B.7大马镇第三初级中学校档案管理制度

大马镇中心小学档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案管理工作，充分发挥档案在日常工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》的有关规定，结合单位档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指本单位在教育教学、科研、德育工作、总务后勤等工作中形成、搜集起来的，经过整理具有保存价值的各种公文、簿册、会议记录、录像、照片（含底片）、光盘等。

第三条 学校的档案管理工作实行统一领导，分级管理原则，在工作活动中形成的文书、会计、教学、科研、设备、基建、声像档案均由学校档案室集中统一管理。

第四条 学校的档案业务除直接受鄢陵县教科局指导、监督和检查外，还受当地档案管理机关的指导和检查。

第五条 学校必须加强档案工作的领导和科学管理，建立健全各项档案工作制度。

第二章 档案工作机构和任务

第六条 学校根据工作需要配备兼职档案员１名，管理本单位的档案工作。档案（文书档案、会计档案、教学档案、教科档案、设备档案、基建档案、声像档案）由学校办公室集中统一管理，明确一名副校长分管，办公室主任主管，档案员具体负责。

第七条 学校档案工作人员须具备大专以上文化程度和专业知识，政治上可靠，能够胜任档案工作。档案工作人员要保持相对稳定。

第八条 档案工作人员要坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

第九条 档案管理人员的基本任务是：

㈠负责管理本单位的全部档案和与本单位活动有关的参考资料，建立科学的管理制度，积极提供利用，为教育教学工作服务；

㈡指导文书部门和业务部门的文件材料整理归档工作； ㈢定期向当地档案管理机关移交永久保存的档案；

㈣贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案材料绝对安全。

第三章 归档文件整理制度

第十条 在我校各种教学、教研中形成的，记录和反映本校的教学成果、教研成果以及学校发展等文件材料(包括班主任手册、新生报名册、软盘等)均属收集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。

第十一条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映本校教学工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定，载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件，并按照文件材料的有机联系，区分保存价值，分类整理。

第十二条 文书档案著录符合《归档文件著录要求》，属本校的发文必须挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实行随时办随时归档。

第十三条 会计档案由本校财务室按要求整理完毕后，于次年二月底前移交档案室。

第十四条 证书档案由教科室自行负责搜集材料、组织立卷、编写目录、整理归档。归档目录一式二份，一份留本部门存档，另一份交学校档案室保存。

第十五条 录音、录像、照片、底片等档案由承办人员及时编写说明（单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等）后，向档案室移交归档。

第十六条 外出学习、开会、考察等活动中带回的档案资料，应在差旅费报销前移交档案室。

第十七条 档案材料移交时，应出具移交清单一式两份．双方清点核对后签字，各存一份备查。

第四章 资料收集制度

第二十条 本制度所称的资料是指：反映本校教育教学、教研工作的杂志、报纸、情况反映等，并对本校的教育教学工作有查考利用价值的参考资料。

第二十一条 各部门要协助办公室的档案人员搞好收集工作，确保资料的齐全完整。

第二十二条 资料收集的时间定于每年的12月集中向综合档案室移交，对拒不移交的部门或个人将提出批评。

第二十三条 资料的整理工作有综合档案室人员负责，应编制基本的检索目录。

第二十四条 对上级档案馆所征集的资料，要积极协助上级档案馆办理移交、登记等手续，发挥资料的最大效用。

第五章 电子文件的归档管理制度

第二十五条 本制度所称的电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。

第二十六条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案，必须纳入档案管理的范畴。

第二十七条 电子文件实行文档一体化管理的方式，由办公室负责对电子文件进行管理，坚持前端控制与全程管理的原则，即收发、鉴定、归档各环节统一。

第二十八条 电子文件必须按规范要求著录到配套的档案管理软件，并同时对本单位归档的发文进行全文挂接（统一挂接PDF格式文件）。

第二十九条 为维护电子数据的安全，每年对归档的电子文件要备份处理，若有条件可刻录成光盘，异地保存。

第三十条 配合上级档案馆做好电子数据的移交工作，并办理相关手续。

第六章 本单位重大活动档案管理制度

第三十一条 本校重大活动档案是指：法人变更、重要合同(协议)、中考、招生、创优、科研、基建等教育活动。

第三十二条 本校重大活动档案由本校的办公室负责管理，主持重大活动的机构或负责人，应经常与办公室负责人沟通信息，确保本校重大活动档案的齐全完整。

第三十三条 为保证本校重大活动档案的齐全完整，本校负责重大活动的部门或个人，要积极配合本单位办公室做好相关文件材料的制作、收集、归档、整理工作。

第三十四条 积极接受上级档案局、教科局的业务指导及监督，按规范要求整理好本校重大活动档案。

第三十五条 若需移交进上级档案馆，经教科局和本校的领导同意后，办理必要的移交手续。

第七章 档案保管制度

第三十六条 建立档案的登记台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年检查、核对一次，做到帐实相符。

