秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题

一、信息

要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作

㈠ 信息有许多种不同的定义:

美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”①

《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识； ②

《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识②

《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体内容和意义；①

信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的①

信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述

总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类

依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法:

⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。

织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为内部信息和外部信息。 内部信息是组织内部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，内部信息主要描述了组织中特定业务的

内容和情况，外部信息描述了组织周围的环境，它们都是组织活动必不可少的。

⑶管理的层次划分，与管理层次相对应，组织的信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。

战略级信息是供企业的高层管理人员制定长期战略和决策的信息，外部环境信息将在其中发挥重要作用；战术级信息是供企业中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息，与中层管理部门的职能活动有关；作业级信息又称为执行级信息，是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息，如企业中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等，这类信息来自组织内部，基层主管人员是这类信息的主要使用者。

⑷的稳定性划分，按照这种分类方法，信息可以分为固定信息和流动信息。

固定信息是指具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以重复使用，不发生质的变化，如计划合同、档案、各类定额标准、规章制度等。流动信息又称为作业统计信息，是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息，因此它会随着业务活动的进展不断更新，这类信息时间性较强，一般只有一次性使用价值，但它是控制和评价组织活动的重要信息。一般来说，固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%，整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。

⑸组织的活动划分，按照这种分类方法，信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息、资产信息等，企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及其他重要活动信息等。 ⑹按信息的加工程度划分，信息可以分为原始信息和综合信息。原始信息是指从信息源直接收集的信息；综合信息则是在原始信息的基础上，对之进行综合加工后产生的新信息。综合信息往往对管理决策更有用。

⑺按信息发布的渠道划分，信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。正式渠道信息是指由正式组织通过正式渠道，如会议、文件、信件、正式谈话、新闻媒体等发布的信息，这类信息的准确性和权威性都比较高；非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息，但需要加以认真分析、鉴别后才能使用。①

㈢信息的特点

⑴客观性

信息是事物及其变化的客观反映，由于事物的特征和变化是不以人的意志为转移的客观存在,所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。信息不仅其内容具有客观性,而且一旦生成，还具有客观存在性。

⑵传递性，也叫传输性

信息要借助于文字、图象、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态的载体，才能为人们所感知、所接受。信息通过载体能进行空间和时间上的传递，从一处传到另一处。信息的传递通过信道（信息的传递通道）进行，也就是说，信源（信息的源泉，即信息的发送者）发出信息后，经由信道传递至信宿（信息的归宿，即收信者）。信源、信道、信宿组成信息系统的有机整体。信息的传递手段和方式多种多样。信息传递的快慢，对信息的效用影响很大。 ⑶效性

信息作为客观事物的一种反映，总是现有事实，后有信息的。也就是说，信息有一定的滞后性。因此，信息一旦生成，就须赶快传递，尽快减少信息的滞留时间。这种信息的时效性，是由人们获取信息的目的决定的。人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。信息的价值在于即使传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。社会需求的时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈有价值，过时则价值小甚至没有价值。

⑷享性

信息借助于载体，即可被传递又可为人们所共享。这是信息不同于一般物质或能量的属性。一个发电厂的电力如果全部输送给四川，就不能同时输送给陕西；一吨钢材用于制造汽车，就不能再用于制造轮船。而任何信息，如一本书或一部电影所传载的信息，人们却是可以反复共享的

⑸发性

从信息作为一种资源看，有与它取之不尽，用之不竭，因而可以不断 探索和开掘；从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互联系性，反映事物本质的非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免会受到历史和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息③

二 、信息工作的要求

了解信息后，我们就要进一步了解信息工作，包括信息工的要求和特点

为了做个好文秘，必须建立先进的信息系统，是信息工作能够做好。实践证明，加强了信息工作，会给文秘的工作注入活力，改变以往陈旧的常规，使文秘工作以信息为核心，变成快速运转的良好形势。看来，高质量的信息工作能促进文秘工作的改革。

文秘从事信息工作的基本要求是：及时，准确，全面，适用。

㈠及时

不管信息的作用大小，若传递晚了，就失去了效用。上司能在瞬息万变的信息时代快速作出决断，关键在于能不能及时得到信息。

文秘在信息的每个程序，都应突出“快”字。收集快，整理快，传递快，要减少信息传递过程中的迟滞

㈡准确

只有准确的信息才能使上司的决策建立在正确的基础上。在文秘的信息工作中，文秘应该以高度负责的精神，尊重事物的客观性，，认真的反映和描述。不要为迎合上司的意图而把信息任意夸大或者缩小，造成信息的失真。

