证券公司--会计电算化管理规定
会计电算化管理规定
第一节 总则
第一条 为了保证公司会计电算化管理系统能够长期、安全、稳定地运行，依照财政部
关于会计电算化工作的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及各分支机构。
第二节 会计电算化管理系统的构成
第三条 会计电算化管理系统是由硬件、软件和人员组成的复合系统。
第四条 硬件主要包括能够使软件正常运行的服务器、计算机、打印机等。
第五条 软件是指通过市场购入的经财政部主管部门认可的财务信息管理软件，主要包
括账务模块、报表模块、固定资产模块等。
第六条 人员是指经授权有权对会计电算化管理系统进行维护和上机操作的人员。
第三节 会计电算化管理系统岗位责任制
第七条 根据会计电算化管理系统操作程序及《会计法》中关于会计部门岗位设置的要
求，公司在电算化管理系统中设置会计电算化主管、系统管理员、系统操作员岗位。
第八条 岗位要求
（一）会计电算化主管由计财部经理或其授权人员担任。各营业部财务经理担任本单
位的会计电算化主管。
（二）系统管理员由财务经理指定专人担任，需要具备一定的计算机和会计知识，并
通过相关培训，能够胜任对会计电算化系统的管理和维护工作。
（三）系统操作员由财务经理指定专人担任，需要熟练掌握软件的操作流程，基本了
解系统运行环境的要求。
（四）其他部门如需使用会计电算化系统必须经计财部批准。
第九条 岗位职责
（一）会计电算化主管的岗位职责：
1、组织协调会计电算化系统的运行，正确分配公司各级操作人员的使用权限；
2、对会计电算化系统各岗位人员的工作质量进行考评，合理调整各岗位的会计人员；
3、监督会计电算化系统的运行，保证系统运行合法、安全、保密和可靠；
4、组织制定会计电算化管理制度；
5、对系统运行过程中需要优化的内容，提出建议并与软件商共同协商系统优化或二
次开发的事项。
（二）系统管理员岗位职责权限
1. 负责定期对会计电算化系统的软硬件进行检查、维护和保养，确保系统的正常运行；
2、负责数据的安全和保密工作。定期进行数据备份，负责备份数据与财务账表的正确
性和一致性，并将备份的会计数据贴好标签后交与会计档案管理员；
3、指导操作人员按规定程序操作，收集和反馈系统最新信息，对系统优化和升级提出
建议；
4、在系统发生故障时，应及时到场，组织有关人员解决问题，恢复系统的正常运行；
5、系统管理员不得担任数据录入工作，除确因需要对数据进行维护外，未经批准，不
得随意进入数据库进行操作。
（三）系统操作员岗位职责：
1.负责所分管会计业务原始凭证的审查、汇总工作，向系统中录入记账凭证，编制记账
凭证时应符合公司《会计核算办法》要求，做到内容真实、数据正确，代码、记账方向准确，
摘要简明规范；
2、出纳员不得担任除收付款业务之外的其他凭证的录入工作；
3. 负责对他人录入的记账凭证的合规性、合法性进行复核。；如发现有误，及时通知相
关人员进行修正，对审核无误的记账凭证进行复核操作，并在打印输出的记账凭证上加盖印
章，未经复核的记账凭证不得进行记账处理；
4、一个用户不能同时进行数据录入和复核操作，
5. 将已录入计算机且经过复核员复核过的记账凭证进行记账和结账；
6. 在记账无误的基础上，按公司规定的格式生成各种报表，检查报表是否平衡、数字是
否准确；
7. 按月打印输出各种账簿、余额表、各种报表等，并将打印好的各种账簿、报表作临时
保管。
第四节 岗位交接
第十条 系统管理员、系统操作人员在变动前必须办理交接手续，接替人员应认真接管
移交工作。
第十一条 系统管理员交接具体要求如下：
1. 由财务部主管负责系统管理员的监交；
2. 交接完成后由监交人员及交接双方签字，并作为会计档案存档；
3. 移交清单包括的内容：服务器的口令；数据库口令；系统管理员的口令；系统维护记
录；所有版本的财务管理软件；以及其他应交接的内容。
4. 对交接内容应进行上机测试，确保交接质量。上述几项口令应最后交接。接替人员应
立即更换所有口令，并开始系统管理员的所有工作。
第十二条 系统操作人员的岗位交接，应在移交清单中列明操作口令及密码，会计数据
媒介及有关资料、实物等。
第十三条 关于岗位交接的其他未尽事宜按照公司《会计工作交接办法》中的相关规定
执行。
第五节 会计电算化操作要求
第十四条 除系统管理员、系统操作人员及其他有关的人员按一定权限可上机操作外，
其他人员不得擅自上机操作。
第十五条 系统使用人员应严格遵守计算机的开、关程序。
第十六条 系统使用人员上机操作必须使用自己的真实姓名。
第十七条 系统使用人员上机操作必须严格按照预先设定的操作权限操作，严禁以他人
名义进行越权操作；操作人员对自己账号下的所有操作负完全责任。为防止此类事情的发生，
在上机操作完毕后应退出系统。
