重考虑邮件发送人员,重要和必须了解的信息,抄送上级领导或横向部门
领导;
(7) 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容;
(8) 连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误;
(9) 接受抄送邮件人员,一般不需要回复;
(10)邮件发送前,检查一遍,确认无误及已添加需要发送的附件后再发送。 3 邮件群发:
(1) 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;
(2)回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。
4 邮件优先级
(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;
(2) 不要频繁使用邮件高优先级。
四、 其他注意事项:
1 不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。
2 工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3 邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。
4 重要紧急事项,发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。
5 邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。
6 无保留价值的邮件阅后及时删除,避免占用空间。
7 需要归档的邮件及时归档留存。
8 对不熟悉来源的邮件,需确认无危害后才打开,避免病毒侵入。