㈢面

某个侧面或者一时的情况，无法真实的反映事物的全貌。比如，重要的动态信息，常常只注意事物的内容和情况，忽视了事物发生的时间，地点，任务等信息。

文秘应多层次去收集信息，想上司提供能够全面反映事物的信息。

㈣适用

要根据上司决策的需要，围绕上司关心的“焦点”提供信息。

有的问题尽管没有列入上司的议事日程，可是很重要，要及时向上司汇报。为了做好信息工作，文秘应掌握信息工作的规律，根据上司的需要，为上司的决策提供信息。 上司急需的一般有以下4种信息：

㈠测性信息

事物矛盾变化在没有表露以前，针对各种预兆，证据对事物发展变化的方向，作出预测性信息。事物的发展，筹划阶段的信息也可称为预测性信息。预测性信息包括预料，推断，规划，等等。

㈡动态性信息

事物在发展的过程中的信息。

㈢性信息

反馈性信息的专题性比较强，比普通信息要求高一些。

㈣性信息

综合性信息要求比较系统全面。

信息时代，瞬息万变，文秘为了做好信息工作，应该做到以下几点

㈠增强意识

⑴策意识。政策制定后，应提供政策的反馈信息。

⑵强全局意识。上司的决策必须从全局出发，文秘在收集，选择，综合和提供信息时，也应从全局出发想上司提供信息。

⑶强主动服务意识。信息工作是主动性非常强的工作。应主动寻找信息，积极全面掌握 信息，要综合，分析和研究信息，积极想上司提供信息。

㈡加强信息的开发和利用。

⑴从全局出发去收集信息。

⑵努力加强信息的开发。

⑶加强信息的分析，把信息充分利用起来。①

信息工作的特点表现在如下几方面：

㈠超前性

秘书在信息工作中要有超前意识.社会生活的变化,社会事件的发生、实现总会有某些预兆,预示某种将要发生的变化与变化的方向和幅度.及时获得先兆性、预测性的信息,对于及时做出正确的决策具有重要意义.因此,秘书要善于运用科学的分析手段和思维方法,对事物未来

的发展趋势做出科学的预测,及时向领导提供正确的"预测性"信息,使领导能够走在事物发展的前面,在决策时能够做到未雨绸缪.

㈡紧迫性

秘书信息工作要根据领导工作的需要又快又准地提供信息.由于信息的时限性和非消耗性,秘书处理信息的周期要短、速度要快.同样的信息,如果利用地晚,信息就会失去它的价值.因此,秘书的信息工作要有很强的时间观念,领导一旦需要,就要幽快幽准地既是提供信息,这使得领导者耳聪目明,适时地做出正确的决定.这样,不仅使领导科学决策有了重要的保障,而且也使秘书做好辅助管理有了重要的保障.

㈢开拓性

信息具有可开发性,秘书要勇于开拓和善于开拓信息资源.早在20世纪80年代中期,中央领导就提出了"高层次信息"的概念.即信息的开发和处理,可分为两个层次:初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工;高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析,并在此基础上提出对策意见和处理方案.在实际工作中,两者相辅相成,不可偏废.因此,秘书应重视对初级信息的看法,为领导提供信息,并善于应用现代化的信息载体和信息加工手段. ㈣普遍性

不在,也无处不有,因而秘书的信息工作具有普遍性.对秘书来说信息的收集工作没有职内职外之分,一切多工作有用的最新变化信息,都是秘书收集的对象.在别人眼里,秘书的言行也是在发布和传递某方面的信息.所以,对秘书来说信息工作是存在于时时处处的①

