备用金的核算
备用金的核算
备用金制度及其核算
备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。
预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3~5天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。
备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。
（1）定额备用金
概念：定额备用金是指根据使用部门和人员工作的实际需要，先核定其备用金定额并依此拨付备用金，使用后再拨付现金，补足其定额的制度。（先支付备用，后现金补足）
定额备用金核算：
（1）备用金定额拨付时
借：其他应收款—备用金
贷：银行存款 /库存现金
（2）办理报销，补足备用金定额时
借：管理费用
贷：库存现金/银行存款
不通过“备用金”账户核算
在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。
（3）取消备用金时
借：库存现金
贷：其他应收款—备用金
例1：某企业对基本生产车间所需备用金采用定额备用金制度，当基本生产车间报销日常管理支出而补足其备用金定额时，应借记的科目是：（ C ）
A、其他应收款
B、其他应付款
C、制造费用
D、生产成本
例2：计算分析题
甲公司维修科使用定额备用金制度，金额为1800元。5月14号用现金购买
零配件800元，其备用金剩下1000元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证，出纳补给现金800元，这样维修科备用金又达到1800元。会计分录：（只做报销分录 ）
借：管理费用 800
贷：库存现金 800
（2）非定额备用金
概念：非定额备用金是指企业内部单位或个人不按固定定额持有的备用金。其特点是“按需预付，凭据报销，多退少补，一次结清”。
非定额备用金制是与定额备用金制相对立的一种备用金制度，在这种制度下，企业不对各部门的备用金核定限额，各部门也不保留相应的备用金而是采取先借后用再报销的方式，各部门哏据需要填写相应的借款单到财务部门借款，并按指定的用途使用，使用后持有效证明到财务部门报销。若借款大于使用款项，于报销时交回剩余的部分，若借款小于使用款项，由财务部门将不足部分补足。报销后，企业与各部门之间无内部债权债务关系。以后再使用时，再重复上述程序。这种备用金制度下的备用金核算程度为:
非定额备用金核算：
（1） 借款时： : 借：其他应收款--XX部门
贷：库存现金(或银行存款)
（2）报销时，分不同情况处理:
A：借款大于使用款项
借：有关费用
库存现金
贷：其他应收款--XX部门
B：借款小于使用的款项，由财务部门用现金补足不足的部分，会计分录为: 借：有关费用
贷：其他应收款
库存现金
例:企业销售部门于 11月2日向财务部门借钱1000元，购买办公用品，11月5日，销售部门到财务部门报销费用合计1050元。则:5月2日借款时的会计分录为:
借:其他应收款--销售部门 1000
贷:库存现金 1000
11月5日报销时，出纳员报审核无误的原始凭证编制如下会计分录: 借:销售费用 1050
贷:其他应收款--销售部门 1000
库存现金 50
仍承上例，若报销有关费用合计为950元，则出纳员审核有关原始凭证后应编制如下会计分录;
借: 销售费用 950
库存现金 50
贷:其他应收款--销售部门 1000
这种方法适用于有关支出不经常发生，而且发生数额难以确定的部门。