企业内部控制手册编制中需关注的几个要点

　　摘 要：随着经济的发展，国家对企业内部控制建设要求逐步提高，《基本规范》和《配套指引》的正式颁布，多数企业着手编制《企业内部控制手册》。如何保证手册在编制中能贴合企业实际情况，切实提高企业内控管理水平，一直是理论界和企业讨论的热点。为此，本文就以国有企业为背景，对内控手册编制过程中应关注的重点问题进行相关探讨。　　关键词：国有企业；内部控制手册　　中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1008-4428（2012）04-77 -02　　我国于2008年6月28日由财政部、审计署等五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》（下称《基本规范》），该规范于2009年7月1日起先在上市公司范围内施行，之后财政部等五部委于2010年4月15日发布了《企业内部控制基本规范》（下称《配套指引》）。该指引自2011年1月1日起首先在境内外同时上市的公司实行，2012年1月1日起扩大到在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市的公司实行。《基本规范》和《配套指引》的正式颁布，为我国企业内部控制规范体系建设的两大制度层面，即内部控制自我评价和外部审计评价，提供了强有力的法律依据和行为准则。　　在《基本规范》第十四条提出了“内部控制手册”这一概念，即“企业应当通过编制《内部控制手册》（以下简称“内控手册”），使全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况，明确权责分配，正确行使职权”。根据以上要求，不难发现，内控手册是企业内部控制制度设计及实践的重要组成部分，其内容应为每个作业流程的描述，包含流程描述、流程图、岗位职责、权责分配等，其所使用的对象为公司的全体员工，因此其必须具有很强的可操作性。　　在本文中，笔者根据实践经验，通过简述国有企业背景下内控手册的建立过程和要点，讨论在内控手册建设过程中应关注的几个重点事项，促使企业实现内部控制的有效实现。　　一、关注内控手册与企业管理制度体系的关联　　对绝大多数国有企业来说，在其自身以往的经营活动中往往已经制订了大量的规章制度，并对企业经营过程中可能出现的风险进行了制度上的防范，同时，出于自身管理规范的需求和外部市场要求，申请了以ISO体系为代表的质量体系认证，并在此基础上制订了与之配套的制度规范。这种制度的制订常常是由各主管部门分别制订，且制订时间不一，缺乏公司整体框架和业务流程的逻辑架构，因而难以全面应对各类风险。　　内控手册是从企业内部控制的角度出发，借助COSO框架下的风险管理理念，对企业经营的整体风险进行关注和防范，通过对业务流程的梳理，涵盖公司各部门的业务流动，最终以确保“企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略”。尤其强调表单和书面证据的重要性，以突出企业内部控制实施的可复核性，因而不但是各业务实际操作的指导，也可以为内审部门提供一套有效的工作指南。　　虽然内控手册与企业以往的管理制度体系的理念出发点不同，但其本质上还是存在极为密切的内在联系，内控手册并不是凭空制订出一套新的制度，而是对现有的制度体系进行整合和提升，是从风险管理角度对企业原有的制度体系和业务流程进行梳理与补充。　　二、根据实际情况考虑内控手册内容构成　　结合内控基本规范要求，内控手册应能体现公司各项业务流程，找出业务循环的主要风险点和控制目标，并明确相对应的关键控制活动和基本的不相容职务分离要求，同时通过对业务流程与循环分析，将关键的控制活动与已形成的部门职责、岗位职责、管理制度与基本授权相对应。　　基于以上认识，内控手册应由企业根据自身行业特点及所涉及业务的具体特点，将自身的运营活动划分为若干个主要业务循环，根据业务循环编制内控手册，每一业务循环在内控手册中主要体现以下5部分内容：业务流程图、主要风险、控制矩阵、审批权限表、职责分离指引表。　　以下以日常费用报销流程为例。　　（一）业务流程图　　一般可描述为费用使用部门费用报销与审批，提交财务部复核及入账，出纳支付款项并在单据上加盖付讫章。　　（二）主要风险描述　　主要包括有费用支出违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。费用支出未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。费用相关会计处理不真实、不及时、不完整，可能导致财务报告错报、漏报或资产损失。　　（三）控制矩阵　　主要包括控制内容、控制频率、控制部门、控制证据及相关制度等几部分，其中控制内容是对各个控制点的描述与要求；控制频率是指控制发生的频次，例如每年、每季、每月、每周、每天、每天多次、按需等；控制证据是指能够证明内部控制有效执行的文档或系统记录和表单等；相关制度是指目前企业已建立的制度中相关描述与要求。例如：　　（四）审批权限表　　主要包括审批环节、审批顺序、审批人、审批点、审批权限、生效方式、相关制度或文件等几方面，例如：　　（五）职责分离指引表　　根据不相容职务相分离原则对流程中相关控制点进行职责分离，简单的说就是在各业务活动中，批准人、执行人、记录人与控制人不得由同一人从事其中任何两项及以上工作。例如，负责费用报销审批人不能兼任费用预算审核、费用报销人、费用入账及费用支付人等。　　三、内控手册编制各环节需关注的主要问题　　(一)启动阶段需取得公司最高负责人支持　　在启动阶段，为确保内控体系得到有效的支持与贯彻，最好由公司最高负责人（总经理、董事长）担任工作组组长，各职能部门负责人及范围内各分子公司总经理参与，内控部门或审计部牵头，主要是全面了解《基本规范》、《配套指引》框架的内容及要求，明确内控手册的编制方法、使用范围等，使参与人员了解内控建设的重要性，明确各自工作范围与目标。　　项目小组编制工作计划应主要包括：项目主要涵盖流程范围、项目主要工作时间表、各阶段主要工作方法、内控情况评估方法、各相关部门需关注的重点环节及控制点等。