三 、秘书做好信息工作的几个重要环节

了解上述资料后，就到了最重要的一步了，面对信息，秘书因该怎么做？怎样做到既能让领导满意也让自己满意呢？我们要注意如下几方面的内容：

㈠确定信息收集的范围

由于技术的进步，人们每天都面对着无限多的信息，如何从大量的信息中选择有效的信息是每一个人都必须认真对待的问题。确定信息收集的范围可以从以下两方面着手：

⑴据学习和工作需要确定信息收集范围，学习和工作是人们的主要活动之一，在学习和工作的过程中会出现很多问题，我们可以选择几个急需解决的问题作为学习或工作的目标，并为此确定一个明确的信息收集范围。选择目标时应注意力所能及的原则，首先要确定以自己现有的知识和能力水平能否解决，其次要明确自己已知已会之外还需要哪些东西，然后着手收集相关信息。在这一过程中，我们有时会发现自己收集的有些信息在第二次出现时与第一次的内容完全不一样，有些信息只用这一次以后就没有用处了。但只要你是仅仅围绕自己的目标进行的 ，这些都不会是无效劳动，因为一次次的信息收集过程其实就是在实践中学习和训练的过程，只有通过一次次实践活动，我们才能得到一些只属于自己的特别的经验，培养出对信息敏锐的觉察力。

⑵据自己发展的努力方向确定信息收集的范围。要明确自己的努力方向，必须认真分析自己所拥有的主客观条件。人的发展方向首先受自身生理条件的制约，一个身体瘦小的人不可能成为叱咤篮坛的强力中锋，一个五音不全的人很难成为歌唱家，收集这些相关信息最多是作为茶余饭后的谈资。其次，人的发展方向受自己性格、知识结构的制约，性格内向、腼腆的人不宜做公关工作，没有受过正视、 系统数学训练的人不适合研究歌德巴赫猜想。再次，人的发展方向受环境条件的制约，一是自然环境，生活在山区要发展水产养殖业就很困难，二是社会环境，在一个没有机场的地方以民航服务为发展方向的意义不会太大，当电脑的发

的发展趋势做出科学的预测,及时向领导提供正确的"预测性"信息,使领导能够走在事物发展的前面,在决策时能够做到未雨绸缪.

㈡紧迫性

秘书信息工作要根据领导工作的需要又快又准地提供信息.由于信息的时限性和非消耗性,秘书处理信息的周期要短、速度要快.同样的信息,如果利用地晚,信息就会失去它的价值.因此,秘书的信息工作要有很强的时间观念,领导一旦需要,就要幽快幽准地既是提供信息,这使得领导者耳聪目明,适时地做出正确的决定.这样,不仅使领导科学决策有了重要的保障,而且也使秘书做好辅助管理有了重要的保障.

㈢开拓性

信息具有可开发性,秘书要勇于开拓和善于开拓信息资源.早在20世纪80年代中期,中央领导就提出了"高层次信息"的概念.即信息的开发和处理,可分为两个层次:初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工;高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析,并在此基础上提出对策意见和处理方案.在实际工作中,两者相辅相成,不可偏废.因此,秘书应重视对初级信息的看法,为领导提供信息,并善于应用现代化的信息载体和信息加工手段. ㈣普遍性

不在,也无处不有,因而秘书的信息工作具有普遍性.对秘书来说信息的收集工作没有职内职外之分,一切多工作有用的最新变化信息,都是秘书收集的对象.在别人眼里,秘书的言行也是在发布和传递某方面的信息.所以,对秘书来说信息工作是存在于时时处处的①

三 、秘书做好信息工作的几个重要环节

了解上述资料后，就到了最重要的一步了，面对信息，秘书因该怎么做？怎样做到既能让领导满意也让自己满意呢？我们要注意如下几方面的内容：

㈠确定信息收集的范围

由于技术的进步，人们每天都面对着无限多的信息，如何从大量的信息中选择有效的信息是每一个人都必须认真对待的问题。确定信息收集的范围可以从以下两方面着手：

⑴据学习和工作需要确定信息收集范围，学习和工作是人们的主要活动之一，在学习和工作的过程中会出现很多问题，我们可以选择几个急需解决的问题作为学习或工作的目标，并为此确定一个明确的信息收集范围。选择目标时应注意力所能及的原则，首先要确定以自己现有的知识和能力水平能否解决，其次要明确自己已知已会之外还需要哪些东西，然后着手收集相关信息。在这一过程中，我们有时会发现自己收集的有些信息在第二次出现时与第一次的内容完全不一样，有些信息只用这一次以后就没有用处了。但只要你是仅仅围绕自己的目标进行的 ，这些都不会是无效劳动，因为一次次的信息收集过程其实就是在实践中学习和训练的过程，只有通过一次次实践活动，我们才能得到一些只属于自己的特别的经验，培养出对信息敏锐的觉察力。

