江苏党校信息化建设方案8办公OA

调研课题:党校信息化建设调研与对策（8）

中共江苏省委党校 江苏省行政学院 办公自动化（OA ）系统设计思路

网络信息处调研课题组

二零零二年十二月

中共江苏省委党校 江苏省行政学院

办公自动化（OA ）系统设计思路

网络信息处调研课题组 马 迎撰稿

摘 要 本文具体介绍了办公自动化的发展，以及办公自动化在国际国内的应用情况，并根据中共江苏省委党校实际情况，提出了中共江苏省委党校的办公自动化的目标就是要摆脱时间和地域的限制，让大家一起来协同工作，从而更好、更快捷地利用信息和知识，共享知识和信息，提高工作效率。

关键词 中共江苏省委党校 办公自动化 功能模块

计算机应用已经渗透到日常工作的许多方面，无论是其自身还是所发挥的作用都标志着一种高科技、高效率和高水平。信息技术的发展，正潜移默化地改变着人们的思维方式、管理方式、工作方式和生活方式。信息技术正在全球引发一场革命，电子政务系统的建设是这场革命的重要内容，也是今后党政军机关科学化管理的基础性工作。

计算机技术飞速发展，为党政军机关办公自动化工作的进程提供了前所未有的机遇，同时也提出了新的挑战。

我国办公自动化已有近二十年的历史，许多单位投入了大量财力人力搞办公自动化，花费了很高的开发成本和很长的开发时间，然而结果并不理想，应用程度也不高；机关办公自动化已开展了十多年，在总的认识上已没有任何问题。然而一个值得反思的问题是，相对于计算机硬件技术的发展速度来说，各单位办公自动化系统的软件建设和实际应用却显得步履蹒跚。归结起来是办为办公自动化应用存在大量的不一致性和变化因素。中共江苏省委党校的办公自动化系统应该充分吸收各种经验和教训，采用最低投入，最高利用率的系统。

一、办公自动化系统的发展。

办公自动化于50年代在美国等西方国家首先兴起，到70年代后期形成新型综合学科——办公自动化（OA ）。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。

根据对企业发展的深刻洞察，我国企业与政府机关的办公自动化历程，实际上已经经历了6代的发展，伴随着6代管理思想与管理体系的演变。

第1代OA ：硬件配置阶段

70年代末，伴随企业在办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以单机为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。

第2代OA ：数据处理自动化阶段

自80年代中期开始，伴随传统MIS （管理信息系统）的兴起与发展，OA 进入以数据处理自动化为标志的第2代OA 阶段。

由于不能实现流程自动化，第1代及第2代OA 都不能称为真正意义上的“办公自动化”。 第3代OA ：C/S架构下的工作流自动化阶段

伴随企业内部局域网的兴起和发展，第3代OA 开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。不同部门及各员工间的协作大大加强，从而使企业办公的效率得到较大的提高。因此这是真正意义上“办公自动化”的开始。

但是，第3代OA 只是有限的工作流程自动化系统，难以实现随时随地的办公、移动的办公，因而难以实现企业资源的延展，企业资源最大程度的利用。

第4代OA ：无障碍工作流自动化阶段

90年代中期开始，随着互联网（Internet ）的兴起与发展，办公自动化管理模式获得极大的突破。以Internet 为基础，第4代OA 实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。因此，它被称为“无障碍工作流程自动化办公”（Unlimited Work Flow）。这种24小时*7天/周的不间断办公管理模式，为企业实现对客户的全天候服务和业务活动的全面开展提供了宽广的舞台。

然而，由于受到企业传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚，协同工作的模式难以建立，工作流程自动化的效益也难以全部实现。

第5代OA ：协同工作型办公自动化（KM1代）

90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration ）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同的第5代协同工作型OA 开始兴起。第5代OA 的核心是KM （知识管理），实现方式是Workflow （办公流程自动化）及KM （知识管理）相结合的信息系统。

