图书馆5S研究

图书馆5S 研究

摘要

随着世界经济的发展，5S 为各国的管理界所认识，并带来了一股世界范围的“5S ”热潮。5S 起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。在20世纪中叶，全世界最有影响力的管理就是5S ，将其运用到高校图书馆，使图书馆呈现出一个崭新的面貌。

图书馆馆员的理想，莫过于有良好的工作环境、和谐融洽的管理气氛、上下一致的团队凝聚力；而读者的理想，则是处于整洁、舒适的阅读环境，享受到高品质的服务，对图书馆建立高度的信任和依赖。为了使两者达到共赢，图书馆借鉴并实施”5S ”管理方法是十分有必要的。

本次课程设计的内容是对我校的图书馆进行现状与问题分析，图书馆中有很多东西总是缺乏规划性的摆放，书本管理无序且布满灰尘等问题都会严重影响工作效率。将5S 管理技术运用到图书馆中，使得人力资源管理、品质管理、空间管理及环境管理都有条不紊的进行，以更好的状态为高校服务。 关键字：图书馆，5S ，管理

目录

摘要 ................................................................................................................................................... I

1. 绪论 .............................................................................................................................................. 1

1.1课题研究的背景 . ............................................................................................................... 1

1.2课题研究的目的和意义 . ................................................................................................... 1

1.3课题研究的内容 . ............................................................................................................... 1

2 5S的相关内容 . ............................................................................................................................. 2

2.1 5S的概念 . ......................................................................................................................... 2

2.2 5S的作用 . ......................................................................................................................... 2

2.3 5S的保障措施 . ................................................................................................................. 2

2.4 5S活动推行步骤 . ............................................................................................................. 2

3 图书馆的现状及问题分析 . .......................................................................................................... 3

4.1 图书馆的现状分析 . ........................................................................................................... 3

4.2 图书馆的问题分析 . ........................................................................................................... 3

4 5S管理的相关内容 . ................................................................................................................... 11

4.1 整理 . ................................................................................................................................ 11

4.2整顿 . ................................................................................................................................. 11

4.3 清扫 . ................................................................................................................................ 12

4.4 清洁 . ................................................................................................................................. 13

4.5 素养 . ................................................................................................................................ 14

总结 ................................................................................................................................................ 15

参考文献......................................................................................................................................... 16

1. 绪论

1.1课题研究的背景

高校图书馆是学校文献的信息中心，是同学们的第二课堂。为读者服务是图书馆的职责，图书馆工作人员的素养、图书馆的环境都会影响图书馆服务的质量。图书馆的工作人员养成凡事认真地习惯、遵守规定的习惯并自觉维护图书馆环境，都有助于提升服务质量，为同学们提供一个良好的学习环境。

1.2课题研究的目的和意义

针对图书馆目前存在的问题进行分析与改善，使之更与高校的文化素养相协调。5S 作为管理图书馆的基础，为图书馆的运行奠定了坚实基础。让同学们能够在一个干净、舒适的环境中阅读，从而保证图书馆被广大师生有效利用。

1.3课题研究的内容

通过运用定置管理、目视管理等方法分析出与图书馆现状问题有关的因素及其它们之间的关联状况。针对图书馆内各种设备的随意摆放与通道标志破损等问题，将运用整理、整顿、清扫、清洁与素养等5S 管理方法对其进行改善，以期提升图书馆的形象，为高校的发展做出一份贡献。

2 5S的相关内容

2.1 5S的概念

5S 起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。5S 指的是日文SEIRI(整理) 、SEITON(整顿) 、SEISO(清扫) 、SEIKETSU(清洁) 、SHITSUKE(素养) 这五个单词，因为五个单词前面发音都是“S ”，所以统称为“5S ”。其中整理：区分必需物品和非必需品，现场不放置非必需品；整顿：将寻找必需品的时间减少为零；清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态；清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；修养：对于规定了的事，大家都要遵守执行。整理是整顿的基础，整顿是整理的巩固，清扫显现整理、整顿的效果；而通过清洁和修养，则在企业形成整体的改善氛围。

2.2 5S的作用

5S对于塑造企业的形象、降低成本、安全作业、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、改善现场等方面发挥了巨大作用。其作用概括为以下几个方面：（1）提升企业核心竞争力。（2）提高工作效率。（3）保证服务质量。