⑵据自己发展的努力方向确定信息收集的范围。要明确自己的努力方向，必须认真分析自己所拥有的主客观条件。人的发展方向首先受自身生理条件的制约，一个身体瘦小的人不可能成为叱咤篮坛的强力中锋，一个五音不全的人很难成为歌唱家，收集这些相关信息最多是作为茶余饭后的谈资。其次，人的发展方向受自己性格、知识结构的制约，性格内向、腼腆的人不宜做公关工作，没有受过正视、 系统数学训练的人不适合研究歌德巴赫猜想。再次，人的发展方向受环境条件的制约，一是自然环境，生活在山区要发展水产养殖业就很困难，二是社会环境，在一个没有机场的地方以民航服务为发展方向的意义不会太大，当电脑的发

展与普及使社会不再需要使用机械打字机的打字员时，不应该再去收集怎样成为这类人才的相关信息。因此，在明确自己的努力方向之前，应该对自身具备的条件作全面的分析，包括自己的身体条件、气质性格、知识结构、生活环境、学习和工作环境、兴趣爱好、人际关系等，只有当这些资源相互匹配，达到最佳组合时，人才会有良好的条件充分发挥自己的潜能。确定自己发展的努力方向，还要注意适应社会需要的原则，选择发展目标只能从实际中选择，不能从虚无中选择，应该结合社会发展对人才的需要来确定自己的目标。认真分析自己的条件和社会需求后，我们可能发现适合自己的发展方向不止一个，这是正常的。每个人都有多种发展的可能性，在快速变化的社会中，我们也不应该只有一个努力方向。目标可以是多样的，但必须有主次之分，这样才能保证将精力、时间用于该用的地方，使行动效率更高。在暂时无法确定主要目标时，可以先根据自己的分析选择其中的几个，尽可能多地收集有关信息，包括职业的重要程度、发展前景、对知识技能水平的要求、通过哪些渠道能获取相关资格，将它们进行综合比较，最后确定主要目标。确定的主、次目标最好具有一定的相关性，比如选择计算机应用为主要目标，可以将计算机通信、网络技术作为次要目标，选择财务管理为主要目标，可以将金融保险、审计统计作为次要目标。这样，收集的知识信息可以互相迁移，达到事半功倍的效果。

选择最近信息渠道。信息内容和类型的丰富多才彩决定了信息渠道是多种多样的，相应的信息有相应的来源渠道，客观上并不存在一个对任何人来说都是最佳渠道是因人、因时、因地、因信息内容的不同而定的。外语水平不高的人，应该选择母语信息渠道。处于旅行途中，信息渠道主要是广播和报刊。中心城市的信息来源比边远地区多、选择余地大。有的信息有多种来源渠道，比如重大新闻；有的信息来源渠道十分单一，比如某一种果树的栽培方法。因此，确定最佳信息渠道没有万能的方法，必须在实践中不断探索，根据实际情况来选择。对于我们来说，信息渠道不必十分完备，解决某个问题有时只需要一两个信息渠道就可以了。 信息来源分为文献资料和非文献资料两种，文献资料渠道指的我们熟悉的书籍、报刊、文献索引、内容摘录及汇编等，非文献资料渠道指的是实物、口头信息、图像、光盘、磁盘、网络信息等。这些渠道都可以作为我们的信息来源,只要是有用的信息就应该收集。在我们的生活中，常见的信息来源渠道主要有：知识学习；与人交往进行信息交流；报纸；杂志；广播；电视；磁盘、光盘等记录电子信息的载体；国际互联网。

然后就要收集信息

⑴善于捕捉信息

我们要有捕捉信息的意识和紧迫感，要坚持不懈的多方面收集信息，只有这样，我们才能从每天接触到的大量信息中的到更多有用的信息。收集信息要注意系统性。信息不会孤立的存在我们完成一个任务或是一个目标也不是只需要一条信息。一条信息往往与更多有用的信息相联系有时一条看似无用的信息，也会与很多游泳的信息想联系，这都需要我们去挖掘。 ⑵可能详尽地占有西信息

任何一个目标的实现或是任务的完成，都必须利用大量的信息，有时为了得到一个比较准确的结论，还必须在大量信息的基础上进行分析。占有信息量的多少不仅标志着一个人的信息意识的强弱、信息渠道的多少，而且还是能否获得成功的重要基础。详尽的占有相关信息可以使我们的认识更有安全感，找到解决问题的关键。只有从大量的信息中我们才能掏沙拾金，找到有重要价值的信息。

