采购业务'货到票未到'软件操作流程

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采购业务“货到票未到”软件操作流程

（副教授）汪鸿艳

（中央民族大学管理学院北京100080）

【摘要】依据会计制度规定，对于本期货到、发票未到的采购业务，暂估入库成本有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种回冲方式，本文旨在比较此三种类型的软件操作方法。

【关键词】月初回冲

单到回冲

单到补差

以用友软件为例，在【采购管理】、【库存管理】、【存货核算】、【应付款管理】等模块联合使用时，采购业务单据传递及简易流程如图1所示：

图1采购业务流程

例：环球公司从宏大公司采购手机外壳500个，暂估含税单价35元，对方代垫运费200元，本月发票未到。

一、本月业务处理

不论采取何种暂估方式，本月业务处理均相同。1.在【采购管理】模块填制采购订单、生成到货单。如果采购选项设置为“普通业务必有订单”，采购订单必有，此时以后的到货单、到货退回单、红蓝入库单等均不能手工新增，只能参照来源单据拷贝生成。

2.在【库存管理】模块生成采购入库单。【库存管理】模块与【采购管理】模块联合使用时，入库单必须在【库存管理】模块生成，否则，可在【采购管理】模块生成。单击【库存管理】/【入库业务】/【采购入库单】，在弹出的【采购入库单】窗口，该单据自动传递到【采购管理】和【存货核算】模块，步骤如图2所示。

3.月末发票未到，在【存货核算】模块蓝字暂估入库。（1）单据记账。对传递过来的入库单记账，记过账的单据才能生成凭证。具体操作为：单击【存货核算】/【业务核算】/【正常单据记账】，在弹出的【正常单据记账条件】对话框中，选择仓库和单据类型，单击【确定】按钮后，选择单据，单击【记账】按钮。图略。

（2）生成蓝字暂估凭证。具体操作为：单击【存货核

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图2生成入库单

算】/【财务核算】/【生成凭证】，在弹出的【查询条件】对话框中，步骤如图3所示。

图3

生成凭证

（3）执行期末处理及月末结账。二、下月业务处理

系统启用之初，在【存货核算】/【初始设置】/【选项】里有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种暂估方式可供选择，如果明细账中有暂估业务未报销或本期未进行期末处理，暂估方式将不允许修改。

（一）月初回冲

月初回冲是指上月对货到发票未到的采购业务暂估入库后，下月初系统生成红字回冲单，发票到了报销处理时，系统根据报销金额生成蓝字回冲单（报销）。

月初，【存货核算】模块依据红字回冲单生成红字凭证，冲销上月的蓝字暂估凭证。操作步骤仿照图3，不过单据类型为红字回冲单，凭证内容科目与图3相同。

月末，依据收到发票情况分以下三种：

1.发票到，全部结算。如在上例中收到对方开具全部货物（500个）增值税专用发票价税合计17500元和运费发票200元，用银行存款支付10000元货款，其余货款及运费尚欠。

第一步，【采购管理】模块生成采购发票及运费发票。具体操作为：单击【采购发票】/【专用发票】，在弹出的【专用发票】对话框中，点击右键拷贝入库单生成专用发票，在生成的专用发票窗口，如需要现付的操作步骤如图4所示。生成的专用发票及未现付的部分系统自动生成应付单据传递到【应付款管理】模块，在【应付款管理】模块已审核的发票不允许再现付。

图4

生成专用发票

单击【采购发票】/【运费发票】，在弹出的【运费发票】对话框中，录入发票内容（发票表体存货在存货档案中属性必为“应税劳务”），单击【保存】按钮。图略。

第二步，【采购管理】模块进行采购结算。采购结算是指将发票及运费金额结算到入库单中，系统自动结算入库材料实际成本，在票货同期到达时，结算完成后系统将实际结算金额重新写入原入库单中（包括【库存管理】和模块的入库单），覆盖原来的暂估金额。如上例中原入库单暂估金额为14957.26元，结算后金额为15143.26元（14957.26+186）。在货到票未到时，因上月存货核算】模块对暂估入库单已记账且月末已结账，则采购结算后不会将结算金额重新写入上月入库单，此时，需要在【存货核算】模块进行【结算成本处理】。

a.自动结算。包括：“入库单与发票”结算（供应商、存货和数量完全相同的入库单和发票进行结算）、“红蓝入

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财会月刊□库单”结算（供应商、存货相同和数量符号相反的红蓝入库单进行结算）、“红蓝采购发票”结算（供应商、存货相同和金额符号相反的红蓝发票进行结算）。后两种一般在发生退货时使用。

b.手工结算。对要结算的发票与入库单手工选择进行结算。若将采购发票与运费发票一同结算给入库单时一般选择手工结算方式。如本例中，具体操作为：单击【采购管理】/【采购结算】/【手工结算】，在弹出的【手工结算】对话框中，步骤如图5所示。

图5采购结算

c.运费发票单独结算。运费发票也可利用【费用折扣分摊】进行单独结算，单独形成一张结算单，操作步骤与手工结算类似，运费发票可以与已结算、未结算或部分结算的入库单同时结算，也可与存货直接结算，即在结算界面点击【增行】按钮，直接录入某一存货与其结算，也可以将一张或多张运费发票分摊到多个入库单的多个存货上，结算时可选择按多张入库单的金额或数量分摊运费，一张入库单可以多次分摊费用。单独结算的运费金额不