其缺点在于太关注办公事务本身与企业目前的利益，缺乏长期的发展战略。第一代知识管理（简称KM1代）太关注于知识/信息与资源的分享，而忽略知识的收集、积累与继承。

因此，第5代OA 难以支持企业及员工的长期的协同发展。

第6代OA ：协同发展型办公自动化（KM2代）

第6代OA 已经超越了传统办公的狭义范畴，它是一种领先的企业管理思想。在实现方式上，它仍然以工作流程自动化Workflow （办公流程自动化）及KM （知识管理）为核心。 从两者的关系来看，工作流程自动化是实现协同的重要手段。缺少工作流程的自动化，任何办公自动化系统都无法实现工作的协同。而KM 仍然是OA 的核心。但与第5代OA 中的KM （KM1代）相比较，KM2代的涵义发生了重大的变化。

KM2代的优势在于，其注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现企业及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，企业的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥梁。

二、中共江苏省委党校办公自动化系统究竟要解决的问题。 办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，从而起到“办人”、“办事”、“办会”的功能，最终达到党校日常办公的信息化。具体来说，应主要实现下面几个方面：

建立内部通讯和信息发布平台，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

由于中共江苏省委党校各办公地点地理上比较分散，自从三校合并以后地理范围就更大了，这就带来了如何更及时、有效、高效的工作和办公的问题，我们已经在2002年在中共江苏省委党校的各个校区建好的网络，现在各个网络之间也已经互连，现在急需的就是使用办公自动化系统，完成信息的共享，内部的通讯。我们已经做了一些尝试，我们的校内通知发布系统，就是一个很好的例子，但这还不能根本解决问题。

实现工作流程的自动化。

这涉及到流转过程的实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门之间的协同工作，实现高效率的协作问题。众所同知，中共江苏省委党校内部都存在着复杂的工作流程，例如公文的处理、各种审批、请示、汇报等，都是流程化的工作。如果实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，大大提高单位协同工作的效率，减少扯皮。

实现文档管理的自动化，使各类文档能够按权限进行存储、有限共享和有限

使用，并配有方便的查找手段。

文档是信息和知识的载体。中共江苏省委党校有大量的文档，在手工办公的情况下，这些文档都保存在个人的文件柜里，文档的共享、使用和再利用是十分困难的。办公自动化就是要解决这个问题，使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式，实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

支持分布式办公与移动办公。

前面谈到的地理位置较广给各部门带来的办公的问题，以及各级领导，教授，办事人员在外地出差，或有事不在学校，也可以通过互联网进行高效、安全的办公。

辅助办公的自动化。

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与日常相关的办公事务。 数据集成。

中共江苏省委党校，已经有了很多软件系统，比如财务管理系统，科研管理系统，邮件系统，通知发布系统等等，办公自动化系统，应该和这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度。

从以上几个方面可以看出，中共江苏省委党校的办公自动化的目标就是要摆脱时间和地域的限制，让大家一起来协同工作，从而更好、更快捷地利用信息和知识，共享知识和信息，提高工作效率。

三、中共江苏省委党校办公自动化应用的困难。

中共江苏省委党校办公自动化应用面临许多方面的困难。

首先，涉及到人多面广。它涉及到学校中的每一个部门和人员，是整个学校应用的一个系统。涉及到学校中的各项工作，而且权限的设置非常复杂，与每个岗位都是相关的。

第二，各个部门，各项工作的流程和表单都不同。

第三，不断变化的需求，像管理改革、机构调整、人事变动、业务流程重组等，势必带来办公自动系统的调整。

四、中共江苏省委党校办公自动化的解决方案。

在系统设计问题中，中共江苏省委党校信息化建设的设想，如下图：

中共江苏省委党校的办公自动化系统在整个信息化过程中的地位与作用是明显的。它包括：人事管理系统，财务管理系统，物资设备管理系统，总务后勤管理系统，行政办公管理系统，以及其他相关系统。这些系统有些已经在使用，有些我们还要开发，我们通过详细的权限控制，使拥有不同权限的用户，看到不同的信息。

五、中共江苏省委党校办公自动化系统的总体思想。

中共江苏省委党校的办公自动化系统应该追求通用性、易用性、稳定性、安全性、系统性和可扩展性。同时还要有以下地基本功能。

方便的输入功能。如：手写板的应用，语音输入和语音指令等。鉴于一般用户

输入汉字困难的情况，在系统录入了尽可能多的常用关键字、关键词及常用短语（如：领导批示意见）供用户选择。尽量做到不让用户输入汉字。除此之外，中共江苏省委党校的办公自动化系统具有记忆功能，即必须由用户输入的东西，只需输入一次，系统就能将该信息保存下来，下次用户就可以从列表框里选。