⑶当的记录信息

记录信息就是把有用的信息通过某种方式保存下来，以便在需要时能提取出来使用。记录信息的方法是记忆，但我们的记忆力是有限的面对大量的西信息，仅靠大脑不可能有效的记录。特别是值非常大的信息，应该详细记录并尽量在记忆中保留其中心内容和基本数据。有一点要注意，就是我们记录的信息一定要准确

㈡对信息的加工

信息的加工是指将收集到的信息按照不同的目的和要求,进行鉴别和筛选,剔除那些虚假、过时和无用的信息，使信息条理化、规范化和准确化的过程，信息的加工工作将有利于接下来的存储、传递和利用工作。秘书要对收集到的信息加以必要的吸收和消化，提炼出精华性的信息以供利用。信息的加工工作主要有：

⑴筛选

对收集到的大量信息进行去粗取精的工作，从中挑选出典型的、有价值的信息以供利用。 ⑵鉴别

用科学的方法对信息进行去伪存真的工作，并对信息的性质、真伪、价值、作用等作出鉴定和判断。

⑶提炼

对信息进行编辑、统计、分类、综合、提要等工作，让领导及其他信息利用者用较少的时间阅读和掌握必要的信息，获得最大的信息量，减少不必要的或低价值的信息对他们的干扰。办公室部门编写的简报、摘报、快报等都是对各种信息进行浓缩和提炼的成果。 ⑷研究

对所获得的原始信息和其他信息进行分析、推论、归纳、综合、以形成明确的观点、概念和结论，创造出新的更有价值的信息，成为更高层次的信息和知识。有时在这个活动中秘书还会发现一些现有信息的不足，以便进一步采集、补充；另外，对一些焦点信息还要进行专门的调查研究，以获取更深层次的信息。

⑸撰写

将那些经过加工的信息转换为新的书面信息。一般说来，信息的加工工作是一项艰巨的工作，而且决策的层次越高，需要的信息加工程度越深，从事这项工作必须要有深厚的对事物分析、判断和研究的能力。随着信息生成的不断加快，决策对信息质量要求的不断提高，信息加工工作的难度也在增加。

㈢书对信息的存储

有些信息在收集、加工处理完毕后并不是马上就要被利用，这样就需要把这些信息先保存起来。另外，一些有价值的信息被使用过后还有第二次，甚至第三次被使用的价值，因此需要将这些信息留存。所以，研究信息如何存储是非常有意义的。信息的存储是指对加工后的信息进行科学、有序的存放，以便使用的过程。它包括两层含义：一是将加工后的信息按一定的规则记录在相应的载体上；二是将这些信息载体按一定的特征、内容性质进行综合，组成系统有序、方便检索利用的体系。

⑴出信息存储规划

要想使信息的存储更有条理，首先要预先对组织各项活动中那些可能需要存储的信息情况进行详细了解。然后做出整体存储规划，决定那些需要存储的信息存在哪儿、怎么存等。办公室对信息进行存储规划首先需要回答下列问题：

⒈要有什么样的信息材料需要保存下来？

⒉息将分散保存，还是集中保存？

⒊类信息每年的产生量大致是多少？

⒋类信息的使用频率有多大？

⒌些信息需要保存较长的时间？要保存多久？

⒍种信息载体需要什么样的保存条件？

⒎息放在哪儿比较合适（方便、安全、经济）？

⒏位可提供的存储空间有多大？

⒐要的、保密的信息放在哪儿？

⒑需要购买什么样的储存柜或其他装具？

⑵息的分类

从内容、性质、特征、用途、载体等角度，将有内在联系的信息分门别类地作和在一起，对信息进行分类。一方面可以将原来零散的、孤立存在的信息有效地组合在一起，增加信息的价值；另一方面也便于有序地保存信息。信息的分类有多种方法，如通常人们会首先将信息按载体分类，然后再按其所反映的问题等特征分类，再按时间顺序排列。

⑶信息的编码和编目

按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码，进行登记，并编制目录索引等检索工具以方便今后的检索。在电子类信息中，这项工作在信息输入阶段即可以建立一些特征，然后利用计算机的强大功能，进行多种方便快捷的检索，大大降低了这方面的工作强度。 ⑷存储

对信息进行存储有多种方法。随着信息量的增加，需要存储的信息越来越多，对信息存储的要求也越来越高。因此，传统的手工存储已满足不了需要，必须借助于现代化的手段，如计算机、缩微技术等，目前，常用的存储方法主要有：

