辅导员提高工作效率的十个建议

　　一个高效、有成就的辅导员和一个做事总不见效率、没有效果的辅导员是截然不同的，一个在享受成长，另一个则每天忙忙碌碌，却不知道自己在忙什么。造成这样的结果，归根结底还在于经验的积累。可是，有的人积累了数年的经验，有的人则一个经验用数年，最终没什么进步。我们怎样积累经验值，实现效率的提升并最终做出令人侧目的成就呢？笔者给出10个建议供大家参考。 　　一、研判每件事的重要性 　　看似老生常谈，恰是问题所在。因为各种原因，高校有关教育和管理措施的最终实施者都是辅导员。加之中国式的政绩观，自上而下有多种多样的活动，让当前的辅导员工作的任务量和复杂程度无以复加。中国的辅导员可能已经成为目前世界上工作类型最丰富的职业。在一天的工作中，一个辅导员很可能在各种角色间进行频繁切换：教师、心理咨询师、职业指导师、健康达人、活动策划、创意执行、文艺骨干、体育健将……在高校，凡是和学生有关的工作，想到的和想不到的，都成为或将成为辅导员的工作。多样的工作种类印证了辅导员工作之多，数不清的工作让很多人疲于应付，无所适从…… 　　重要的事情没做，不重要的事情做了一大堆，等出现问题的时候，觉得自己很冤枉：我真的一直特别特别忙，工作都是你们安排的，现在出了事来找我，让我怎么办？ 　　的确，工作很忙，但重点是什么，所谓的表面性的“忙”并非理由。我们需要知道自己是谁，自己在做什么。工作种类再多，也离不开“学生”两个字。谁忘了这两个字，谁的工作终究是瞎忙！ 　　在实际工作中，研判每件事的重要程度是有规律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、学风、人际……每个人可以有自己的排序，但哪个重要，哪个不重要，一定要清清楚楚地知道，一定要清清楚楚地体现在实际工作中。 　　二、占领第二象限 　　专业的辅导员一定接受过职业生涯规划的相关培训和训练，都应该了解史蒂芬·柯维的四象限法。把“重要”和“紧急”两个因素进行有机排列，第一象限的事物为“重要”且“紧急”，必须马上去做；第二象限为“重要”但不“紧急”，很多人不着急就不做；第三象限为不“重要”却“紧急”，很多人做得热火朝天；第四象限为不“紧急”不“重要”，一些逻辑不好的人却在这样的事情上浪费时间。 　　一个普通的心理问题发展成心理疾病并不需要多久，一个因爱生恨的情种走上高楼自杀只需要一个念头——很多人认为这是纯粹的不可预料的事件，在我看来不然。因为忙于处理第二象限以外的事情，总无意间忽略掉那些“重要”却不“紧急”的事件，由“重要”不“紧急”转化成“重要”且“紧急”就成为必然。忽略了学生，忽略了和学生有关的那些事，到头来出现问题的也是学生。 　　道理谁都懂，可在第二象限面前，人们仍会选择性失明。“领导要一个材料”“下午有个会议要参加”“要检查工作记录了”“这个活动我必须办好”等理由，意思都是说这些事很紧急很重要，我没有别的选择，于是就自然成为忽略真正重要事情的理由。 　　不把这个逻辑真正理顺，所有工作永远是混乱的、虚无缥缈的、令人担忧的。当前的事没真正处理好，重要的事又没得到应有的重视，结果只能是工作效率低下，躲不开麻烦！ 　　三、甩掉身上的“猴子” 　　所谓“猴子”，就是对工作的拟物化比喻：工作是一只“猴子”，活蹦乱跳，一旦爬到身上就不下来——除非，把“猴子”甩给别人！怎么甩？ 　　学生会的一个学生干部来找你：我想办个环保活动，不过不知道怎么办？