毕业论文格式检查使用说明书
毕业论文格式检查 V1.0 使用说明书
“毕业论文格式检查 V1.0”使用说明书
“毕业论文格式检查 V1.0”是专门用来对毕业设计(论文)中的 word 文档 进行格式检查的应用程序,这些文档包括开题报告、文献综述、外文翻译和毕业 论文。检查的结果会在检查结果栏中显示出来,对不符合要求的段落,会出现错 误提示,并提示正确的格式。软件运行界面如图 1 所示。
图 1 论文格式检查界面
1、格式检查
点击“开题报告格式检查”按钮,会出现文件选择界面,如图 2 所示。 选择要检查的开题报告文档,点击“打开” 。程序即对该文档进行格式检查, 检查的内容包括:页面设置(包括页面大小、页边距、纸张方向) 、页眉页脚设 置(不同的文档对应不同的页眉)及论文格式。论文一般包括论文题目、章节、 正文、 图表、 参考文献。 检查的方法是首先确定某一段落 (一个回车算一个段落) 属于哪个样式,再根据该样式指定的字体、段落进行比对,如果不符合,则出现 错误提示。如图 3 所示。
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图 2 文件选择界面
图 3 检查结果界面 图 3 中第 2 行显示该文档总字数(包括回车符、标点符号) ,第 3 行显示该 文档所包含的表格数,如果有表格,则会先检查表格。下面的每行信息则为错误 提示,如“表格 1:对齐方式应为居中。 ” ,说明表格 1 的对齐方式与标准不符。
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第 7 行“胡敏敏(2…段落中,该段正文对齐方式应为两端对齐……” ,前面的 5 个字符是段落的起始 5 个字符, 可通过查找定位到错误的段落,然后根据错误提 示进行格式修改。如果文档没有任何格式错误,则会出现一个上传校验码,该校 验码将用于论文系统的上传,如图 4 所示。一篇文档对应一个校验码,如果一篇 已检查合格的文档做过任何修改并保存,必须再次进行格式检查,以重新生成一 个新的校验码。
图 4 开题报告上传校验码 其他文档的格式检查与上述类似,需注意每篇文档使用对应的按钮,如果开 题报告文档使用的是“文献综述格式检查”按钮,则会出现页眉不符合要求的提 示。如图 5 所示。
图 5 开题报告使用了错误的格式检查按钮
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2、论文格式
点击“论文格式”按钮,将出现格式设置界面,里面有多个页面,显示不同 内容的格式要求。如图 6 所示。
图 6 论文格式界面
3、检查结果导出
当需要对检查结果保存时,可点击“结果导出”按钮,将出现一个文件保存 界面,保存文件的类型为 txt 文本,选择目录,输入文件名,点击“保存
” ,即可 将检查结果框中的内容保存至相应的文本文件中。如图 7 所示。
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图 7 检查结果保存至文件界面
4、格式读入
当你对 word 文档的格式不确定时,可以点击“格式读入”按钮,检查结果 框将会显示该文档的格式,包括页面设置、页眉页脚、每个段落的字体名称、字 体大小、段落对齐方式、行间距、首行缩进。以方便对该文档的格式有所了解。
5、主要格式设置
下面简单介绍 word 文档的主要格式设置。以 word2007 版本为例。
5.1 页面设置
页面设置在页面布局中, 如图 8 所示。需要注意的是页面设置与文档中的节 有关,如果一篇文档中有多个节,则每节的页面都需要单独设置。
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图 8 页面设置工具条 鼠标左键双击文档的页眉部分,会出现当前页为第几节,如图 9 所示。
图 9 当前页的节 插入“下一节”在 2003 中是菜单项插入——分割符——分节符类型——下 一节,在 2007 版本中是页面布局——分割符——分节符——下一页。
5.2 页眉、页脚设置
不同的文档页眉有所不同, 如开题报告页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 开题报告” ,文献综述为“浙江大学城市学院毕业论文 为“浙江大学城市学院毕业论文 文献综述” ,外文翻译
外文翻译” ,要求文字与页面的两端对齐,中
间用空格补齐,整篇文档页眉一致。页脚为阿拉伯数字页码,居中。毕业论文的 页眉设置比较特殊,在中文摘要页,页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 要” ,英文摘要页,页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 页眉为 “浙江大学城市学院毕业论文 摘
Abstract” ,目录页的
目录” ,正文的页眉为页面对应的章标题。
页脚也有所不同,在中、英文摘要、目录页,页脚为罗马数字,居中,在正文页, 页脚为阿拉伯数字,居中。
5.3 文章格式
每篇文章一般包括论文题目、章节标题、正文、图表、公式、参考文献。在
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模板中我们对应每一种内容都给出了对应的样式。如表 1 所示。
表 1 论文内容及对应样式 内容 论文题目 论文副标题 【摘要】、 【关键词】、 【Abstract】、 【Key Words】 摘要、关键词内容 章 节 条 正文 图、表 图标题 表标题 参考文献 摘要和关键词内容 标题 1 标题 2 标题 3 论文正文 图表文字 图标题 表标题 参考文献正文 样式 论文题目 论文副标题 摘要和关键词
5.4 字体设置
在设置字体时,一般可对一个段落(一个回车算一个段落)整体进行字体设 置,字体要求中、英文同时设置,缺一不可。字体设置一般包含 3 个部分,中
文 字体名称、西文字体名称、字体大小。如图 10 所示。
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图 10 字体设置
5.5 段落设置
每个回车符即成为一个段落,段落的设置也包括 3 部分,对齐方式、首行缩 进、行间距。如图 11 所示。
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图 11 段落设置
5.6 样式设置
如果使用模板编辑论文, 则不需要再对样式进行修改,直接将模板替换自己 的内容即可。如果要显示某段路属于哪种样式,可选中某个段落,点击“开始” 工具栏中的“样式”栏右侧的斜箭头,出现样式集,段落对应的样式会用蓝色框 标出。如图 12 所示。
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图 12 样式设置
6、常见错误
在检查结果栏出现错误时,请先确认对应的段落样式是否正确,然后再更正 错误。有时视觉上正确的内容,由程序检查却会报错。如在图 13 中,参考文献 已按规定为宋体、小五号、无缩进、两端对齐,但程序检查却报错。原因是该段 参考文献的样式为“论文正文” ,程序按照论文正文的标准去检查,当然与正文 的要求不符。此时只需将参考文献部分的样式改为“参考文献内容”即可,而不 需要修改其字体、段落。
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图 13
样式错误示例
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