（4) 消除一切浪费。（5) 保障质量。（6）增强企业凝聚力提升企业文化。

2.3 5S的保障措施

图书馆推行“5S" 的保障措施：

（1）推行“5S ”管理需要各级领导的重视和认可。

（2）推行“5S ”管理须循序渐进

（3）推行“5s ”管理需要全馆人员的共同参与全员参与是有效推行

（4）推行“5S ”管理要持之以恒“5S ”活动的开展贵在坚持，难也在坚持。

2.4 5S活动推行步骤

图书馆开展5S 活动，应该根据实际情况，制定切实可行的实施计划分阶段推行开展，一般步骤如下：建立组织、明确责任范围。制定方针计划及实施方案。做好5S 管理的宣传与培训工作。在活动实施过程中，需要进行严格督导和检查。最后还要对5S 管理活动实施后的效果进行评价，并总结好经验确保5S 在今后活动中的不断完善。【1】

3 图书馆的现状及问题分析

4.1 图书馆的现状分析

在图书馆尤其是高校图书馆里，整齐整洁的工作人员与工作环境，是减低浪费和提高效率最重要的基础工程。目前我校图书馆里总是缺乏规划性的摆放着一些东西，一些日常用品也是没有合理的规划，墙角堆砌着装书的空箱子，工作人员经常随意的走动等现象都会大大降低图书馆的形象。【2】

4.2 图书馆的问题分析

图书馆存在的问题大致分为以下几点：

(1)图书馆正门大厅里杂乱无章的摆放了很多标志牌，其中有两块标志牌还挡住了灭火器，一旦一楼发生火灾，人们在慌乱的情况下是不会发现灭火器的位置。

（2）每层楼的盥洗室口有大量的拖布在洗手处。且热水的接水处也在此，而没有一个让学生专门摆放杯子的地方，所有杯子都摆在洗漱台上，既造成杂乱无章的感觉，也给洗手的人带来了许多不便。

图3.1

(3)通道上很多标志都已经破损，甚至有的已经掉了下来。装有灭火器装置上的使用方法颜色褪化，标牌也已经错位等，都没有做好及时的补修，如果发生地震或者是火灾，埋下了许多安全隐患。

（4）楼道上有的垃圾桶盖子已经损坏，垃圾容易溢出来，影响了图书馆的清洁而且也给清洁人员带来不便。

（5）在对图书馆的观察中发现，各个自习室的储物柜数量远远不够，造成学生大量的私人物品堆积在走廊上，威胁着楼下人员的安全。还有很多物品放在储物柜的顶部，整个走廊给人一种杂乱无章的感觉。其次，在学生出来找寻自己的物品时又会造成暂时的拥堵，还会衍生出物品丢失、损坏等情况。在阅览室，要求学生不得将书包、手提袋等个人物品带入，储物柜却在对面的自习室甚至出现了一层楼居然没有储物柜。

（6）在图书馆顶楼处，标志着“不准上阳台”的标志，却没有做好严禁措施，没有设置任何防护栏，许多学生还是去里面复习功课。

（7）每层楼的楼道口应该标志该层楼藏书的性质或者属性，往往我们需要先到达图书馆的门口时才会找寻自己属需要的图书在不在该层，这样会浪费广大师生很多时间。

（8）管理员出纳台上放置着许多私人物品，桌上还有食物残渣。抽屉中存着一些废旧文具与长时间不用或已经不能使用的设备等。可以发现，部分返还图书并没有及时回架，使得出纳台上出现了杂乱无章的景象杂物。我们经常可以看到管理员在工作期间，总是随意的走动，有时甚至在电脑上玩斗地主游戏。

（9）卫生工具摆放不整齐，而且馆内洗漱台分布不均匀。每个图书馆分为左右两边藏书区，每部分有30个书架，每15个为一组。洗漱台在图书馆内进门左侧有4个，然而在右面一个也没有。这将为会增加打扫时间，影响图书馆工作效率。

（10）风扇设置数量过多，经过计算，图书馆内每15个书架上就有12个风扇， 与日关灯交错着分布在馆内上方。如此紧凑的空间会给人们造成一种无形的不适。图书馆紧挨湖边，其实本来就很凉爽，过多的风扇会浪费电资源，人们在藏书去几乎知识逗留一下，选择自己所需要的书籍，很多风扇运作起来实属极大地浪费。

