办公室简答题

1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 参考答案：

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用；

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)适时。考虑时机； (7)适地。看场合；

(8)适度。要注意掌握分寸。

2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 参考答案：

(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；

(2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷；

(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 参考答案：

(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。

(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。

(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。

4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? 参考答案：

(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；

(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”

（4）一定要简短、扼要、流畅； (5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；

(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

5、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 参考答案：

有电子提示系统和人工提示系统（2分）

电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）

人工提示系统的做法：设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提示性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往文件（1分）。

6、提高会议效率可以有哪些做法？

参考答案：

遵循法律法规（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议

时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。

7.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

参考答案：

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章； （3）时间（开始时间、结束时间）； （4）会议地点； （5）议题；

（6）主持人、主席； （7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论； （9）相关的资料； （10）下次会议预定日期。 8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

参考答案：

（1） 清楚地知道在所说的事项中，

最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；

（2） 说服时，要尽量具体客观，使

对方产生了解的动机；

（3） 偶尔也需要引用某些权威人

士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；

（4） 要具体了解对方的立场和意

向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；

（5） 主动发问，了解对方的想法，

对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；

（6） 以诚恳的态度为对方着想而发

言，不要使用另对方反感的言词；

（7） 让对方打开心扉，使对方对自

己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；

（8） 不可伤害对方的自尊心。 9．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? 参考答案：

(1)受意是文员接受和领会上司意图。

(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图，按上司意12.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 参考答案:

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。

（5）周一早上、周末、即将下班之前、图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

10．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。 参考答案：

(1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。

(7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。

(10)抄送单位、印发说明。 11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 参考答案 :

(1)单位印章、套印章；

（2）钢印、领导人签名章、其他印章； （3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；

（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用； （6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名； （7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记； （8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒； （9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

（1）命令（令）； （2）决定； （3）公告；通告； （4）通知；通报； （5）议案； （6）报告； （7）请示； （8）批复；意见； （9）函； （10）会议纪要。

13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

参考答案： （1） 拟稿；

（2） 核稿；是指以拟稿人员的上级

负责人对初稿的审查和核实。

（3） 签发；是指机关领导人员对文

稿的最后审定、签字发出。

（4） 编号；已经签发的文件，由文

秘人员统一编排发文字号。

（5） 缮印；对已经签发的文件定稿

进行誊清、复印或排版印刷。

（6） 校对；指将文件的誊写稿、打

印稿或清样按定稿核对校正。

（7） 用印；是指在完成的文件上加

盖机关印章。

（8） 登记；

（9） 分发。指对准备发出的文件进

行分装和发送。

14.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？

参考答案：

（1）要获得上司的许可；

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；

（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；

午餐前后不要安排约会；

（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； （7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保 密、是否需要就餐等因素。

15、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？

参考答案：

文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。

主要的挡驾法有：

（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。