齐备的功能。包括通用办公自动化系统的功能，以及根据中共江苏省委党校具体

需求，应具备的功能。

友好的用户界面。用户界面非常重要，因为中共江苏省委党校同志计算机水平

不齐，利用友好的用户界面，可以帮助用户更快、更好的使用办公自动化系统。系统尽可能符合用户习惯，如：新邮件到达时，系统用语音提示" 你有新邮件，请及时处理" ，或者在您外出时，使用电子邮件的传呼功能可以使您及时有效的了解办公情况；在公文审批结束后用户可以加盖公章，文件签发时可以签上自己的手写签名。

中共江苏省委党校的办公自动化系统的工作流引擎应该具有自定 强大的工作流。

义项，对各种流程需求的实现提供有效的支持。在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，系统管理员无需编程，就可方便地自定义出所需要的各种工作流程，例如发文处理、收文处理、各种审批等。

可靠的安全机制。对每个对象的存取是由一个存取控制表控制。在这里，管理

者可以指定谁可访问，谁不可以。管理者可用姓名、组、甚至角色来指定用户。一个管理员也需要用户ID 和口令才能访问。文件夹和文档级权限控制使访问权限进一步细化，从而限制对某些文档的读取和编辑。例如，可以为某个文档分配指定的作者和审查者。不在这两个列表上的用户是不能访问其基本信息内容。域级加密进一步细化访问控制，只允许持有特殊密钥的人查看加密域的信息内容。也可以通过USB 硬件密钥来进行安全控制。对于中共江苏省委党校的办公自动化系统的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上可细分为七个级别，由系统管理员设置。 管理员：能够在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。

设计者：除了修改ACL （存取控制表），用户活动或复制、删除数据库外，能够执行同管理员一样的操作。

编辑者：能够在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图，或者ACL 。

作 者：能够读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。

读 者：能够读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。

存放者：能够增加新文档，但不读现有的文档。

无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，这个级别无对应的符号表示，他们不能打开数据库。

其次，在访问数据库文档的权限方面又可细分为三个级别，由系统管理员进入设置。

A 类人员：可以访问所有具有绝密、机密、秘密和平件密级的已授权文档（A 类文档）。

B 类人员：可以访问所有具有机密、秘密和平件密级的已授权文档（B 类文档）。 C 类人员：可以访问所有具有秘密和平件密级的已授权文档（C 类文档）。

自由的文件格式。中共江苏省委党校的办公自动化系统应该支持多种常用的文

件格式，如：微软公司的OFFICE 组件中的各种文件格式；金山公司的WPSOFFICE 的各种文件格式；以及TXT 型、RTF 型的文件等等。用户可以事先定制好公文模板的格式，创建新文件时只需选" 从模板新建文件" 即可方便地创建各种格式的文件。

灵活的数据交换。系统各模块之间有着灵活的数据交换和信息传输，整个系统

是一个智能化的“活”系统，而正是由于系统各模块联系紧密，实际工作流程中的许多冗余的、不规范的操作都被高效的规范的网络计算所代替，这也是办公自动化系统最终能提高工作效率，规范管理乃至辅助决策的原因所在。

周全的提醒功能。任一需要转换人员的工作流，都会通过相应电子邮件或者校

内数字电话提醒对方，所有需要成员间协同工作的事件都将通过电子邮件或者校内数字电话以工作流的方式进行。

简单易用的使用手册。操作手册书写明朗，表意明确，易于初学者理解，内容

具体、详实，并把某些常见问题，用问答形式表现出来。

全文检索功能。作者在提取信息前，通常先要检索它，所以在没有重点阐述检索

功能前，有关文档管理提取的讨论不会完整。提供基于属性（系统特定的、应用特定的属性和扩展属性）检索和全文检索的功能。用户可以对一个或多个文件库进行检索。这些文件库可以是个人的或共享的、本地的或远程的。由于文档可以支持扩展的属性，用户可对特定的扩展属性域进行检索。当然，系统也支持大家熟悉的基于文本的检索。

