毕业论文格式检查使用说明书

毕业论文格式检查 V1.0 使用说明书

“毕业论文格式检查 V1.0”使用说明书

“毕业论文格式检查 V1.0”是专门用来对毕业设计（论文）中的 word 文档 进行格式检查的应用程序，这些文档包括开题报告、文献综述、外文翻译和毕业 论文。检查的结果会在检查结果栏中显示出来，对不符合要求的段落，会出现错 误提示，并提示正确的格式。软件运行界面如图 1 所示。

图 1 论文格式检查界面

1、格式检查

点击“开题报告格式检查”按钮，会出现文件选择界面，如图 2 所示。 选择要检查的开题报告文档，点击“打开” 。程序即对该文档进行格式检查， 检查的内容包括：页面设置（包括页面大小、页边距、纸张方向） 、页眉页脚设 置（不同的文档对应不同的页眉）及论文格式。论文一般包括论文题目、章节、 正文、 图表、 参考文献。 检查的方法是首先确定某一段落 （一个回车算一个段落） 属于哪个样式，再根据该样式指定的字体、段落进行比对，如果不符合，则出现 错误提示。如图 3 所示。

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图 2 文件选择界面

图 3 检查结果界面 图 3 中第 2 行显示该文档总字数（包括回车符、标点符号） ，第 3 行显示该 文档所包含的表格数，如果有表格，则会先检查表格。下面的每行信息则为错误 提示，如“表格 1：对齐方式应为居中。 ” ，说明表格 1 的对齐方式与标准不符。

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第 7 行“胡敏敏（2…段落中，该段正文对齐方式应为两端对齐……” ，前面的 5 个字符是段落的起始 5 个字符， 可通过查找定位到错误的段落，然后根据错误提 示进行格式修改。如果文档没有任何格式错误，则会出现一个上传校验码，该校 验码将用于论文系统的上传，如图 4 所示。一篇文档对应一个校验码，如果一篇 已检查合格的文档做过任何修改并保存，必须再次进行格式检查，以重新生成一 个新的校验码。

图 4 开题报告上传校验码 其他文档的格式检查与上述类似，需注意每篇文档使用对应的按钮，如果开 题报告文档使用的是“文献综述格式检查”按钮，则会出现页眉不符合要求的提 示。如图 5 所示。

图 5 开题报告使用了错误的格式检查按钮

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2、论文格式

点击“论文格式”按钮，将出现格式设置界面，里面有多个页面，显示不同 内容的格式要求。如图 6 所示。

图 6 论文格式界面

3、检查结果导出

当需要对检查结果保存时，可点击“结果导出”按钮，将出现一个文件保存 界面，保存文件的类型为 txt 文本，选择目录，输入文件名，点击“保存

” ，即可 将检查结果框中的内容保存至相应的文本文件中。如图 7 所示。

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图 7 检查结果保存至文件界面

4、格式读入

当你对 word 文档的格式不确定时，可以点击“格式读入”按钮，检查结果 框将会显示该文档的格式，包括页面设置、页眉页脚、每个段落的字体名称、字 体大小、段落对齐方式、行间距、首行缩进。以方便对该文档的格式有所了解。

5、主要格式设置

下面简单介绍 word 文档的主要格式设置。以 word2007 版本为例。

5.1 页面设置

页面设置在页面布局中， 如图 8 所示。需要注意的是页面设置与文档中的节 有关，如果一篇文档中有多个节，则每节的页面都需要单独设置。

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图 8 页面设置工具条 鼠标左键双击文档的页眉部分，会出现当前页为第几节，如图 9 所示。

图 9 当前页的节 插入“下一节”在 2003 中是菜单项插入——分割符——分节符类型——下 一节，在 2007 版本中是页面布局——分割符——分节符——下一页。

5.2 页眉、页脚设置

不同的文档页眉有所不同， 如开题报告页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 开题报告” ，文献综述为“浙江大学城市学院毕业论文 为“浙江大学城市学院毕业论文 文献综述” ，外文翻译

外文翻译” ，要求文字与页面的两端对齐，中

间用空格补齐，整篇文档页眉一致。页脚为阿拉伯数字页码，居中。毕业论文的 页眉设置比较特殊，在中文摘要页，页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 要” ，英文摘要页，页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 页眉为 “浙江大学城市学院毕业论文 摘

Abstract” ，目录页的

目录” ，正文的页眉为页面对应的章标题。

页脚也有所不同，在中、英文摘要、目录页，页脚为罗马数字，居中，在正文页， 页脚为阿拉伯数字，居中。

5.3 文章格式

每篇文章一般包括论文题目、章节标题、正文、图表、公式、参考文献。在

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模板中我们对应每一种内容都给出了对应的样式。如表 1 所示。

表 1 论文内容及对应样式 内容 论文题目 论文副标题 【摘要】、 【关键词】、 【Abstract】、 【Key Words】 摘要、关键词内容 章 节 条 正文 图、表 图标题 表标题 参考文献 摘要和关键词内容 标题 1 标题 2 标题 3 论文正文 图表文字 图标题 表标题 参考文献正文 样式 论文题目 论文副标题 摘要和关键词

5.4 字体设置

在设置字体时，一般可对一个段落（一个回车算一个段落）整体进行字体设 置，字体要求中、英文同时设置，缺一不可。字体设置一般包含 3 个部分，中

文 字体名称、西文字体名称、字体大小。如图 10 所示。

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图 10 字体设置

5.5 段落设置

每个回车符即成为一个段落，段落的设置也包括 3 部分，对齐方式、首行缩 进、行间距。如图 11 所示。

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图 11 段落设置

5.6 样式设置

如果使用模板编辑论文， 则不需要再对样式进行修改，直接将模板替换自己 的内容即可。如果要显示某段路属于哪种样式，可选中某个段落，点击“开始” 工具栏中的“样式”栏右侧的斜箭头，出现样式集，段落对应的样式会用蓝色框 标出。如图 12 所示。

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图 12 样式设置

6、常见错误

在检查结果栏出现错误时，请先确认对应的段落样式是否正确，然后再更正 错误。有时视觉上正确的内容，由程序检查却会报错。如在图 13 中，参考文献 已按规定为宋体、小五号、无缩进、两端对齐，但程序检查却报错。原因是该段 参考文献的样式为“论文正文” ，程序按照论文正文的标准去检查，当然与正文 的要求不符。此时只需将参考文献部分的样式改为“参考文献内容”即可，而不 需要修改其字体、段落。

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图 13

样式错误示例

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