领导找你：你带学生开展社会活动实践没问题吧？同事找你：诉说了半天自己遭受的不公平待遇，问你怎么办？跨部门的同事说：学生们反应XX教师教得不好，该怎么处理这件事？团委书记说：你做个策划好吗？老婆打电话过来：你明天去买家电行吗？学生找你：想和你聊聊…… 　　“猴子”来了，好多“猴子”！ 　　对学生干部：你去找一下XXX，他以前办过大型活动，向他请教一下，形成完整的方案后过来找我，到时候我帮你改。对领导：社会实践我能带，不过请先告诉我，我手头数学建模竞赛的任务是不是可以给别人？对同事：对不起，中午吃饭时说这事行吗，其实我也没什么办法。对跨部门同事：就听你的安排吧，我没意见。对团委书记：策划没问题，不过我需要把手头助学金的事处理一下，另外请你先把相关资料收齐给我好吗？对老婆：没问题，你先选定哪一款，明天我跟你去。对学生：好，咱们聊聊！ 　　原来光是这么说说，就已经感到一身轻松！原来我的工作，还可以这么安排！ 　　这里需要说明两件事：一是同事找你诉说自己遭受不公平待遇，能拖就拖，或者直接拒绝，否则本来那一肚子气的“猴子”在同事身上，说完后他一身轻松，“猴子”跑到了你身上——还不如不听。二是学生想和你聊聊，要一口答应。因为学生的事一定是最重要的，而一个学生鼓起勇气来找你，一定有他不得不找的理由。放弃这样一个机会，可能会把“重要”不“紧急”的事转化成“紧急”的事，到时候后悔也来不及了。 　　甩掉“猴子”并非找借口不干工作，正好相反，这是分辨分内事和分外事，分辨自己事和别人事，分辨“紧急”和不“紧急”的方法。养“猴子”的人永远做不了真正重要的事，想做真正重要的事，就要先甩掉“猴子”，一身轻松！ 　　四、找助手，越多越好 　　其实所有的管理最终只有三个要素，即人、财、物。其中，人是核心因素，某从种意义上讲，有人，就有一切。 　　那我们就找很多的人当我们的助手吧。如果所有的学生都是我们的助手，那该多好！ 　　这并不是不可能。在实践中，我能让其他学生助理成为我的助手，然后是学生会干部、班干部，再然后，很多很多学生都是我的助手，甚至全部——我们需要做的就是，激发学生自我管理的潜力，让他们逐步实现自我管理。从少数人一直到多数人，从力所能及到做一切事，那时，学生就长大了。 　　这不是理念，而是可以实现的目标。不过，要实现这样的目标，当然要遵循客观规律，一批一批地发展，不宜操之过急。他们能做的事情，也要一点一点耐心地教，只要入门，后面的一切都好办。 　　可能在某些人那里会有这样的担心：让学生干活是否合理？其实完全不必担心，只要掌握让学生协助的工作不是个人的私事，不是必须保密的事，不会影响学生的学习生活，而且能保证工作质量，协助我们做一些工作本身对学生来说就是一种非常好的社会实践。 　　五、纠正“忙碌就是努力”的观念 　　这绝不是一两个人的看法，而是所有人的内心期望。 　　事实上这根本就是两码事。我们的时代总在宣扬刻苦努力这些概念，而与之匹配的画面就是加班、奉献等。其实这是一种误导。因为忙碌有时候只代表效率低下，同时成为不积极提高效率的理由！ 　　一句话，别再把忙碌当成一件好事了，那真的有点不专业。正确的方法应该是：提高效率，拒绝忙碌！ 　　六、寻找“时间黑洞” 　　我可以肯定地说，一个未受过专业时间管理训练的辅导员，至少有50%的时间白白浪费了。换句话说，他的时间被“时间黑洞”吞噬了。 　　不可能？有点危言耸听？ 　　其实，如果是一个一般职业人，其被“时间黑洞”吞噬的时间甚至高达70%。