再论档案定义的界定

作者：朱益祥

《档案学研究》 2001年06期

　　随着档案工作实践的不断发展，关于档案定义的争论也已经不能用一次、二次来计算了，争论的结果最终仍然是传统观念对档案定义与本质属性的认定占了主导地位，即认定“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录”。“档案的本质属性是原始记录性”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。）。但是随着档案工作中许多新生事物的出现，随着人们对档案规律性认识的不断深入，一些档案界的专家和学者开始对这种原本不令人满意的论断产生了动摇，并不断发表文章提出个人的看法，特别是2000年的档案刊物上不断刊载这类文章，从而使这一理论的讨论重新提上日程。

　　一、理论与实践的矛盾

　　矛盾之一　档案是原始的历史记录。档案定义指出了档案是原始的历史记录这一区别于其他事物的本质特征，“原始记录”是档案的属概念，“原始”一词的含义从外延上决定了档案必须是社会实践中形成的第一手材料，所以按定义的外延划分，我们从理论上讲非第一手材料的文件决不可能是档案。但在实践中，我们却将许多我们根本就无法确认是否是或者根本就不是第一手材料的文件作为档案保存下来。例如上级单位的来文，我们一般都作为保管期限为长期的档案保存；有些原稿已丢失的文件，我们不得不将其正稿或复印件作为档案保存；此外还有科技活动中形成的蓝图及进口设备技术档案，地质、水文、气象测绘中形成的复制图纸记录等，特别是电子文件，我们更无法判定它的原始性，但我们都在实践上将它们作为档案保存。这些实践与理论不符的存在，使得理论的指导地位受到威胁时，“她”不得不竭力作出“自圆其说”的如下解释。

　　(1)档案的复制件是由档案的原件复制而成的，保留了档案原件的原始性，因而档案的原件丢失或损坏后，其复制件可以代替原件作为档案保存。(2)档案的“原始性特点必须根植在某项特定的社会活动的历史过程中。换言之，必须强调社会活动自身的历史过程。”在这一过程中形成的才是档案。因此，“现行文件为了处理的需要，常常一次印发或收到多份，这多份文件都是在其社会活动中直接形成的，都是原始的，都可以作为档案保存，但一般是，各有关立档单位都只需归档一份，可以在多份文件中根据批办和承办的重要性择优选定。”（注：桑毓域：《档案本质属性的再认识》，《档案学研究》2000年第4期。）

　　以上解释如果抛开档案定义理论来看似乎是合理的，但如果我们认真地分析档案的定义，则实在是无法从定义中推断出这些解释，即使能，也只是有些勉强。对于原始文件的复制件，我们最多只能说保留了原文件的历史真实性和内容的真实性，具有原件原始性的特点，但绝不能说它仍然是原始记录。根据档案的定义，原始记录是档案的属概念，严格说来，只有首先是原始记录的东西才可能成为档案，所以复制件不可能属于定义所涵盖的档案的范畴。而对于上级文件特别是上级通过网络传递的文件，我们根本就无法判断它是否是原始记录，因而也无法判断它是否就是档案。但在实践中，我们确实把这些文件作为档案保存了下来。所以就出现了这种理论与实践的不符。必须指出的是，现在我们应该做的不是为了维护理论的地位而去指责实践的错误或者将两者苟合，抑或以特殊情况敷衍，而是要根据实践去修正我们的理论，因为我们的理论所指导的对象就是那些档案工作者，那些把档案的定义作为立卷归档标准的人。

