备用金管理规定2.0
备用金管理规定
一、目的：为规范公司备用金管理，专款专用，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。
二、适用范围：快乐蜂食品（安徽）有限公司所属各部门。
三、定义：备用金是指公司员工借支的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。包括时间较长用途固定的定额备用金，以及临时需要暂时借支的临时备用金。本规定仅指定额备用金，临时性备用金适用《费用报销及借款管理制度》。
四、备用金管理的原则：
1、额度合理原则：申请备用金必须提供相关说明，各审批人按使用频率、报销周期等因素合理确定备用金额度，防止无谓的资金占用。
2、专款专用原则：借取的备用金必须专款专用，不得挪作他用。
A、财务备用金使用范围：除采购部、行政部外其他部门日常临时借支，如差旅费借支、工伤借支、工厂设备设施维修借支、外联招待、物流装卸费、招聘培训费用等；
B、采购部备用金使用范围：零星采购，包括原辅料的采购、设备工具的采购、办公用品的采购、紧急采购等；
C、行政部备用金使用范围：行政类费用的垫支，如宿舍水电费、物业费、公司通讯费、车辆修理费、代购车票费等。
3、时效性管理原则：定额备用金的时效为一年。每年末必须办理归还手续，若仍有需求则重新办理借用手续，并重新审定备用金额度。期间每季度由财务盘点一次，借款人工作变动或离职需办理归还手续。
4、权责对等，责任连带原则：部门负责人为其部门借用备用金员工的第一管理人，第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。
五、申请流程：
注：定额备用金无论金额大小，一律由总裁最终批准，若金额在25000元以上，还需经过JFC
财务总监审批。
六、备用金管理要求：
1、根据工作需要，原则上只有财务部出纳、公司采购人员、行政部有需求的人员可以借用定额备用金，其他部门工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金的，按上述流程办理申请手续。
2、公司出纳定备用金最高标准为10000元，采购人员定额备用金最高标准为8000元，行政备用金最高标准为5000元。因工作需要确需增加定额备用金标准的，按上述流程办理申请手续。
3、备用金实行前款不清，后款不借的管理办法,已经申请备用金的人员财务部不再另外给予办理借款手续。特殊情况确需新增借款的，需由财务部进行盘点核实后，办理增加备用金手续或者临时借款手续。
4、财务部门登记备用金台账，并于每季末对台账进行核对盘点，并由备用金保管人签字确认，财务部门每年末督促保管人及时还款，针对未按时还款的人员，财务部门有权通知人事部从其工资中扣除。
5、借用备用金员工在工作变动或离职时,需办理备用金归还手续，人力资源部门须待财务部在交接表单上签署意见后方可办理员工变动或离职。
七、本规定自2012年4月1日起执行。
快乐蜂食品（安徽）有限公司
2012.3.12