随着系统的使用，用户将来会要求邮件传送系统 超强的多媒体信息访问能力。

能够支持更多的信息类型，如声音、图像、动画以及Internet 等。

全面支持Internet ／Intranet 。系统设计无论各级菜单还是程序本身表现，

都实现了对Internet 和Intranet 使用环境的支持，用户还可以利用浏览器方式来实现一些模块的功能。

六、中共江苏省委党校办公自动化系统的技术架构。

（一）开放的体系结构

中共江苏省委党校的办公自动化系统要以开放的体系结构为目标，追求系统的可扩展、易升级、易集成性能，并提供用户完整的二次开发手段。

1. 模块化结构

系统彩功能模块化绘声绘色设计，每个模块都被独立地实现，并通过标准接

口联系在一起。每个功能模块在功能上独立，同时可根据用户需求灵活配置、组合，实现平滑升级扩容。模块化的结构设计保证了系统的延展性和稳定性，具有如下优点：

系统的稳定性好，可靠度高

系统可扩展性高，满足用户需求不断发展的要求

便于应用程序的升级和扩展

减少了应用系统再开发（二次开发、定制）的工作量从而降低了系统成

本

2. 标准化接口

中共江苏省委党校的办公自动化系统就采用接口化设计，所有功能实体间的

数据交换以及对其他模块的数据引用都通过标准接口完成，增强了系统的开放性、稳定性、扩展性与集成性。

3. 开放的设计，强大的开发模板及功能函数包

中共江苏省委党校的办公自动化系统除了应采用模块化结构设计与接口标准

化设计以支撑开放体系结构外，还为用户的二次开发提供了完整的应用工具：

开放的数据库存设计：方便了用户个性应用的开发

功能完整、样例丰富的开发模板：可快速生成新功能模块

丰富的功能函数包。

（二）系统可伸缩

模块化结构设计、完全可自定义的工作流系统，以及模板生成应用的模式，使系

统可大可小，满足不同规模用户现在和未来的要求。

1. 模块可装卸

功能实体采用模块化结构设计，使用户可以根据具体使用要求增加或减少系

统应用模块。

2. 完全自定义的工作流系统

完全可自定义的工作流系统，可以根据用户对系统的要求自定义出各种复杂

流程，不仅满足包括嵌套、并列、分支、循环、主-协办等流转模式，而且流

程的数量由用户自己规划。

3. 一库多应用

提供由一个模板生成多个应用数据库存模式，从自身规模及数据量出发，规

划自己的系统应用模式，可选择整个组织使用一个应用数据库存、一个部门

使用一个应用数据库、一个部门使用多个应用数据库存等。

（三）完整的解决方案

中共江苏省委党校的办公自动化系统应该是一个完整的办公自动化解决方案，真正

管理文档的整个生命周期，系统不仅可以由用户根据组织规模规划应用模式，系统还具备以下完整性特点:

1. 层次化的组织结构

中共江苏省委党校的办公自动化应以层次化的组织机构作为工作管理和权限

分配的基础，真正切合用户组织管理实际，更为有效、合理、准确地把工作、

权限分配到整个组织之中。

2. 完全可定制的工作流引擎

在中共江苏省委党校的办公自动化系统中如何处理众多复杂多样的业务流

程，同时保障系统满足未来业务的变化与更新是办公自动系统的技术关键。

工作流引擎作为OA 系统的核心，其通用性、安全性、稳定性、高效性将直接

决定OA 系统的质量与效益。在中共江苏省委党校的办公自动化系统中，工作

流引擎应作为一个独立部件，其工作流程、表单格式完全实现自定义，支持

直流、循环、条件分支、主-协办和流程嵌套等各种流程，强大的自定义项目

可很好地满足组织中各种工作处理的需要。同时，工作流系统提供标准的调

用接口，使得用户能够轻松定制和发展新的管理应用。

3. 分布式的文件管理体系

分布式文件体系是系统保持长期高效、稳定工作的坚实后盾。中共江苏省委

党校的办公自动化系统应该提供了强大的文件管理功能，用户可以根据实际

需要为每个部门或业务生成一个或多个文件库，系统应按：文件库-文件夹-

文件-子文件四个层次进行文件的组织，其中文件夹可根据需要多级设置，子文件也可多级存放。根据文件管理的需要，系统应该提供了三种类型的文件库模板：

第一种为普通文件库，允许输入、修改、编辑文件，可用于保存各类日常工作文件。

第二种为只读库，库中的文件不可进行编辑修改，一般用于公文和各类审批文件的存档；

第三种为签出/签入库，支持存放多版本文件，对文件编辑采取严密的审批控制办法，即必须先签出，再编辑，然后由管理都签入，同时可对文件执行版本控制，可用于管理组织中的重要文件。

