建设工程资料规范化管理

浅议建设工程资料规范化管理

摘要：文章阐述了当前建设工程资料规范化管理的意义。在指明

建设工程资料管理的主要内容，分析建设工程资料的主要特征的基

础上，提出建设工程资料规范化管理的重要性。

关键词 建设工程 资料管理 规范化

中图分类号：k826.16文献标识码：a 文章编号：

前言

随着我国经济持续健康发展，大型建设项目不断开工。在建设工

程中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，政府工程质量

监督部门在竣工验收时，施工资料更是重中之重，是工程建设及竣

工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改

建和扩建的原始依据。多年来，在全国各地建设工程的检查过程中，

经常会发现，各地建设工程资料管理得比较混乱，尤其是在资料的

详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都

或多或少地存在着这样或那样的问题。这必然在一定程度上影响到

城市建设档案的质量，给城市末来的改造建设，尤其会给工程质量

及安全事故的处理和对已建成的单位工程或分部工程在改造扩建

的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。任何一项工程

如果工程资料不符合规定标准，则判定该项工程不合格，对工程质

量具有否决权。建设工程资料管理的规范化对工程竣工备案至关重

要。因此，做好建设工程资料管理是十分必要的。

工程资料的管理

工程资料的分类

工程资料可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工

图和工程竣工文件五大类，在每一大类中，又依据资料是属性个特

点，将其划分为若干小类。其中工程准备阶段文件可以分为决策立

项文件、建设用地文件、勘查文件、招投标和合同文件、开工文件、

商务文件等；监理文件可分为监理管理资料、进度控制资料、质量

控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工验收资料等；施工

文件可分为施工管理资料、施工技术资料、施工进度和造价资料、

施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验

收记录、竣工验收资料等；工程竣工文件可分为竣工验收文件、竣

工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件等。

工程资料填写、编制、审核及审批

所有工程资料的填写均应准确反应该工程的实际情况。工程资料

的填写、编制、审核及审批均应符合国家现行有关标准的规定。其

中监理资料的填写、编制、审核及审批应符合现行国家标准《建设

工程监理规范》gb50319的有关规定；监理文件、施工文件和竣工

图的填写、编制、审核及审批应符合现行国家标准《建筑工程资料

管理规程》jgj/t185-2009的有关规定。竣工图是建筑工程资料和

竣工档案重要的组成部分，是对工程进行维护、管理、灾后鉴定、

灾后重建、改建、扩建的主要依据，因此，新建、改建、扩建工程

也要编制竣工图。竣工图必须反应竣工工程的真实情况；专业类别

应与施工图对应；应依据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、

工程洽商记录等绘制；应有竣工图章及相关责任人签字。

工程资料收集、整理与组卷

根据工程资料管理的责任主体，文件形成主要步骤及文件主要管

理要求，工程资料由各个参与单位负责各自收集相关的资料进行整

理与组卷。例如：监理资料应由监理单位负责收集整理与组卷；施

工资料应由施工单位负责收集整理与组卷。工程资料的组卷应遵循

自然形成规律，保持卷内文件、资料内在联系，可根据数量多少组

成一卷或多卷。竣工图应按专业分类组卷，其他工程资料应按单位

工程进行组卷。专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负

责，并应单独组卷。工程资料组卷应编制封面、卷内目录及备考表，

其格式及填写要求可按现行国家标准《建设工程文件归档整理规

范》gb/t50328的有关规定执行。

工程资料移交与归档

工程资料移交归档应符合国家现行有关法规和标准的规定；当无

规定时，应按合同约定移交归档。施工单位和监理单位应分别向建

设单位移交施工资料和监理资料；实行施工总承包的，各专业承包

单位应向施工总承包单位移交施工资料；建设单位应按国家有关法

规和标准的规定向城建档案管理部门移交工程档案（应为原件）。

移交时应及时办理相关移交手续，移交手续必须齐全，填写工程资

料移交书和移交目录；接收单位应按照移交目录对移交的资料内容

进行核对，无误后双方应在移交书上签名盖章。工程参建各方应按

相关规定将工程资料归档保存，保存期限也应符合国家现行有关标

定。建设单位工程资料归档保存期限应满足工程维护、修缮、改造

和加固的需要；施工单位资料归档保存期限应满足工程质量保修及

质量追溯的需要。保管期限分为永久、长期、短期三种期限，其中

永久是指工程档案需要永久保存；长期是指工程档案的保存期限等

于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。无规定

时，不宜少于5年。

建设工程资料的特征

1.专业性

建设工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、施工

等专业，涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文、土建施

工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工、设备管理等。房屋

建筑工程竣工档案也涉及多个专业，包括地基与基础、主体结构、

建筑装饰装修、建筑屋面、建筑设备安装等专业。每个专业及其施

工、竣工过程中形成的文件是特定专业技术活动的成果，具有鲜明

的专业性特征。

2.成套性

建设工程档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的