会自动添加到入库单金额中，此时，需要在【存货核算】模块进行【结算成本处理】。

第三步，在【应付款管理】模块对传递过来的发票审核并制单。①发票审核。审核的发票才能制单，具体操作为：单击【应付款管理】/【应付单据处理】/【应付单据审核】，在弹出的【单据过滤条件】对话框中，选择过滤条件单击【确定】按钮后，选择单据，单击【审核】按钮。图略。②制单处理。具体操作为：单击【应付款管理】/【制单处理】，在弹出的【制单查询】对话框中，步骤如图6所示。对未付款部分付款时，在本模块填制付款单审核后再付款制单。

第四步，在【存货核算】模块进行结算成本并生成实际入库凭证。①结算成本。具体操作为：单击【存货核算】/业务核算】/【结算成本处理】，在弹出的【暂估处理查询】对话框中，步骤如图7所示。②生成实际入库凭证。操作步骤仿照图3，不过单据类型为蓝字回冲单（报销），凭证内容与图6付款凭证相呼应，数据为实际成本：借：原材料15143.26；贷：物资采购15143.26。

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【【存货核算】【

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图6生成凭证

图7结算成本

2.发票到，部分结算。如果上例中收到对方开具的发票为部分货物（300个）增值税专用发票价税合计10500元和运费发票200元。

第一步，重复上述全部结算中的第一步至第四步，结算部分货物（300个）的实际成本。

【存货核算】模块进行期末处理生成剩余数量蓝字暂估凭证。①执行期末处理。单击【存货核算】/【业务核算】/期末处理】，在弹出的【期末处理】对话框中，选择仓库后单击【确定】按钮。系统自动将入库数量（500个）与发票结算数量（300个）之差生成蓝字回冲单（按上月暂估价）。②3。生成剩余数量③执行月末结账，（200系统自动生成剩余数量个）蓝字暂估凭证。操作步骤仿照图（200个）的红字回冲单，待再下月初生成红字凭证。之后其发票到达时

重复上述步骤结转其实际成本。

3.发票未到。重复上述部分结算中的第二步的ａ至ｃ，生成全部数量（500个）的蓝字暂估凭证及月末结账。

（二）单到回冲

单到回冲与月初回冲的操作步骤基本相同，区别是回冲上月蓝字暂估凭证的时点不同。月初回冲是在下月

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初即红字回冲，单到回冲是发票不到不作处理，等到发票到达报销处理时，在【存货核算】模块执行【结算成本处理】后，此时系统同时生成红字回冲单和蓝字回冲单（报销），再据此生成红蓝两张凭证，其中红字凭证为冲销上月的蓝字暂估凭证，蓝字凭证为按结算发票结转实际成本的凭证。如果是部分结算，执行【结算成本处理】后，系统生成全部数量（500个）红字回冲单和结算数量（300个）蓝字回冲单（报销），再据此生成红蓝两张凭证。在执行【期末处理】时，系统再将剩余数量（200个）按原暂估单价生成蓝字回冲单，据此生成蓝字暂估凭证，待发票到时红字冲回。

（三）单到补差

单到补差与单到回冲的操作步骤基本相同，是指发

票不到不作处理，发票到达报销处理时，在【存货核算】模块执行【结算成本处理】后，根据结算金额，系统自动生成红或蓝入库调整单，再据此生成红字或蓝字凭证。

1.发票到，全部结算。

（1）若发票结算金额与上月暂估金额相等，系统不生成调整单，原暂估金额即为实际结算金额。

（2）若发票结算金额小于上月暂估金额，系统将二者之差自动生成红字入库调整单，再据此生成红字凭证，原蓝字暂估金额加上此红字冲销金额即为实际结算金额。如上例中发票含税单价为30元，若不考虑运费，则系统生成红字入库调整单数据为-2136.75元（500×30/1.17-500×35/1.17），据此生成红字调整凭证。

（3）若发票结算金额大于上月暂估金额，系统将二者之差生成蓝字入库调整单，再据此生成蓝字凭证，原暂估金额加上此蓝字补充金额即为实际结算金额。如上例中发票含税单价为38元，若不考虑运费，则系统生成蓝字调整单数据为1282.05元（500×38/1.17-500×35/1.17），据此生成蓝字调整凭证。

2.发票到，部分结算。系统按实际发票结算数量为基准，比较结算金额与暂估金额之差生成红或蓝入库调整单，据此生成红字或蓝字凭证，未结算部分的暂估成本仍保留在上月原暂估入库单及凭证中，等待发票来到时再作调整。如上例中，如果发票数量为300个，其含税单价为38元，不考虑运费，则系统自动生成蓝字调整单数据为769.23元（300×38/1.17-300×35/1.17），未结算部分（200个）暂估成本仍在原暂估入库单及凭证中，等待发票到达时再作调整。

用“单到补差”的方式暂估入库凭证贷方科目直接贷记“物资采购”较好。

主要参考文献

荣树新.小议货到票未到业务的账务处理.财会月刊，2012；1

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