第十八条 在上机操作过程中，如发现输入的信息有误，必须按照系统提供的功能进行
修改，严禁使用系统提供的功能以外的其他方法进行修改。
第十九条 在上机操作过程中，一旦出现意外情况致使会计数据丢失或损坏，必须在系
统管理员的指导和监督下按正确方法进行数据恢复工作，不得对会计数据进行任意的删改和
恢复，并做好数据恢复的纪录。
第二十条 为防止意外事故的发生，要定期对财务数据进行硬盘及不可擦写介质的双备
份。
第二十一条 为防止计算机病毒对设备的侵害，禁止使用来历不明的软盘、光盘及其他
介质在计算机上操作，严禁打开不知来源邮件，同时要定期检测及杀灭计算机病毒。
第二十二条 未经授权及批准，不得以任何方式向他人提供公司财务数据及相关资料。
第六节 会计电算化核算规定
第二十三条 会计电算化系统启用前由公司计划财务部进行数据标准化工作，统一设置
系统参数、定义公用科目和会计报表，完成系统初始化。
第二十四条 各账套根据数据标准化的要求，正确设置全部级次的会计科目和核算关
系，会计年度中间可以根据核算要求新设、修改或删除会计科目，但已制单或记账的会计科
目不得修改或删除。
第二十五条 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后15天内完成各科目余额的年
初结转工作，并要求数据及平衡关系准确，根据公司会计制度和上年会计科目设置情况结合
本年度实际需要调整有关的会计科目。调整以前年度损益须遵照会计核算办法规定执行（即
调整报表年初余额，但不得调整上年度的财务数据）。
第二十六条 凭证的处理
所有登记入账的经济业务都必须编制记账凭证，记账凭证要严格按照公司有关制度编
制，对不真实、不合理的原始凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据应予退回，
并要求更改或补充。编制记账凭证还需要做到：
（一）在录入之前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性；
（二）摘要应规范化，措辞要确切，内容简洁、扼要，用尽量少的文字表达出该笔业务
的内容；
（三）科目和核算关系使用正确；
（四）借贷金额相等；
（五）原始凭证和记账凭证金额一致；
（六）记账凭证编号必须连续；编号出现间断时，应在断号的第一张凭证（打印输出）
上注明间断的编号和断号的原因，并经会计主管签章。
第二十七条 填制记账凭证必须使用个人真实姓名按照软件提供的功能规范操作。
第二十八条 每月结账的日期按照公司《会计核算办法》的规定设置，在结账日前应将
当月所有单据完成录机工作，将各科目的余额与实际数核对相符后方可结账。
第二十九条 出纳员在系统操作员（制单）录入完现金和银行收付款记账凭证后，通过
现金管理系统的复核登账表登记日记账，结出当日的资金头寸。
第三十条 每月结账前将当月的记账凭证打印输出，记账凭证按月装订成册，根据需要，
可随时打印账簿资料，半年及年底结账后再将账簿数据统一打印装订，经会计相关人员在封
面上签章后移交档案管理员。
第三十一条 《资产负债表》、《利润表》、《营业费用表》、《现金流量表》应根据公司《会
计核算办法》及相关制度的规定设定表格，一经设定，除主管部门要求变动外不得随意变动。
第三十二条 根据财务模块和报表模块之间的数据衔接关系，正确按照软件提供的功能
设置报表计算公式。
第三十三条 每月报表生成后，应将报表打印输出，经相关人员签章后移交档案管理员。
第七节 会计电算化系统维护规定
第三十四条 支持会计电算化管理系统运行的计算机设备除被授权的操作人员和系统
管理员外，其他人员未经允许不得使用。
第三十五条 会计电算化管理系统使用的计算机应作到专机专用，除安装会计电算化软
件、办公自动化软件、杀毒软件和相关业务处理软件外，未经允许禁止安装任何非工作软件。
第三十六条 会计电算化系统专用计算机只能接入公司内部局域网，禁止接入
INTERNET 网。
第三十七条 系统操作人员在上机操作过程中如发现软件提供的功能不能正常使用时，
应及时通知系统管理员，并做好纪录，禁止私自对财务软件进行数据库修改等操作。
第三十八条 由于各种原因造成数据损坏或丢失时应及时通知系统管理员，出现以下情
况时方可由系统管理员进行数据修正或恢复工作。
1. 录入年初余额或余额不平但已进行记账操作；
2. 记账时出现断电或意外中断；
3. 由于误操作引起的数据错误无法通过更正凭证进行修复。
第三十九条 计算机应安装防病毒软件，并定期升级。
第四十条 不得随意删除计算机硬盘上的非自己建立的目录和文件。
第四十一条 禁止在计算机上使用外来软盘、光盘、移动硬盘，禁止玩游戏；未经允许，
不得在硬件设备上进行一切与会计电算化系统无关的操作。
第八节 附则
第四十二条 本规定由公司计划财务部负责解释。
第四十三条 本规定自下发之日起实施。