我以下描述的现象，请自己对号入座： 　　开门，打开电脑，扫地打水。哦，拖布坏了，到旁边屋里去借，顺便和一个老师聊小孩的事聊了5分钟；电脑运行不正常？那必须修啊，花了10分钟找人搞定电脑，终于能上网了；看学校网页新闻，呀，弹出来个广告，正是我喜欢的那件衣服子，看一下吧，一看不可收拾，20分钟过去了，不仅衣服团购，还有自己喜欢的化妆品也打折了！呀，不行，事还没办呢，赶快干正事；什么？10分钟后开会，就10分钟了，还能做什么？不如泡杯茶等着。开会了，先讨论一会，昨天的学生比赛表现特棒…… 　　“时间黑洞”是一个血淋淋的事实，它在无声却又无情地吞噬你的时间和生命。面对“时间黑洞”，我们应该说：不！而一旦战胜“时间黑洞”，随之而来的就是2倍甚至3倍的时间。 　　七、指令越详细越好 　　我在微博里曾记录了这样的一个感悟：“指令精确到只要执行就一定正确，这才叫好指令。让人猜测的，让人感觉模糊的，让人产生歧义的，都算不上好。有些人愿意搞模棱两可的指令让别人猜，一方面是人品有问题，另一方面是不够专业。” 　　这既是对上，也是对下。 　　对上级，如果指令不清楚，就需要立刻搞清楚究竟他想要什么。比如，领导交代要举办一个欢送毕业生的晚会，那立刻就对指令进行细化：时间、地点、出席人员、规模、时长、资金、资源……上级有可能被问烦——烦就烦吧，还要继续问，直到把这个问题搞清楚为止。否则，不事先问，等事后问领导会更烦，或者南辕北辙，从一出发就错了！对下属，尤其很多时候我们面对的那些学生，他们的认识和阅历都比较浅显，一个不明确的指令可能会导致意想不到的后果。其实，这还有一层道理：每个优秀指令的诞生都是蕴含着思考的，相当于把工作做到了前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功”的，只能等出现问题进行补救，后面的工作无穷无尽。两下对比，孰是孰非，立等可见。 　　八、技术改变生活之一：微信 　　微信（以及微信类OTT软件）和辅导员，天生一对。没有任何一种技术能比微信带给辅导员更有效的沟通方式！传达消息、群发消息、语音留言、查询位置、实景传递、公共平台等，只有你想不到的，没有微信做不到的。 　　还在守着电话短信？该升级了！从效率角度讲，微信秒杀一切！ 　　九、技术改变生活之二：日程软件 　　好记性不如烂笔头。当代的烂笔头，就是日程软件。 　　随时将工作任务输入日程软件，本身就是对事件的判断和梳理，有利于分清事件的轻重缓急；同时，由日程软件管理，可彻底杜绝忘记或记错这类低级错误。 　　我推荐的日程管理软件就是QQ日程，在QQ邮箱的左下角有“日历”按钮，点进去加入自己的日程即可。不过这不是全部。按照“帮助”的提示，设置智能手机接收QQ邮件和日程，OK，大功告成。只要你在QQ日程的电脑端更新日程，你的手机立刻能同步显示。 　　十、技术改变生活之三：智能手机 　　智能手机时代是如此伟大的时代，一机在手，办公不愁！对于智能手机来说，一个功能其实就是一个APP，而善用手机几乎可以代替之前办公室要花费数万元购置的各类数码办公设备。以笔者为例，笔者的打印机不带复印功能，笔者就用一款叫“mdScan”的扫描仪APP，将文字拍照，然后系统自动进行色彩处理，将文字加黑，将背景调白，发送到打印机，一个漂亮的复印件就出来了。 　　提升工作效率永无止境，效率转化为成果又是一件必然之事。衷心祝愿每位辅导员都尽快找到自己的有效工作方法，提高效率，做出成就，成为职场达人！