⒈工存储。存储信息的传统方法是在纸上记录，并人工保存在档案室或其他处所。这在今天仍然是最常用的方法。所有企业都有纸面记录，需要排序和存储在合乎逻辑的、可访问的系统中。手工存储信息容易理解和使用，一旦找到就能阅读，不需要特别昂贵的设备，但大量的纸质材料会占据很多空间，而且需要长期保存的材料还有较高的环境要求。

⒉微存储。缩微技术是另一种信息存储技术。所谓缩微技术就是将资料或图书通过专用设备利用照相原理缩小到底片上，使用时再用专用设备阅读或复印。

⒊盘存储。光盘存储是指将文字、影象等信息以数字的形式存储在光盘上。使用光盘进行存储有很多优点，如：光盘信息存储的密度非常高，可以进行海量存储，与纸质文件相比，可以节约大量空间、存储成本，总体核算较低；信息的检索存取操作简单快捷；可以与计算机

联机使用，易于远距离传输和随机检索等。但不论采取哪种信息存储方式，都要注意以下一些问题：存储的资料要安全可靠。对各种自然技术及社会因素可能造成的资料毁坏或丢失，都必须有相应的处理和防范措施。对于大量资料的存储要节约存储空间。计算机存储要采用科学的编码体系，缩短相同信息所需的代码，从而节约空间，信息存储必须满足存取方便、迅速的需要，否则就会给信息的利用带来不便，计算机存储应对数据进行科学合理的组织，要按照信息本身和他们之间的逻辑关系进行存储。

㈣秘书对信息的传递

⑴书信息的传递范围

秘书机构的枢纽地位决定了它是联系内外、沟通组织上下左右的信息中心，因此，秘书进行信息传递的范围非常广泛。就其传递信息方向划分，其信息传递工作范围包括： ⒈上而下：将管理层的决策管理信息传递给下级部门；

⒉下而上：将下级部门的工作动态、成果、问题、要求等及时汇报给管理层； ⒊行往来：通过各种信息传递，使各部门协调工作、互相配合；

⒋内而外：将组织内的信息传递给社会其他组织，如信息发布；

⒌外而内：将各种对企业经营管理活动有用的信息及时传递给组织内的有关部门或人员。 ⑵办公室信息传递的主要方式

办公室作为领导和管理工作的辅助部门，在进行信息传输时，往往抓哟负责各种正式信息的传递，其主要方式有：

⒈面形式。它包括：正式文件；内部文件（便条、备忘录等）；邮件；传真；电子邮件（计算机网络）

⒉头形式。它包括：电话；会议；比较正式的谈话。

上述不同传递方式的传递速度、质量、保密效果等各有不同，各有所长。因此，在选择传输方式时，秘书必须根据信息的具体情况综合考虑，选择一种最为妥当的方式。①

四 、秘书做好信息工作的作用

信息工作是围绕信息进行一系列工作,包括对信息进行收集、整理、传递、利用和储存等程序.信息工作在秘书工作中具有重大作用.

㈠息工作是秘书部门辅助决策的一向重要工作

决策是领导者的首要职责.决策就是用科学的方法、丰富的经验,对重大问题作出多种可行性研究,从中选择最佳方案.正确的决策往往不是一次性选择的结果,而是一个不断筛选、不断完善的过程,这就需要大量的信息.掌握了准确、全面、及时的信息,才可能作出切合实际的、正确的决策;否则,就会导致决策失误.

领导者获取信息一般有哦三种渠道.一是亲自获取.即通过听取汇报、阅读文件、蹲点调查、视察工作等自身实践活动收集.二是由秘书部门或专门的信息机构、信息人员收集提供.三是由各项职能部门提供.职能部门只收集和提供与本部门业务有关的部分信息,而秘书部门是综合部门,上级、下级、同级以及其他部门的信息都向它输入,因而掌握的信息比较全面、系

统,能较灵敏可靠的反映各方面的动态,并可以从中形成自己的观点、看法.因此它是领导获取信息的一条非常重要的渠道.因此可以说,信息工作是秘书部门辅助领导决策的一项重要工作.

