Word使用方法

一、三线格

第一种方法：打开word文档，选择表格－表格自动套用格式－选择

简明型1－去掉末行

但是我通常是先做好表格，点表格属性，不显示所有的表格线，然后用手绘表格添加想要显示的表格线，不仅容易，而且非常自助，呵呵。

二、怎样使单双页页眉不同：

页面设置—版式—页眉和页脚—奇偶页不同（钩选）。

三、分隔符

在Word窗口中，单击“插入”命令，再单击“分隔符”命令；在打开的“分

隔符”对话框，就可选择分页符、分栏符、分节符了。

三种分隔符的区别（在普通视图中可见）：

1．分页符：是插入文档中的表明一页结束而另一页开始的格式符号。“自动分页”和“手动分页”的区别是一条贯穿页面的虚线上有无“分页

符”字样（后者有）；

2．分节符：为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记。 ①下一页：光标当前位置后的全部内容移到下一页面上；

②连续：光标当前位置以后的内容将新的设置安排，但其内容不转到下一页，而是从当前空白处开始。单栏文档同分段符；多栏文档，可

保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版；

③偶数页／奇数页：光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数页／奇数页上，Word会自动在偶数页／奇数页之间空出一页。

3．分栏符：分栏是一种文档的页面格式，将文字分栏排列。

在“分隔符”对话框中如何选择：

①若在不同页中选用不同的分栏排版，则单击“分栏符”选择“下一页”； ②若在同一页中设置不同的栏数，则应选择“连续”，然后打开“格式”

菜单，单击“分栏”命令，选择相应栏数即可；

③偶数页／奇数页：分别表示此种分栏设置在“偶数页／奇数页”中生

效。

四、编制目录

Word提供自动生成目录的功能，而且在文档发生了改变以后，还可

以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

(一)创建标题目录

Word一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常快速简

便。

1、从标题样式创建目录

从标题样式创建目录的步骤如下：

（1）把光标移到要拖入目录的位置。

（2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索

引和目录】对话框选择【目录】选项卡，如图6-43所示。

（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】，标识使用内置的目录样式（目录1到目录9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。

2、从其他样式创建目录

如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题1】到【标题9】的样式来创建目录，而是根据自定义的【样式1】到【样

式3】的样式来创建目录，操作步骤如下：

（1）将光标移到要插入目录的位置。

（2）打开如图6-43 所示的对话框，然后单击【选项】按钮，弹出

如图6-45所示的【目录选项】对话框。

（3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以删除标题1、标题2和标

题3 后面的【目录级别】中的数字。

（4）单击【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话框。

（5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按

钮。

3、创建图表目录

图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录

时，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页

序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。

使用题注组织目录的方法如下：

（1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。

（2）将光标移到要插入图表目录的地方。

（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和

目录】对话框中选择【图表目录】选项卡，如图6-46所示。

（4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、

公式、表格等。

（5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建

一般目录一样，确定后单击【确定】按钮。

在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手

形，单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。

利用题注建立图表目录是很方便的，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是Word的题注功能加上的。这时，就需要使用自定义