（11）在馆内书库墙角堆放了许多残旧、破损的设备，管理员并没有及时清理。馆内的拿物提子随意摆放。有的书籍居然放在了书柜的顶部。

（12）自习室内，学生习惯将需要用到的书籍沿着墙壁脚堆积，容易造成误拿误用。自习室内的清洁工具也摆放在墙角，此问题也会给学生和管理人员带来不便，而且在自习室内，同学们不注重清洁卫生，时常在座椅桌子上留有食物残渣，废纸屑等，在自习室玩手机等现象时常发生。楼层越高的自习室，该现象就越普遍。

（13）所有教室中存在灭火器不足的现象，例如阅览室，只在阅读区附近的柱子上有，而藏书区离阅览室之间10米的距离没有一个灭火器，如发生火灾，后果将不堪设想。而且，灭火器都只是随意摆放在立柱下，没有一个统一的容器来装置，同学们很容易将其踢到或者损坏。

（14）在阅览室内，书籍的分类只有一个大方向且标示过小难以寻找，例如在文学史类的中的书籍还有近代文学史、外国文学史之类，造成了取阅的不方便。

（15）书籍的维护工作没有做好，图书馆馆员没有经常整理书籍，很多书籍都杂乱无章的摆放着，有时直接就是将书籍平躺着放在书架上。同学们也没有培养爱护书籍的好习惯，随意撕毁或折叠。书籍的有效利用没有实施好，所有图书都放在一层，没有对经常使用，或者几乎不用的书籍进行分类，会大大增加同学们找书的困难。应该做到让经常被借阅的书籍方便取拿。

（16）书籍的放置位置存在不合理的现象。有大量厚重书籍放置位置过高，女生或小个子男生取拿很不方便。经实际测量得到：书架高约为2.24米，每一竖排有6格藏书区，每一格的高度约为31cm ，长度为82cm ，宽度为50cm 。书架之间的通道约为108cm ，几乎可以容纳两个人通过。图书馆内较大书籍的高度普遍为28cm 左右。根据人体百分位数，人体立姿的第50位百分位数上臂长(男：313mm; 女：284mm ），以及人体的第50位百分位数的立姿肩高(男：1367mm; 女：1271mm ），取人的伸直得大臂一般为45cm 。假设人体肩高取1.3米再加上伸直的大臂一共为1.75米。也就是说平均有一半的人能够得着书架上第5格的书籍，当取第六格书籍时就会很困难，也可能会造成一些安全问题。

4 5S管理的相关内容

4.1 整理

整理是“5S ”管理活动的第一步 ，是指对办公用品 、设备 、文献资料等根根据使用频率进行分类 ，划分为必需品和非必需品。整理要有“舍弃”的智慧和决心，“舍弃”也是一种智慧，而且是更大的智慧。整理的推进重点就是将必需物品与非必需品区分开，在岗位上只放置必需物品，现场绝不放置非必需品 。目的是腾出空间，使空间活用，提高工作效率，塑造清爽的工作环境 。特别注意：清理非必需品时，把握的原则是看物品现在有没有“使用价值”，而不是原来的“购买价值”。

实施的方法有：

1.不能用和不再使用的东西就称为不用，则作为废弃处理，虽然是废弃，但是也应放在馆内的指定位置。

2. 如果在一年内还使用或是6个月到一年左右还用一次的东西就称为很少用，则放在存储室内。

3. 每天或每周都使用一次的东西就称为经常用的东西，则放在工作场所指定的地方。

1.2. 整理的方面：

(1)楼道上洗漱台出严禁堆放水杯，拖布。

(2)馆内墙角废弃的纸箱、设备，破损的清洁工具等应该坚决清除，严禁随意堆砌在角落。

(3)自习室内，学生的书籍等私人物品严禁堆放在墙壁以及教室内任一通道处。

(4)每层楼的过道，扶手处严禁放置物品

(5)出纳台必须随时保持清洁，严禁出现与工作无关的物品。

(6)每个教室必须配备足够的灭火器，且用一定的装置定点摆放，必须要达到国家标准。

(7)应适当减少风扇的数量，减少资源浪费等情况。

(8)书架顶部不能摆放任何东西，给广大师生造成安全隐患。

4.2整顿

整顿所谓“整顿”就是通过前一步整理后，将留下的物品，依需求量及工作形态需求，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理。其目的是定置存放，实