　　矛盾之二　档案是保存备查的历史文件。保存备查作为一大要素（必要条件）在档案定义里出现，这就很明确地告诉我们档案必须是已经按照一定的规律集中保存起来的文件，以“现代一般的档案来说是经过分类、立卷等一定的整理和归档而集中保存起来的文件”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。）。因此我们根据档案定义中的这一要素来判断某一份文件材料或组合件是不是档案时，就必然会以文件是否归档来作为文件转化为档案的界限，继而在实践操作中必然会“一刀切”地认为，归档保存的才是档案，未归档保存的就不是档案。这种理论的指导只能使我们的实践生产出一幕幕卓别林式的滑稽剧。我们的课堂上要求学生掌握档案的定义时会拿出许多材料让学生判断是否是档案来考查学生对档案的认识。当我们从已归档的档案中抽出一份或一组文件，却告诉学生说这是未经整理的文件时，毫无疑问学生就会判断这决不是档案，因为那些文件没有被保存。而在立卷归档的工作中，也会出现“有的单位只归档了正文而没有归档附件，或者只归档了请示而不归档批复”等情况，“我们只能认定这个单位的档案残缺不全而不能认为没有归档的附件和批复都不是档案。”（注：陈作明：《论档案》，《档案学研究》2000年第3期。）以上问题的出现不得不引发我们的反思：文件作为档案的命运是人为决定的吗？为什么同是多份文件中的一份，其中有一份被人类挑选而作为永久保存的档案，其它的却只能作为被遗弃的文件呢？文件成为档案到底是由其本身特性决定的还是人为决定的？

　　矛盾之三　档案是载体多样的历史记录。“记录”一词的含义即为当场记录下来的材料。在这里，我们的档案界前辈将档案的属概念定为“记录”而不是“文件”，显然是别有深意的。现实中，我们会在理论书中发现一些“文物档案”、“实物档案”等字眼，并且会将一些实物、文物（奖章、奖品、字画等）作为档案保存，出现这种现象的原因无非是档案定义理论规定了的记录的载体多样使得与文件完全不同性质的实物、文物也归入到档案的队伍中来，档案想吞掉文物。从理论上说，这是我们在为我们认定的档案原始性特征寻找外延时因过于强调原始特性而被迫作出选择的结果，但是却造成了档案与文物、实物区分上的混乱。从档案的起源来看，它应当只属于“文件”的范畴，说实物也是档案是将档案的含义人为扩大。

　　二、矛盾产生的原因解析

　　笔者认为，我们要想得出关于档案定义的正确理论，必须重新转移到对档案本质属性的研究上来，必须回到对档案的产生、存在及为什么会产生、存在的研究上来。

　　1.档案的产生。有必要提醒读者，这里的研究包括档案的起源。我们在实践中观察档案的产生时，都会注意到一个显著的客观现象——那就是有价值的文件经过挑选整理立卷形成了有条不紊的秩序实体被保存下来。进一步我们会发现这是一个普遍规律，即文件一经归档就成了另一种状态的东西，因而得出档案是由文件转化而来的，是保存备查的历史文件这一结论。再进一步就发现了档案的原始性特征和结构特征。于是许多学者都认为档案与文件是两种性质完全不同的事物。

　　笔者认为，这种飘浮在表面的认识是不符合文件的产生、存在和消失规律的。我们可以这样分析，文件被处理完毕后，就将面临两种命运：一是因毫无保留价值而被销毁；二是有保存价值而可能被人们保存。不论后者是否被保存，它都已经具备了被保存后的完全相同的性质与特征。从这个意义上讲，档案的形成应当是在文件处理完毕后，归档保存之前，档案是需要保存的文件而不是已经保存的文件，“归档保存”只是我们保护档案以备查阅的一种手段，而不是文件转化为档案的标志和界限。所以，档案实质上就是处于某种形态的文件，也就是说档案其实就是文件，而绝不能说档案是由文件转化而来的，因为文件处理完毕后从一种形态转化为另一种形态，它的性质没有发生本质变化（注意，文件失去了现行效力，并不是发生了质变），打个比方说，我们不能说老人是由人转化而来的，即使老人失去了劳动的能力，因为老人本身就是人。

　　2.档案的存在。档案的存在就是以它本身所具有的凭证作用决定的，如果档案不再具有凭证作用，则面临被销毁的命运，这一点档案界已达成共识。“醉翁”仅想借此来谈谈我们对档案本质属性的认识。