所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、

计划、勘测、施工、竣工等专业的内容，其档案记载反映了建设项

目活动的全部过程和成果。房屋建筑工程档案是按照独立工程项目

组成的一套完整、准确、系统的档案，它包括建设项目各专业在施

工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。

3.阶段性

以工程建设项目为单位进行施工，有一定的基本程序，分为施工

组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每

一阶段都形成大量的文件，它们之间既有密不可分的有机联系，又

有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须对这些文件进行

整理分类。

4.复杂性

由于建设工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，

并且建设材料种类繁多，生产工艺又比较复杂,因此，影响建设工

程的因素多样，这就必然导致建设工程文件和档案资料具有一定的

复杂性。

5.随机性

由于建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无

论是在工程的立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理

或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤

其是在影响建设工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具

体事件而引发的特定文件和档案资料，因此文件和档案资料还具有

一定的随机性。

6.时效性

有时工程文件和档案一经生成，就必需及时传达到有关部门，否

则如果有关单位或部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑

工程文件和档案资料具有很强的时效性。另外，随着施工工艺水平、

新材料以及管理水平不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时

间的推移而哀减，但文件和档案资料仍可以被借鉴继承积累经验。

7.真实性

建设工程文件和档案资料只有全面真实地反应项目的各类信息，

包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则一旦引用会

起到误导作用，造成难以想象的后果。因此，建设工程文件和档案

资料必需真实全面反应工程的实际情况，来不得片面和虚假。

8.综合性

由于建设工程项目常常都是综合的系统的工程，涉及多个专业，

多个工种的协同工作才能完成。比如，环境评价、安全评价、建筑、

市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、

美学等多种学科，并同时综合了组织协调、合同、造价、进度、质

量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设工程文件和档案资料

是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强综合性。

建设工程资料规范化管理的必要性

1、.建设工程档案是建设工程竣工验收的必备条件之一,是工程质

量评定的依据。一套真实完整的工程档案和施工管理资料,在建设

工程竣工验收时必不可少,同时,体现了施工活动的科学性和严肃

性,能充分反映施工企业的管理水平和工程质量,成为评定工程质

量等级的重要依据。

2、做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档

整理规范》gb/t 50328-2001,确实加强建设资料的规范化管理,提

高工程管理水平,确保工程质量的具体体现。

3、建筑工程资料是城建档案的重要组成部分,是工程竣工验收,评

定工程质量优劣,结构及安全卫生可靠程度,认定工程质量等级的

必需条件。因此必须加强管理,使其能够全面客观地反映工程的实

际状况。

4、建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理,以及对工程进

行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计

的重要依据。

5、加强工程资料管理,可以督促每个单位和个人按照标准、规范

和规程进行工作。工程资料不符合有关规定和要求的,不得进行竣

工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进

行。

6、施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行,工

程竣工后,参建的各方应对工程资料归档保存,为末来的建设提供

参考,积累经验,是指导末来工程的重要信息。无论是参与新建、改

建还是扩建的建设、勘察、设计、监理和施工单位,均应做好工程

资料的管理工作。

小结

建设工程资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至

竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目

所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具

有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完

整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。只

有充分意识到建设工程资料管理的重要性和必要性，才会提高自己

的警觉性，确保做好工程资料的填写、收集、整理和组卷工作，才

能真正的实现建设工程资料的规划化管理。

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