现随时方便取用，使“零”时间能找到需要，从而提高工作效率。整顿的主要对象是“工作场所”，而工作场所最大的时间浪费是在“准备工作时间”，在工作中“选择”和“寻找”花费一定的时间。所以，要想消除“选择”和“寻找”带来的时间浪费必须做到以下几点：①落实整顿工作，根据“整理”的重点进行。②决定好物品的放置场所。经整理所留下的需要物品要定位存放，并依使用频率，来决定放置场所和位置。③在书库及阅览室的入口处，应设置该库(室) 的馆藏工作，整理后留下的书刊要定位合理、准确，并作好标识，如书架上的架标、书刊上的书标等，馆员应经常巡视、检查，发现乱架现象，及时整理归位，节省读者查找资料的时间；⑤图书馆看板要置于醒目的位置，且不妨碍工作现场的视线。 整顿的方面：

(1)洗手台处设置水杯架，拖布的存放处，并标注明显的指示语。保证同学们使用的方便性与安全性。

(2)每间图书室的纸箱和梯子集中摆放在管理员的工作区，且摆放整齐，避免使用时花极多的时间来寻找。

(3)自习室的课桌椅上设置手拉式木板，用于存放个人的书籍，以防堵塞通道。既避免了书籍的误拿误用，也为清洁人员打扫卫生时提供了方便。

(4)出纳台下应该设置一个储物柜，存放管理员的私人物品以及清洁工具。

(5)在每间自习室外增加储物柜用于存放学生的私人物品。

(6)每个阅览室内于进门处设置一个类似于超市存取包裹的工作区。减少物品丢失的情况。

(7)将厚重的书籍尽可能放在书架的第一格至第3格，便于拿放的方便性。管理员还需要根据书籍的使用频率对书籍进行分区放置，使常用书籍在易取阅处，这样可以减少同学们找寻书籍的时间。此外，还应定时整理书籍，对书籍进行整理与维护。

(8)阅览室内书籍图标分类应更加细化，且在阅览室门口制作一张导向图且在每个书架邻过道处设置醒目标示，让学生看了就能第一时间明白自己所需要的书籍摆放位置。

(9）对于图书馆大门口的标志牌，应合理放置位置，腾出主要通道，方便同学们在紧急情况下的安全撤离。还要对通道上的标志进行修理与维护。

4.3 清扫

清扫是清除工作场所内不需要的东西(“垃圾”) 和脏物，并防止污染的发生，使工作场所处于无垃圾、无灰尘、无污秽的状态，保持干净整洁明快亮丽的环境。在图书馆除了清扫地板、天花板、墙壁等公共场所外，还应当对馆员个人办公场

所、阅览桌椅、期刊架、报架、书架等进行清扫。

清扫目的：保持工作环境的整洁干净；保持整理、整顿的成果；降低设备故障率；提高工作服务质量；防止环境污染。

清扫的推进重点经过整理、整顿，必需物处于立即能取到的状态，但取出的物品还必须完好可用，整洁干净。

清扫基本要求和方法：

（1）寻找污染源。最有效的清扫是杜绝污染源。图书管理员要禁止在出纳台摆放自己的私人物品以及食品残渣。废旧的机器设备与损坏的桌椅书架，还有破损的清洁工具等都是污染源，与此同时，由读者自身产生的垃圾(废纸屑、食品袋等）也值得我们重视。

（2）制定清扫计划。运用5W1H 管理知识。每天早上开馆之前，由一名清洁工对该层的楼道进行清扫，早晚各一次。对于图书馆内，每天开馆之前，图书管理员先用扫帚扫一遍，再用湿的拖把拖一次，最后在用干的拖把走一遍。图书馆关闭之后，同样按照此方法，值得强调的是以上所有清洁工具必须在当日闭馆时清理干净，以便次日早上快速投入使用。

（3）清洁灰尘。图书管理员早上开馆之前和闭馆时必须用湿帕子（程度是不能滴水的) 擦拭工作台，书桌，书架。为了防止图书资源受潮，必须再由干的抹布在擦拭一次。（抹布必须用完之后及时清理，放在通风处晒干。

（4）清扫不良状态。很多时候我们在图书馆看书时，发现有的管理员还正在打扫卫生，造成过道拥堵，影响工作效率，借阅图书时还要等待图书管理员。建议每馆配置两名图书管理员清扫卫生。