样式建立图表目录，方法如下：

（1）打开如图6-46所示的【索引和目录】对话框，并选中【图表目

录】选项卡。

（2）单击【选项】按钮，弹出如图6-47所示的【图表目录选项】对

话框。

（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标

签使用的样式名后单击【确定】按钮。

（4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按

钮。

4、创建引文目录

引文目录与其他目录类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创

建引文目录的操作步骤如下：

（1）将光标移到要插入引文目录的位置。

（2）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡，如图6-48所示。

（3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类别应该是引文

中已经创建有的引文类型。

（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要

更改，可以单击【更改】按钮。

（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，

这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。

（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文

格式。

（7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可，插

入的引文目录如图6-49所示。

如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行：

（1）选择要标记的引文。

（2）打开如图6-48 所示的对话框，单击【标记引文】按钮，弹出

如图6-50所示的【标记引文】对话框。

（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。

（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击

【标记全部】按钮，将对存在于文档中的所选文字进行标记。

（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接

在文档中选取要标记的引文。

（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引文】

下面，然后单击【标记】即可。

（7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮，弹出如

图6-51所示的对 话框。

（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换

的文字，单击【替换】按钮即可。

（9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关

闭】按钮。

5、更新目录

Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档

的内容不一致。

在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再

执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】

替换原来的目录即可。

如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9 键更

新域。

6、如何把章节抽出来生成目录：

WORD →点击需要插入的地方 → 插入菜单 → 索引和目录 → 目

录 →确定

五、WORD中页码编辑

插入页码：

直接在整个文档中插入，这个比较简单，点击插入——〉页码——〉首页显示页码——〉格式——〉选择所要插入的数字格式，并选择起

始页码为1，点击确定就可以了。

分多部分插入（即将文档分成多个部分，每部分插入的页码不一样或者某一部分不插入），在此以分两部分为例来说明，其他可以依次类

推。

如一个5页的文档要从第3页开始插入页码，前边两页不插入。步骤

如下：

1.将鼠标移至第二页最后的位置，然后点击插入——〉分隔符——〉分节符类型选为“下一页”，点击确定，此时鼠标移动到了第三页；

2.点击插入——〉页码——〉首页显示页码——〉格式——〉选择所要插入的数字格式，并选择起始页码为1，点击确定就可以了。这时我们可以看到从第三页开始页码分别为1，2，3………，但是前面的

两页也插入了页码，用如下步骤3，4解决；

3.双击第三页插入页码的地方，这时会弹出页眉页脚的工具栏，点击其中的“同前”（有些版本为“链接到前一个”）按钮（默认是启用这个

功能，点一下相当于取消这个链接），然后关闭；

4.这时可以回到第一页插入页码的地方双击，将其中的页码删除，这

时第一页和第二页的页码都消失了。

当然如果想在刚才没有页码的第一，二页中插入其他符号形式的页码，直接使用如上所述的第一种情况的步骤就可以了，他对后面第三页开始的页码没有影响，同理也可以在后面第三页开始的文档中插入

其他符号形式的页码。

（一）页码修饰

１．在菜单栏依次点击“插入”、“页码”，弹出“页码”对话框，根据需要选好位置与对齐方式，按下“页码”对话框的“确定”按钮，文件页码已经设好。但这时的页码只是孤零零的一个数字，如果想让你的页码变

靓，还需进一步的加工。

２．在文件的任一页码处双击鼠标左键，弹出“页眉页脚”对话框，单击页码处，你会发现页码被一“斜线框”包围，这时你就可以对“页码”

进行编辑了，把你喜爱的装饰符号填入斜线框内（注意：不要随便改动页码，只需填入符号即可），按下“页眉页脚”对话框的“关闭”按钮。

文件的所有页码都出现了所填的符号，变得更靓了。

（二）、一页纸内设置两个页码

曾经遇到过这样的尴尬，打印了一份材料，想把它排成３２开本双面印，由于选择Ｂ５纸型分栏法编辑，无法在一页纸内设置两个页码。

那么，如何才能在一页纸内设置两个页码呢？

１．在菜单栏依次点击“文件”、“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，选择“纸型”标签设置纸张类型，选择好比要求纸张大一倍的纸型（３２开本选择１６开纸型，１６开本选择８开纸型，依次类推，也可设为自定义纸张），方向设为横向；再选择“页边距”标签设置页边距，选中“拼页”复选框，这时页边距显示为上、下、内侧、外侧，根据自己的需要设置好页边距，按下“页面设置”对话框的“确定”按钮。 ２．根据自己的需要，按照正常插入页码的方法，给文件加上页码，打印输出后，一页纸内就出现了两个页码（注意：打印纸必须符合所

选择的纸型）。

（三）、一页纸内打印两个不连续的页码

１．依照方法二所讲，设好页面设置与页码。

２．根据需要，任意“拼页”。如，想把第３２页与第１页打印在一张纸上（你的文件必须够长），你就可以这样做：在菜单栏依次点击“文件”、“打印”，弹出“打印”对话框，选中“页码范围”单选框，输入“３２，１”，中间用半角逗号隔开，按下“打印”对话框的“确定”按钮，输出后，

就可以看到一张纸上设有两个页码了。如果你想一次输出多张，可以在输入页码数值时，按照所拼页依次输入（如３２，１， ２，２９，２８，３……）。当然，你可以不拘一格，任意组合（注意：进行拼

页时，先输入的页码在左，后输入的页码在右）。

（四）、在一个文档内编辑多个文件的页码设置

一般在一个文档内只编辑一个文件，这样的文件设置页码比较简单，只要插入页码，就会按照顺序依次排列。如果一个文档内编辑多个文件，插入页码时，也会按顺序依次排列。这样，第二个文件及其以下文件的页码就会与第一个文件的页码依次顺排，而不是从第一页开始重新排页。如何才能实现每一个文件都从第一页开始排列页码呢？ １．在每一个文件结束处插入一个分节符。具体操作为：在菜单栏点击“插入”、“分隔符”，弹出“分隔符”对话框，“分节符类型”设为“下一

