档案编纂信息主流载体的转变

第二节 档案编纂信息主流载体的转变

网络技术、计算机技术、现代通讯技术等现代高新技术的快速发展，将人类社会带进一个前所未有的数字化世界。在数字环境下的档案文献编纂工作必须朝着数字化方向发展，其编纂信息的主流载体也应该脱离手工操作，寻求适合数字化发展的载体技术，这样才能更好地赋予档案文献以新的形式、新的价值，使之在弘扬民族文化、建设新文化方面发挥应有的作用。

一．档案专题数据库——数字化的档案汇编

1.基本概念

档案数据库：档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容，它是经过整理组织以机读形式出现的档案信息集合。

档案专题数据库：它以各种档案数据库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，从这些档案数据库中提取与某一专题相关的内容，形成一个内容丰富、格式多样、系统完整的档案数据集合。通过网络、多媒体信息等形式向某一类特定的用户提供利用，具有较强的针对性、实用性。

计算机专题数据库：是指利用计算机数据库程序编制的专题性档案编研成果，具有便于检索、统计、汇总、分析和利用等许多优点，它突破了传统纸质档案编研成果的有形、单一形式，具有自身独特的无纸形式和强大的信息加工处理能力。

2.档案专题数据库的特点

2.1 专题性。 档案专题数据库注重将馆藏中与专题相关的档案信息提取并揭示出来，并为了说明问题，通常需要对档案馆藏数据库中的相关数据信息进行整合。

强调的是“精”和“准”，有利于揭示纷繁复杂的馆(室)藏内容，也有利于利用者系统、完整地了解和利用某方面的档案信息。

2.2 多元性。 档案专题数据库是跨全宗、多类别的档案数据链接的组合。它包括目录数据、图像数据、视音频数据等不同的数据形式，有着丰富多彩的数字复合视听效果。

根据专题内容的特点，可以分为纵向多元性和横向多元性。

在信息来源上，档案专题数据库不仅局限于馆(室)藏档案。还可以补充采集、链接相关的数字化材料。档案专题数据库能够更为全面、直观地向利用者揭示编纂主题相关的内容。

2.3 系统性。 一方面档案专题数据库全面涵盖专题相关的档案信息资源，通过多角度、多层次的链接现有基础数据库中相关档案材料，各种杂乱的、单一相关档案材料全都有效聚合在一起。

另一方面档案专题数据库不是对材料的简单收集归纳，而必须根据专题定位和子专题的内容进行科学划分和组织存储，充分挖掘相关档案材料之间的有机联系，系统反映和揭示数据库所蕴藏和表达的专题内容。

3.档案专题数据库功能设置的重点

3.1 数据采集功能强大。

档案专题数据库是对多种门类不同载体的档案数据进行管理，在各种通用档案管理软件中都有这些档案的机读目录和电子全文信息，在专题数据库的数据采集过程中应该充分利用这些已有的信息化成果，直接从原有的数据进行转换，可以起至事半功倍的效果。

3.2 数据库设计合理。

建立数据库时，可以把所有类型的档案视为一个整体，建立一个包含所有元数据元素的总库。考虑到数据库设计的复杂性和维护方便，也可以按照不同的门类不同的载体分别建立相应的子库，不同的子库包含不同类型档案的元数据，实现各子库的跨库检索。

3.3 检索方式灵活实用。

检索方式的设置首先要多样化，可以设置关键字和组合式检索，按照全部字段的条件匹配和多个字段逻辑组合进行检索，实现对所有目标数据库的一站式联合检索，并对检索结果进行优化与整合，向用户提供界面友好、链接快速、服务自选的“一站式服务”，从而实现信息服务的“新、快、准、全”和“特、专、全、精”，以满足用户的深层次的信息需求。

3.4 利用方式多样方便。

充分利用各种信息化技术，做到在线和离线并行、被动与主动共存的利用服务。在网络检索的基础上，通过提取特定数据刻录成光盘然后进行离线利用服务；根据用户需求，贴合工作热点，对专题数据库数据进一步提炼，采用推送的方式主动为用户提供有参考价值的编研成果，充分发挥档案管理部门的服务效能，体现档案管理部门的价值。

4.档案专题数据库的基本工作流程

4.1 确定专题。 专题的选取要有针对性和有预见性，围绕大家所关心、所好奇的东西去确定选题。

专题项目建设人员应根据现有档案资源情况，经充分论证研究，拟制出专题大纲，制定初步的专题方案，大致确定专题的内容架构，并在此基础上开始组织素材、聚集档案。

4.2 调查资源。 档案专题数据库信息资源建设应从馆藏档案资源数字化、档案基础数据库数据采集与重组、网络虚拟资源挖掘与整合三个方面人手。

4.3 搜集材料。 在深入开展资源调查的基础上，根据调查结果抓好专题材料的搜集工作。材料的完整性，关系到整个专题数据库的建设质量，搜集工作必须做深、做细。

4.4 搭建平台。 建设档案专题数据库，必须选择一个合适的管理系统作为建设平台，平台要解决技术环境的匹配、功能模块的实现、技术标准的规范等问题。尽量选择合适的、成熟的、可扩展的、符合国际和国家有关标准的数据库技术，去构建满足专题建设需要和目标用户需求的数据库功能模块。

4.5 采集数据。 数据采集按专题进行，项目人员根据分配的专题任务可各自单独采集，到最后阶段再进行数据汇总。分为目录数据采集和全文数据采集。

4.6 存储链接。 数据采集后，要通过专题数据库管理系统将其按专题模块存储到相

应的位置，这涉及到元数据的分类与标引。通过数据库技术，对采集到的数据进行内容标引，包括分析内容、给出主题分类、对内容全文进行相关记录与主题的动态关联、元数据资源特征描述等步骤，进行信息资源重组，实现数据存储。