四、清洁是整理、整顿、清扫这“3S ”的坚持和深入，并制度化、规范化。清洁要做到“三不”，不制造脏乱，不扩散脏乱，不恢复脏乱。使工作现场保持完美和最佳状态。

4.4 清洁

清洁的目的是用制度化来维持前面“3S ”的成果。培养具有良好习惯、遵守规则的员工，营造团队精神。

清洁的推进重点整理、整顿、清扫之后要认真维护，使现场保持完美和最佳状态，即彻底贯彻5S 。对已取得的良好成绩，不断进行持续改善，使之达到更高的境界。5S 贵在日日做，时时做。一旦开始了实施就不能半途而废。因此，清洁就是连续地、反复不断地进行整理、整顿、清扫的活动，并成为本馆的惯例和制度。

清洁基本要求与方法：

（1）明确清洁目标与清洁的状态标准。前面“3S ”的结果是形成清洁的环境。全体员工都明白清洁的目标是非常重要。地面肉眼看不见任何垃圾，墙壁不得有脚印，涂鸦等。管理员工作台禁止摆放垃圾与食物残渣。办公区窗户，书架，与阅览室桌椅肉眼看不到灰尘。垃圾桶内的垃圾要及时清理，不得超过其承载能力的四分之三。建议将大家都认可的各项工作和应保持的状态汇集成文，形成手册。

（2）充分利用色彩的变化。设备、工作台、工作服等都要采用明亮的色彩，一旦产生污渍，就很显眼，容易被发现。同时，员工工作的环境也会变得生动活泼，工作时心情也会舒畅。图书室的地板应该换成黑色，便于发现污渍以便及时打扫。

（3）定期检查并制度化。要保持干净整洁的环境，提高工作效率。为此，我们不仅在日常的工作中进行检查，还要定期的进行检查，制定相应的清洁检查表。内容包括场所的清洁度；现场指示牌是否设置得当；安置的位置是否利于提高工作效率；提示的内容是否合适；物品的数量是否合适。

4.5 素养

素养即通过进行上述4s 的活动，让每个员工都自觉、认真地遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，互相尊重、相互配合，弘扬集体主义精神，做到“以馆为家、以馆为荣”，提高图书馆队伍的整体素质。

素养在“5S ”管理中居于重要的位置，它强调馆员通过“整理、整顿、清扫、清洁”发现问题，解决问题，不断提高自身素养。从以上“5s ”的推进的层次中我们也可以看出，整理、整顿、清扫、清洁的对象是“场地”，“物品”，素养的对象则是人，及管理员自身与读者。素养着重提高工作人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，这是“5S ”活动的核心。尊重读者，热情为读者服务，爱护书刊及办公用品，成为每位馆员的必备素养。包括：要有强烈的时间观念，遵守出勤时间；工作应保持良好的状态(如不可以随意谈天说笑、离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零食) ；着装要整洁大方；工作人员不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清息相关。在提高馆员素质的同时，要通过各种方式培养读者良好的阅读习惯，做文明读者，比如爱护书刊文献和设施、尊重电子文献的知识产权、尊重馆员的劳动、爱护环境卫生、遵守图书馆规章制度等。【3】

总结

图书馆推行“5S" 的保障措施：

（1）推行“5S ”管理需要各级领导的重视和认可。

（2）推行“5S ”管理须循序渐进

（3）推行“5s ”管理需要全馆人员的共同参与全员参与是有效推行（4） 推“5S ”管理要持之以恒“5S ”活动的开展贵在坚持，难也在坚持。

“5S ”可以创造安全的工作现场，可以使图书馆保持宽敞、明亮的工作现场，使馆内物流一目了然，一切处于良好的运行之中。悬挂物牢固；各通行道路通畅，无堆置无用的物品；危险、注意和逃生路线等警示牌字迹清楚、指示明确；灭火器放置位置明确、方便，人人都会正确使用，并掌握紧急引导疏散读者的正确方法，并注意对读者进行安全教育，让每个读者处于整洁、安全、放松的阅览环境之中。

参考文献

【1】易树平、郭伏，《基础工业工程》.

【2】于华春，《论5s 管理在现代企业管理中的应用》.

【3】刘屹立，《5s 管理在现代企业管理的基础》.