办公室行政事务工作
办公室行政事务工作
一、 文件收文、发文的管理
1、 收文（1）建立收文登记薄。填写顺序号、收文日期，
来文单位、文号、文件名称、份数、内容摘要等事项；（2）上级或其它单位文件、内部资料等都应登记。其次，一些带广告性质的信函以及不具文件性质的电报、报刊可不必记录；（3）急件随到随登，并即使分送各部门，不得延误。
2、 发文（1）在领导对文件草拟后，由行政人资部对文
件进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿；（2）文稿通过检稿并证明无误后，送往主管领导人审批签发；（3）经签发的文稿应在发文登记薄上登记，填写编号、成文日期、送发范围、文件名称、文号、份数、附件、签发人等事项；（4）经登记后的文稿方可正式发文；（5）文件收领部门必须在发文登记单上签字，发文登记单随留底文件一同保存，以备核查。
二、 文件归档、借阅管理
1、 文件归档范围（1）集团分公司成立的有关资料：包
括可行性研究报告、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、集团分公司领导班子
个人情况等；（2）政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料；（3）集团的规章制度、发文、纪要、通知等；（4）集团公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书（正本）。
2、 借阅管理（1）集团内部人员借阅各类文件必须在行
政人资部登记，由人资部主管签字方可借阅。（2）外单位人员借阅文件时，须写明文件号、借阅人姓名、电话、职务、借阅时间、借阅目的等，经总经理或各部门主管审批后在行政人资部办理借阅手续。
三、 董事会会议组织、记录会议管理工作
1、 召开董事会会议，应当于会议召开前通知全体董事，
并告知时间、地点、事由和议题等内容。
2、 董事会会议应由行政人资部做好详细记录，经董事
过目审查后，方可下发各分公司。
3、 董事会会议应由董事本人出席，如有特殊情况，可
委任它人进行组织。
四、 办公用品的采购、发放
1、采购方面
（1）部门所需的办公用品按计划由行政人资部进行统一购置，各部门按实际需要领用。（2）购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政人资部主管审批。购置
大宗办公用品，必须填写申购单，由各部门主管签字，报总经理批准后购置。
2、发放方面
（1）行政人资部派专人负责对办公用品进行记录，领用时实行登记制度。
（2）所有员工要本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，爱惜办公用品。
五、 公司公车使用
1、 各公司车辆由行政人资部负责管理和调配，并首先
保证领导使用。
2、 各公司用车时，应由当事人在《车辆使用登记薄》
上说明去向、用途，提前通知行政人资部，部门主管视业务的轻重缓急和出车地点合理调配。
3、 公务用车情况下损失金额在5000元以下的责任事
故，保险公司赔付后的不足部分由责任人自行承担。
4、 公务用车情况下损失在5000元以上的责任事故，
保险公司赔付后的不足部分40%由责任人承担；60%由集团总公司承担。
5、 驾驶者因违章被处罚公司不予以报销。
6、 未经批准自行出车、执行公务擅办私事时发生行车
事故的，不仅要自负全部经济责任，集团总公司
还要处以500-2000元的罚款。
六、 各种费用的控制交纳
1、 费用报销须按时间顺序和类别分别填列，不得混合
报销。
2、 报销实行实名制，谁经办，谁报销，不得代为报销，
驾驶员可以代领导填报单据。
3、 各科室负责人须严格把关本部门费用，负责本部门
人员费用报销的实质性、合理性，经审查无异议后方可签字。
4、 出纳人员对费用报销单据进行最后的审核；重点看
报销单是否有涂改、费用的计算是否正确等，经审核无误后，方可付款。
七、 办公设备、公共设施的日常管理和维护
1、 公司电话属商业用途，严禁拨打私人电话、长途电
话及交友、聊天等。
2、 公司每台电脑须规定专人使用，未经责任人许可，
任何人不得随意使用。
3、 未经审批，严禁任何人拷贝公司电脑资料、软件
或将公司软件带出公司。违者一经查出，按照盗窃商业秘密送有关机构处理。
4、 电脑出现故障时，操作员不得擅自处理，必须报告
行政部计算机维护人员诊断排除。
5、 各部门空调、灯具等设施应本着节约能源的原则控
制使用，离开办公室应关闭相关设施，严禁房间无人状况下开启空调、灯具。
6、 公司办公桌、椅、台等实行定置、定员管理，所配
属人员负责办公桌、椅、台的清洁并应爱惜使用，人为原因造成损坏应照价赔偿。
八、 固定资产管理
1、 办公室负责日常管理工作及配发使用，杜绝浪费。
2、 库存固定资产未经管理人员同意，任何人不准领用
或调换。不经批准，任何个人不得以任何理由占用固定资产。如需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。
3、 固定资产使用过程中，要建立领用交还制度，并督
促使用人爱护所有资产。
4、固定资产管理科室应每年对各科室的固定资产进行一次全面清查盘点。