4.7 信息发布。 专题数据的发布采用系统查询、网站发布、光盘发布及举办展览等形式，尽可能的方便档案利用，数据库内容要新颖、形象、直观，具有很强的感染力和吸引力，尽可能的抓住利用者的眼球。

二．多媒体数据库——档案编纂信息的新型组织方式

1.基本概念

多媒体技术：是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，其实质是将自然形式存在的各种媒体数字化，然后利用计算机对这些数字信息进行加工或处理，以一种最友好的方式提供给用户使用。

多媒体数据库：是数据库技术与多媒体技术集合的产物，是指数据库中相互关联的数据的集合，是多媒体文档的汇集，其中包括文本、图片、音频、视频，半结构化数据，存储在数据库系统中的元数据等。它通过统一的模式把多种媒体形式的信息存储在计算机内，提供对多媒体数据进行操纵、控制的手段。

特点：数据、信息量大；数据的组织和存储方法复杂；媒体种类多；多种可视听信息的一体化管理等特点。

2.多媒体数据库在档案信息整理中的作用

2.1 有利于存储、管理各类档案。

利用多媒体技术，可以对各种专业专门档案、各种载体形式的档案信息进行存储与管理，实现对多种门类、多种载体档案信息的统一管理，提高管理效率。

档案多媒体数据库是以数字形式存储档案信息的，便于计算机的处理，可以随时对有关信息进行存储、显示、编辑和打印等操作。并且光盘、磁带的海量存储技术为多媒体档案数据库的发展提供了便利。

2.2 有利于保护、修复档案。

利用多媒体数据库，能够对档案进行有关图形、图像的存储，获得全部信息，可以减少调用原件的频率，保护档案原件。

在建库的过程中，一些破损的传统档案也可以得到修复，如利用字迹恢复技术对模糊字迹进行恢复；电子档案的编辑、数据恢复也更加方便。

2.3 有利于检索、利用档案。

多媒体技术的交互性和实时性，是提高档案检索水平的速度。便捷的操作界面、简易的输入方式，使一般用户检索基本没有什么障碍。

档案信息“声、文、图”一体化，将极大地改善文档的可读性，使提供的各类档案信息更加形象、直观，易于理解和接受。

多媒体信息的检索方法全面，操作简单，减少用户使用障碍。

2.4 有利于编研、宣传档案。

档案工作者利用图像制作、音频剪接、视频剪接、动画制作等多媒体功能，能根据需要及时地推出更具直接性和针对性的编研成果，为社会提供更直观、生动的动态服务。

利用文本、图像、图形、音频、视频和动画等制作档案馆全宗指南、馆藏档案介绍、档案利用效益实例分析、名人传记等多媒体档案文档，向本单位和社会宣传档案和档案工作，令更多的人了解档案，使档案走向生活和人民大众，发挥档案的社会功能。

2.5 有利于传递、交流档案信息。

多媒体技术与通信技术的结合，利用局域网、广域网以至环球网来存取多媒体档案信息，可以实现档案信息资源的远距离提供利用服务，消除由于地理障碍而给档案利用带来的障碍，扩大档案的服务范围，实现档案信息资源共享，发挥更大的社会效益。

3.多媒体数据库建设的环节

3.1 数字化信息资源的选择。

选本馆的特色档案，或重要的档案，或利用率高的档案，或用户有兴趣的档案。并且要注重整体性系统性好，图、文、声并存，体现特色具有意义。

3.2 信息文字材料的整理。

多媒体数据库对文字材料的要求非常严格，不得有任何误差，确保录入数据的准确和精 炼。整理时，应该挑选出原档案中主要的文字资料及图像等，以供扫描作数字化处理。保证内容即真实、言简意赅、完整准确。

3.3 音、像、照片资料的采集。

采集时应尊重充实性原则，应主要收集那些对用户有用的，具有参考、利用等作用的声像资料。尊重效益性原则。采集时，应降低成本，注重功效。尊重时效性原则。根据事件发生的阶段随时随地采集，否则稍纵即逝。

3.4 专题材料的制作。

配乐和解说配音是多媒体的动态特征，也是档案采集、编纂、利用和储存的新尝试。专题档案不易太大，短小，鲜活，具有感染力即可。

制作步骤，先分头加工，再进行数字化处理，随后后输入数据库，通过计算机进行综合程序处理和控制。

三．档案编纂信息主流载体建设中应注意的问题

1.主体意识不强问题

数据库建设应以用户利用需求为导向。在进行建设时，不仅要考虑质量，也要有计划，有针对性，要以利用需求为导向，变被动服务为主动服务，充分利用档案信息化的成果，以标准化为前提，以真实性为原则，从馆藏实际出发，充分考虑用户群的特性。拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，使操作程序便于掌握，简便快捷，检索高效。

2.安全问题

不管是哪种载体的使用，安全问题始终是重中之重。管理时应该从两个方面入手：

首先是制度方面。在数据库建立的同时，就应该建立健全相应的配套管理制度，包括数据管理、数据利用方面的制度等。

其次是技术方面。数据库的安全问题主要涉及介质安全与数据安全两方面。

3.知识产权保护问题

在数据库管理系统设计中要高度重视知识产权保护问题，实现对数据细粒度的划分，加强对数据授权的控制，提供认证机制，只有有利用资格的人才能够利用该档案信息。依法办事，严格管理，应用已有的技术，进行制度和技术创新，确保知识产权不被损害。

4.高素质人才培养问题

新信息、数字化时代下，数据库的建立和完善对档案工作人员素质的要求也越来越高，必须在较深层次上懂得计算机，会从事制作多媒体产品，多层次多途径开发利用档案馆资源。

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