公司文件管理办法(正本)

公司文件管理办法

第一章总则

第一条为适应公司经营业务飞速发展的需要，实现公司文件管理工作的规范化、制度化、制定本办

法。

第二条公司文件，是集团公司董事会、总经理实施企业行政领导、下达经营决策指令、传达贯彻战

略方针、管理重大经营事务的具有最高效力和规范格式的文书；各项管理规章制度、作业指导书、流程规范、重要对外商洽联系函件、以及集团公司上下之间请示、答复、报告和交流情况。

第三条公司文件管理，包括文件拟制、办理、管理、立卷、归档、销毁等工作环节内容。

第四条纳入文件管理范围的还包括公司的重要数据、报表、及其影印、音像资料等。

第五条公司文件管理必须做到高效、准确、及时、安全、保密。

第六条集团公司总裁办是文件管理工作的主体部门，并对各分公司和集团公司各部门文件管理工作

进行业务指导。

第二章文件种类

第七条公司文件的种类主要有：

（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定用于对重要事项作出决策和安排。

（三）通知用于发布公司规章制度、任免管理干部、传达董事会或国家有关法规精神、转发有关行政管理单位的文件、批转下级部门、分公司的文件、发布要求执行或者周知的事项。

（四）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）报告用于向集团公司汇报工作、反映情况、提出建议，答复集团公司的询问。

（六）请示用于向集团公司请求指示、批准。

（七）批复用于答复分公司或部门的请示。

（八）条例用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。

（九）手册用于文件、资料的汇集形式

（十）守则用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。

（十一）规定（办法）用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十二）函用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问题，向无隶属关系的公司请求批准等。（十三）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章文件格式

第八条公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发

文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送单位、印制版记组成。

（一）版头由发文单位全称或者规范化简称加

中印在文件首页上部。

（二）密级文件的秘密等级，标注于版头左上方

（三）紧急程度对文件送达和办理的时间要求，标注于版头的右上方。紧急程度为“特急、加急、

平急。

（四）发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。

（五）签发人上报文件应当在发文字号右侧标注

（六）标题由发文单位名称、文件主题和文种组成，位于发文字号下方。

（七）主送单位（八）正文文件的主体，用来表达文件的内容，位于标题或者主送单位下方。

（九）附件文件附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前

注明附件的名称。

（十）发文单位署名必须用全称，位于正文的右下方。

（十一）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明

年、月、日，位于发文单位署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

（十二）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，文件应当加盖发文单位印章。（十三）印发传达范围加括号标注于成文日期左下角。

（十四）主题词标注位于抄送单位上方。

（十五）抄送单位指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。抄送单位名称标注于

印制版记上方。

（十六）印制版记由文件印发单位名称、印发日期和份数组成，位于文件末页下端。

第九条文件的汉字从左至右横排。文件用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫

米）。左侧装订。

第十条文件编号为区别便于查询，编码设在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一区码：

“MC”为公司文件固定码，为“美臣”的第一个拼音字母；第二区码“CW”为财务部门固定码，除人力资源部为“HR”外，其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码；第三区“070706”为发文时间的年月日。（详细部门发文编码录附后）

第四章行文规则

第十一条文件起草应当首先确认行文的必要性，确有行文必要时，要注重实效、坚持少而精。可发

可不发的文件不发，可长可短的文件要短。

第十二条分公司向下的重要行文，应当同时抄送集团公司总裁办和行文内容相关的部门。第十三条总裁办根据总经理授权，可以向各分公司下行文；

第十四条向集团公司请示问题，应当一文一事，不得在非请示文件中夹带请示事项。

第十五条上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在正文尾注明联系人的姓名和

电话。

第十六条文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

第十七条电报以发出日期为准（生效时间）。

第十八条对不符合行文规则的上报文件，总裁办指导其纠正。

第五章文件起草办理

第十九条起草文件应当做到：

（一）符合国家相关政策法规，完整、准确地体现总裁意图，并同现行有关文件相衔接。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

（三）开门见山，观点明确，文字精练，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，力求篇幅简

短。

（四）文种、格式使用正确。

（五〕杜绝空洞、形式主义和繁琐。

第二十条行文审批程序

—总

裁办制作发文（发文前必须再核无误方可）。

—返回再审

—附上文件

。

第二十一条起草重要文件应当作好调查研究和充分论证，广泛征求有关部门意见。

第六章文件的制作（校对、签发、审核）

第二十二条公文送总裁签发前，由总裁办进行审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合

行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十三条公司文件必须由总裁（或者总裁授权的负责人）签发后，方可制作；

第二十四条公文正式印制前，起草部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材

料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十五条已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修

改，须报原审批领导人复审。

第七章文件办理和传递

第二十六条文件办理分为收文和发文办理。

第二十七条发文办理，指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登

记、分发等程序。总裁办在文件制作完毕后，发出之前必须再审阅一遍。

第二十八条收文办理包括文件的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办督办。

第十九条文件管理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应

当复制后办理。

第二十条秘密文件应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不

得密电明传、明电密电混用。

第八章文件管理

第二十一条集团公司文件由总裁办统一管理，分公司应明确专人（兼职）管理，登记造册。各部门

应根据工作需要建立（备份）一份文书档案，登记造册，专人管理。

第二十二条复制重要（密级）文件，须经部门负责人报总经理批准。复制的文件应当与正式印发的

文件同样管理。

第二十三条文件查、借阅。查、借阅部门密级文件，应经部门经理同意，并作登记，限期归还；查、

借阅密级文件，必须经部门负责人和总经理批准，方可查借阅。绝密文件一般不得查借

阅，特殊情况必须经总经理批准。

第二十四条公司文件应当定期收集、整理，每年归档一次，入档案库管。文件入库后按《档案管理

办法》管理。

第二十五条入档案库管理的文件，应按照档案管理要求，分门别类，登记造册，分密级、保存期限

进行管理。

第二十六条各部门的电脑数据、文件电子版，应由信息部定期进行一次备份，交总裁办入库管理。第二十七条文件柜应注意作好防火、防潮。

第二十八条对已过保密期限和保存期的文件，进行清理、清退、造册，报总经理审批后，有二人以

上在场监督销毁。个人不得擅自销毁文件。

第二十九条分公司的文件每年清理归档上交集团总部一次。需要注销的，必须及时作好档案数据资

料的完整封存，由集团公司派专人登记接收。

第三十条员工岗位变动或离职，必须将本人保管、借用的文件按照有关规定移交、清退，方可办

理变动离职手续。

第九章文件保密

第三十一条公司所有员工必须严格遵守《公司保密规定》，任何人不得利用接触秘密文件之便，泄

露公司秘密。

第十章附则

第三十二条本办法适用美臣集团公司各级单位。

第三十三条本办法由集团公司总经理办公室负责解释。

第三十四条本办法自发布之日起施行。

后附文件样式：

编码：MC-CW-070706

绝密特急

美臣发[200X]X号文签发人：

正文标题

：

正文、、、

发文单位（部门）

发文时间（此处加盖印章）

主题词：发放范围：印发单位名称：印发日期份数

中国XXX集团有限公司

文件处理笺来文单位

文件标题

拟办意见：文件字号收文日期承办人签收：

年

领导审批：月日年月日

年月日

督办人签名：

年月日

办理结果：

年月日

登记处理时间：年月日

中国XXX集团有限公司

文件起草签发处理笺文件编号

文件名称

（全称）

总经理签发：文件编码

年

部门负责人签名：会签人签名：月日年月日

拟稿人（签字）：

年

文件发放范围：主送：

抄送月日校对签字：发出时间：（

共

（）页）份年月日