　　近年来档案界同仁对档案的本质属性进行了较为激烈的争论和探讨，主流派最终把原始记录性作为档案的本质属性，却连自己都承认难以作出更为令人满意的解释，其中最具代表性的是有一位学者对档案原始记录性的链状结构认识，见图1。

　　

　　图1

　　通过以上结构他分析到“主链上的内容都反映了档案的特性，其它内容反映了档案的一般属性”，进而说明“没有档案的原始记录性，则档案的真实性从何而来？没有真实性，档案的凭证价值也无从谈起”（注：桑毓域：《档案本质属性的再认识》，《档案学研究》2000年第4期。），故档案本质属性是原始记录性。笔者也根据档案存在的原因设计了一个链状结构来加以解释笔者对档案本质属性的认识，见图2。

　　

　　图2

　　以上双向主链上的内容，也都反映了档案的特性，支链上的其它内容则反映档案的一般属性。没有凭证价值，不能给人类提供利用，档案何以存在？档案不存在，档案这一概念何以存在？档案的存在，是由其本身所具有的凭证属性决定的，不是以人的意志为转移的。而档案本身所具有的凭证属性决定了档案必须具有历史真实性和内容真实性，而历史和内容的真实性又决定了档案的原始记录性，从而决定了档案必须从实践中直接形成，决定了人类必定会最大限度地追求材料的原始性；只有越原始的材料，才越具有历史和内容的真实性，才越具有凭证效力。换言之，档案因其凭证作用而存在，而我们确定一份文件是否具有凭证效力的方法就是如何确定这份文件的原始性。因此，档案的本质属性应是凭证属性而非原始记录性。下面，我将继续分析为什么会得出两种截然相反的结论。

　　如果我们认定原始记录性是档案本身所具备的特征的话，那么我们所得到的解释就是：因为档案是社会实践活动中直接形成的第一手材料，所以具有原始记录性。显然，第一手材料只是事先强加于档案头上的一厢情愿的规定。我们为什么要规定档案是原始记录？不是为了它的历史真实性和内容的真实性吗？不是为了确保它具有凭证效力吗？所以认为原始记录性是档案的本质特征，只是对档案表象的一种形而上学的归纳。凭证属性与原始记录性，前者是内容是本质，后者是形式是现象，前者决定了后者。

　　弄清了原始记录性与凭证属性谁是第一性的问题，我们就不难解释人们为什么保存文件时最大限度地追求文件的历史真实性与内容的真实性？为什么会自觉地从纷繁芜杂的文件大军中挑选第一手材料？弄清了档案的本质属性是凭证属性，我们就再也不必为确定电子文件的原始性而伤透脑筋，我们保存它最重要的是如何确定它是否具有凭证效力。

　　三、档案定义的界定

　　定义是对事物本质属性的确切的说明，档案定义是人们对档案本质认识的集中体现。而档案的本质属性是凭证属性，由此则按如下几个方面来界定档案的定义：

　　1.档案定义的属概念。档案定义中的属概念应定为文件，这一观点笔者在前文中已作了比较详细的论述，在此不再赘述。

　　2.档案定义的要素。

　　(1)档案是人们在社会实践中形成的文件，这是已基本形成了定论的档案的重要特点之一。给档案下定义时我们必须指出档案产生的主体或来源。

　　(2)档案是已办理完毕的文件。这是由文件产生、存在和消失的客观规律决定的，也是划分档案与文件的界限。

　　(3)档案必须是具有凭证价值的文件。这是由档案本身的特点决定的。

　　(4)档案应该是需要保存的文件，文件需不需要保存是对文件已办理完毕的补充。

　　综上所述，档案的定义似乎可以这样表述：档案就是人类在社会活动实践中形成的已办理完毕的具有凭证作用而需保存的历史文件。

作者介绍：朱益祥，湖南省常德市档案局，邮编：415003