第三十七条 设置专用档案库房，编制档案存放示意图。

第三十八条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案，要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。 第三十九条 采取有效措施，做好安全保管和科学保护等工作。 第四十条 建立全宗卷，存放立卷说明、全宗介绍（大纲、交接凭据、档案工作大事记）。

第四十一条 档案人员工作变动，必须办好档案的清点、移交手续后，才能离开档案工作岗位。

第八章 档案保密制度

第四十二条 不断加强档案的保密观念，认真遵守保密纪律，严格执行《保密法》。

第四十三条 按照有关规定，对室藏档案适时予以划密、降密和解密。

第四十四条 秘密以上的档案，必须妥善加以保管，如需借阅，必须经有关领导批准。

第四十五条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。

第四十六条 严守档案机密，查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。

第四十七条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料，必须妥善加以保管，工作完毕立即移交档案室。

第四十八条 结合安全保密检查，不断加强档案保密工作，发现问题及时报告。

第九章 档案鉴定、销毁制度

第四十九条 根据国家有关档案保管期限的规定，对保存期满的档案，三至五年鉴定一次，销毁无继续保存价值的档案。

第五十条 开展档案鉴定工作由分管档案工作的校长，主管档案工作的办公室主任、档案人员和有关部门人员共同组成鉴定小组，提出鉴定工作意见。在主管领导组织下，直接地、逐件（卷）地、准确判定档案的价值；鉴定结束后，向教科局写出鉴定报告，经批复同意销毁后，方可销毁。

第五十一条 拟销毁档案，要编制销毁清册。销毁时，要两人以上监销，并在销毁清册上签字。

第五十二条 已销毁的档案，应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。

第五十三条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料，应视情况作相应调整。

第五十四条 鉴定工作形成的全部文件材料，即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存，同时，其复印件进入全宗卷管理。

第十章 档案统计制度

第五十五条 建立、健全档案总登记簿、借阅登记簿、利用效果登记簿等登记、统计台帐，及时收集、积累档案业务工作的有关数据。 第五十六条 及时、准确填报档案工作统计报表，拟写档案工作情况(如档案数量的增减变化借阅、利用等)统计分析。

第十一章 档案借阅、利用制度

第五十七条 凡借阅、利用档案者，必须逐项填写借阅登记表和利用效果表。

第五十八条 查阅档案必须在档案阅览室，若档案外借，应经有关领导批准。

第五十九条 借阅档案者必须保护档案，不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。

第六十条 室藏档案，原则上不对外借阅，兄弟学校若需借用，须持单位介绍信，并经办公室主任同意。

第六十一条 机关内部各科室查阅自己职能范围内的档案，填写借阅登记单即可。若借阅其他范围内的档案材料，须经双方领导人批准。

第六十二条 对借出后归还的档案，必须逐件、逐页、逐卷检查，发现问题立即报告、处理。

第十二章 档案库房管理制度

第六十三条 配置必备设施，切实做好防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮、防阳光、防高温等“八防”保护措施。

第六十四条 坚持库房温湿度测量、记录和安全检查，发现问题及时报告、解决。

第六十五条 保持库房的清洁、整齐、卫生，严禁在库房内吸烟、点火，存放易燃易爆物品和其他和档案无关的杂物。

第六十六条 无关人员不得进入库房。离开库房时，需关闭门、窗、灯等设施。

第十三章 档案人员岗位职责

第六十七条 档案员职责

㈠努力学习政治理论，坚持党的四项基本原则；忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研，不断提高政治、业务、文化素质；认真学习、宣传、贯彻《档案法》》等档案法规，及时举报违法事件，同违法行为作斗争。

㈡认真履行档案业务规定和有关档案管理法规，切实做好档案材料的收集、整理、保存、鉴定．统计等基础业务工作。

㈢拟写档案工作计划、总结、全宗介绍、大事记等有关材料，及时向领导汇报工作情况。

㈣认真履行对各处室和所属单位档案工作的监督指导职责，维护学校档案管理的正常秩序。

㈤采取有效措施，做好档案的安全保管和科学保护工作，维护档案的完整与安全。

㈥熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和适用的参考材料，积极主动做好利用服务工作。