页”，按下“分隔符”对话框的“确定”按钮。

２．选中要设置页码的文件，然后在菜单栏点击“插入”、“页码”，弹出“页码”对话框，点击“格式”，弹出“页码格式”对话框，把“页码编排”下的“起始页码”设为“１”，依次按下“页码格式”对话框与“页码”对话框

的“确定”按钮。所选中文件的页码就会从第１页开始编排。

（五）、删除已插入的页码

我们给文件加入页码以后，有时需要把它去掉，如何才能去掉已经插入的页吗呢？双击文件的任一页码，弹出“页眉页脚”对话框，点击页码所在处，出现一“斜线框”包围的页码，按Ｄｅｌｅｔｅ键，看见页

码被删除后，按下“页眉页脚”对话框的“关闭“按钮，整个文档的页码

都被删除了。

（七）页眉和页脚中的页码：

完成封面与目录的编写后，将光标放在第二页的最后一行，点击“插入”－“分隔符”，随即便会弹出“分隔符”窗口，勾选其中的“下一页”，点击“确定”按钮，便会在页面中插入分隔符，并跳转到下一页。 将光标定位到需要插入页码之处，点击“视图”－“页眉和页脚”，就会出现“页眉和页脚”工具栏，点击工具栏“插入自动图文集”按钮，在下拉菜单中选择“-页码-”项，在页脚中就会出现页码，但此时，页码同

样也会出现在此前的封面与目录中。

点击页眉页脚编辑工具栏中的“链接到前一个”按钮，页脚右侧的“与上一节相同”字样便会消失，当前页的页码与前页页码之间的链接关系

即被终止，此时可以将前两页中的页码删除。

现在，页码已经从指定的页开始编写，但仍然还存在问题，那就是起始页码并没有从1开始。点击工具栏中的“设置页码格式”按钮，在弹出的“页码格式”窗口中勾选“起始页码”项，并将数值框中的值改为“1”，并且注意页码的对齐方式，点击“确定”按钮，你就会发现，现在

的页码，已经从指定页开始编写，并且起始值为1。

（八）详例

把两个报告合并到一个word文档，每个报告都有单独的封面和正文，而且合并后在前面增加一个统一的封面（word中的页码想从哪

里开始就从哪里开始）：

1、准备好两篇报告，封面和正文都已经排好版了，但是没有添加页

眉页脚（如果有则最好去掉，在新文档中统一添加）。

2、新建立一个空白文档，在第一页设计好最前面统一的那个封面，然后选择封面页的最后一行，进入“插入→分隔符”，选择“分节符类型”中的“连续”，点击确定。将第一篇报告的封面和正文复制到新文档中，选择封面页和最后一页的最后一行，进入“插入→分隔符”，选择“分节符类型”中的“连续”，点击确定。将第二篇报告的封面和正文复制到新文档中，选择封面页的最后一行，进入“插入→分隔符”，选择“分节符类型”中的“连续”，点击确定。这样两篇文档就合并到一起了，

下面要做的就是添加页眉页脚了。

3、回到第一篇文档的正文部分，进入“视图→页眉和页脚”，或以鼠标双击页眉区，这时候你会发现页眉左上角显示此单元的节编号，右上角显示“目前此节的页眉设置与前一节相同或否”，以鼠标双击页脚区得到类似画面。同时在页眉和页脚工具栏上“链接到前一个”工具（右边数第五个）可用了，这是一个状态切换开关（按一下开，再按一下关，反复切换），按下这个开关，页眉和页脚右上角的“与上一节相同”字样便消失了，这样就切断了本节的页眉和页脚与前一节的相似关系。这时在页眉和页脚上编辑文字和页码就不会影响前面的两

页封面了。

4、对第二篇文档的封面和正文做相同的操作，切断他们与前一节的相似关系，这样两篇文档就各不影响的合并成了一个文档，而且是分

别编排页码的。还有一个值得注意的地方就是在用“自动图文集”生成页码的时候可能不是从第一页开始，这时只要选择“设置页码格式”（页眉和页脚工具栏左边数第四个），在页码编排中选择起始页码，

并在起始页码中输入1或者0就可以解决了。