文件库采用多级权限控制，即文件库、文件夹、文件均可控制，增加了文件管理的灵活性和安全性。 4.

通用的查询统计

中共江苏省委党校的办公自动化系统应该提供强大的完全由用户自定义的综合查询与统计功能，查询可以对单个数据库存，也可同时支持精确匹配与模糊查询两种。用户可以根据办公需要，自行定义查询与统计的内容、算法，根据权限分配给不同人员；统计的结果可以数据的方式输出到EXCEL 中，也可以用各种不同的图表显示，为领导的辅助决策提供有效的支持。 5.

与其它业务系统的集成

通过中共江苏省委党校的办公自动化系统的数据接口引擎，用户可以将办公自动化系统与其他业务系统（如财务、人事、MIS 、ERP ……）进行集成；将业务系统的数据引入工作流系统中流转审批；将审批结果写回业务系统或进行归档。

下图表达了中共江苏省委党校办公自动化系统的结构：

（四）中共江苏省委党校办公自动化系统的技术前瞻性

中共江苏省委党校的办公自动化系统应该以开放的体系结构为基础，应采用世界领先的群件系统LOTUS DOMINO/NOTES为平台，结合先进、成熟的INTERNET/INTRANET技术，同时提供B/S和C/S两种应用模式，使系统兼具前瞻性与未来性。

（五）中共江苏省委党校办公自动化系统的开发模式：

中共江苏省委党校办公自动化系统主要应采用基于WEB 的解决方案，主体功能全部在浏览器中实现，其他由于技术原因无法在浏览器中实现或不能在浏览器中很好实现的功能，

也能浏览器自动下载到本地执行。而业务处理部分，全部采用中间件的方式完成，从而将整套系统的应用结构构造成典型的三层结构：

这种结构所具有的优势可表现为：

1. WEB技术和中间件技术将使系统在应用结构性方面具备相当的领先性，符合

Internet/Intranet的发展方向。很适应作为电子商务和政府上网的Intranet 配套解决方案； 2. 3.

服务器单点安装/更新，所有客户端无须安装，大大降低了实施及维护成本； 由于WEB 应用结构的可动态链接页面技术，使系统可以将不同的插件集成在统一整合的用户界面，大大提高了用户的可操作性； 4.

标准的中间件接口为系统提供了二次开发的接口标准。由于采用中间件作为平台内各模块的接口，前面所谈到的用户原有的应用本身可以不需要做很大的改动，就可以集成进办公自动化应用平台内工作。而中间件可以实现的强大功能使这种集成变得非常紧密。目前可用于开发中间件的开发工具已经很多，如VB 、VC++、POWERBUILDER 、DELPHI 、VJ++等，所以开发方面已经非常方便。 5.

中间件也为系统提供了很高的安全保障。由于中间件是在服务器端运行的编译型组件，因此可以弥补以往应用中将业务处理放在数据库存储过程（STORE PROCEDURE ）中的功能局限性。所以，目前国外的很多应用都开始将他们的应用中加入对中间件的支持。

七、中共江苏省委党校办公自动化系统的系统功能。

下面两张图，表达了中共江苏省委党校的办公自动化系统的主要功能，这里只是介绍了一个基本功能，软件业发展速度快，届时会出现其他功能。

八、中共江苏省委党校办公自动化系统的实施。

在整个系统的实施过程中，有两点非常重要：

首先是领导的重视，醒目的推进过程要有单位内一把手的支持和参与。办公系统中的核心和公文档案管理，在公文的流转过程中，领导是重要的一环，在上级领导的亲自使用和督促，使大家能更快的下决心将办公的处理流程转移到网络上。

其次是广泛深入的培训，要使大家都能掌握基本的操作要领。