㈡信工作是秘书部门的一项重要业务

这可以从两个方面来理解:一是从秘书部门的工作性质看,它作为单位的枢纽部门,其位置决定了它必然成为联系上下左右、沟通四面八方的信息集散地.这就为秘书部门做好信息工作创造了条件.二是从秘书部门的工作内容看,除辅助领导决策必须依靠信息外,办文办事和联系各方也必须依靠信息.秘书经常性的工作是起草各种文件和材料,这一写作过程实际上是收集信息和加工信息的过程."巧妇难为无米之炊",没有信息,办文就办不成.要办好各种公务,不仅靠领会领导意图、发挥个人学识,还必须有所参考,有所借鉴.这些参考和借鉴就是信息.信息越多,耳目越灵,办事能力就越强.秘书部门经常与各方面打交道,无论是调查研究、回复问题还是协调关系都离不开信息.就拿事务性很强的值班室的工作来说,对前来洽谈公式的、反映情况的、告状的 请求处理突发性时间的,值班秘书要根据不同的对象,区别不同情况,采取不同的处理办法;而且要当机立断,应对自如,这就笔削有足够的信息储备.只有平时注意收集、整理信息,对自己的工作范围非常了解,对工作范围以外的信息也有所涉猎,才不至于事到临头束手无策,拖拉推委延误工作.有学者说,秘书是未来办公室咨询的整合者.由于秘书的一工作离不开信息,因此,信息工作是秘书部门的一向重要业务.

㈢信工作有利于开创秘书工作新局面

长期以来,中国内地的秘书工作节奏慢、效率低,这除了与管理体制和秘书人员的素质有关外,还与信息工作的落后有关.随着改革开放的更加深入,秘书部门陈旧的管理观念受到猛烈的冲击,传统的工作程序和工作方式的弊端日益显露出来.各级领导越来越认识到,为了适应形式发展的需要,为了更好地进行决策,必须要建立和健全信息体系,做好信息工作,1987年,国务院召开了全国政府信息系统座谈会,强调了信息工作手段的现代化和人的思想现代化问题.以后信息工作有了较大的发展.就党政两大体系来说,已建立了纵横交错的信息网,有一大批信息点和信息员截至1987年,各省(区、市)政府系统有530多个下属单位安装了电话传真机或专线电话,各部门使用的电话传真机已达1100多个,还装备了其他一些现代化工具.

信息工作的加强,给秘书部门诸如活力,打破了以往那种按部就班、机械运动的常规,迫使办公室工作以信息为轴心,实行一条龙作业.信息工作不仅由信息人员直接参与,而且收发 文书、文印、内务、机要、档案等其他人员也介入.这就使秘书工作环环相扣,加快了原转的速度.同时,随着信息半看质量的提高和上级指示精神的传达,通过信息渠道当天或第二天即可完成,使办公室工作效率明显提高.这些都说明,高质量的信息工作有力的促进了秘书工作的改革,有利于开创秘书工作的新局面. ③

现在涉外秘书的发展趋势：社会化，现代化，专业化。我们要认清趋势，做一个顺应时代的合格秘书

五 、秘书做好信息工作应注意的问题

㈠确保信息的真实性。我们党历来提倡实事求是的工作作风，采集信息更要实事求是、客观真实地反映情况，既报“喜”又报“忧”，喜忧都报，要保持信息的原汁原味，保证信息的质量。

㈡注意信息的针对性。采集的信息要有针对性，主题明确，既要开门见山，又要短小精悍，切忌泛泛而谈

㈢把握信息的时效性。信息具有很强的时效性，（信息的特点已经很清楚地介绍了）在一重大事件发生或出现时，信息员要及时全面、客观、真实地反映报道这一事件的始末，不要等到事情已发生一段时间了再来收集整理反馈，这样的信息即使再好也如同一朵凋谢的鲜花，逊色多了。

㈣采集信息的广泛性。领导对信息的需求很广，他们需要指导工作、推广经验的典型信息，需要拓宽视野、优化决策的信息，所以秘书要驾驭全局的多渠道、全方位的收集客观真实的各类信息。而信息资源丰富，又会为我们采集信息提供了广阔的空间和有利条件。

㈤遵守信息的保密性。对 工作中暴露出来的某些问题、现象或某些规章制度还需健全、完善、改进的方面，事关全局，涉及到具体的人和事，暂时不宜公开，要求信息员把握分寸，负责保密，避免不必要的矛盾发生。

从上述内容，我们能够初步了解有关信息的知识，有利于一个秘书人员更好的做好信息工作，提升秘书人员对待和处理信息的能力，以及进一步增强信息意识不断提高信息工作水平