集团公司董事会办公室工作说明(整合版)
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董事长办公室工作说明
目 录
一、董事会办公室部门职责及职能岗位设置 ........................................................... 3
1、董事会办公室职责 .......................................................................................... 3 2、董事会办公室职能岗位设置 .......................................................................... 4 二、董事会办公室各岗位说明 ................................................................................... 5
1、董事会办公室主任 .......................................................................................... 5 2、董事会办公室副主任 .................................................................................... 10 3、董事会工作秘书 ............................................................................................ 12 4、董事长工作秘书 ............................................................................................ 15 5、董事长行政秘书 ............................................................................................ 18 6、董事长安保秘书 ............................................................................................ 21 7、董事长内勤 .................................................................................................... 23 8、董事长司机 .................................................................................................... 25 三、董事长工作人员工作细则 ................................................................................. 27 四、董事长出差服务流程 ......................................................................................... 40
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为完善集团公司法人治理，更好的配合董事会做好相关工作，结合集团经营运作情况，设立董事会办公室，部门职责及岗位设置如下：
一、董事会办公室部门职责及职能岗位设置
1、董事会办公室职责
1、负责董事长工作与生活服务，及董事长家庭所需要的后勤保障服务。 2、负责董事长及董事会与外部相关机构和人员的联系、沟通与协调工作，为董事长及董事会开展工作提供支持。
3、负责董事长（事业发展规划）本人的职业生涯发展规划及落实工作。 4、负责统筹安排集团内外部重要信息的管理及收集与发布工作。
5、筹备集团股东会议、董事会议、集团领导办公会议及董事长和执行董事主持召开的各类会议，负责各项会务工作，落实会议督办和落实情况报告。 6、协助董事会开展股东会议、董事会议、监事会议文件组织、下发、归档等工作。
7、负责董事（含独立董事）、监事（含独立监事）及董事会所属各部门工作及后勤服务保障管理。
8、负责集团重大对外公共关系的开拓和维护工作。 9、协助集团董事会领导协调集团内部相关重要工作。
10、对集团董事会下属各级董事会和集团公司各级行政管理部门进行业务指导与工作支持及监督。
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2、董事会办公室职能岗位设置
第 4 页 共 42 页
二、董事会办公室各岗位说明
1、董事会办公室主任
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2、董事会办公室副主任
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第 11 页 共 42 页
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3、董事会工作秘书
第 12 页 共 42 页
第 13 页 共 42 页
第 14 页 共 42 页
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4、董事长工作秘书
第 15 页 共 42 页
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第 16 页 共 42 页
第 17 页 共 42 页
5、董事长行政秘书
第 18 页 共 42 页
第 19 页 共 42 页
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第 20 页 共 42 页
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6、董事长安保秘书
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7、董事长内勤
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8、董事长司机
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三、董事长工作人员工作细则
（一）、办公室环境卫生维护
1.董办内勤早上到公司后，必须在九点钟上班前把董事长办公室打扫干净。
2.要求：办公桌及桌子下面、椅子、书柜、冰箱、沙发、茶几和黄花梨饰品及办公用品等要逐一擦拭，要做到一尘不染；办公桌后面的小抹布要保持干净湿润。
3.把办公室内空调打开：平时保持25度，中午热时调到24度，晚上冷时调到26度，开中/低档风（或根据天气变化，以实际需求为准），原则上不开高档风。
4.根据天气情况，把窗纱和窗帘调到合适位置，保证室内光线充足而不刺眼。 5.检查空气清洁器，及时加水，永远保持在高水位线，并调到合适档位。 6.检查董事长办公室和卧室内的加湿器的水量，保持在适当水位。 7.检查电热水壶里的水量，并适当添加饮用水（矿泉水/纯净水）。 8.要定期给黄花梨饰品台面上的小玻璃杯加水。
9.把电脑打开调到监控界面；用户名：jianhe，密码：121330；顺序，由上至下，由左至右分别为：开放办公区1，开放办公区2，开放办公区3；高管通道，大厅，秘书区；北步行梯，电梯厅，南步行梯。
10.检查办公桌的电子钟，必须保证准确。
11.检查笔筒的笔是否整齐，是否都有墨水；打印机是否有墨、纸等；办公室的日常用品要不定期检查，没有及时补充。
12.给水杯倒好热水，水量为杯子的2/3，放在电话旁（如为空杯则放在后边的茶几上）。 13.卧室内：电视柜、床头柜、茶几，藤椅和木地板地面要擦拭干净。
14.洗手间：每天清扫，卫生间的玻璃镜子、台面（洗手池和柜子）、马桶都应进行清洁；洗手间的毛巾3天洗一次；香皂、洗厕灵、卷纸、垃圾袋和浇水壶在洗手台下面柜子里，要定期检查及时更换，物品摆放要整齐有序。
15.卧室木地板和卫生间地面要单独拿抹布擦拭，并将拖鞋上的灰尘和地毯绒毛等清理干净。
16.办公室地毯要和保洁协调好，及时吸尘和清理。
17.文件处理：将当天要提交的文件放在办公桌左上角指定位置，已经批阅的文件进行登记并及时归档和反馈给呈报人。
18.办公室卫生要在上午9点前完成，最后全面检查一遍，没有问题，锁好办公室，出来工作。
（二）、早上接董事长
1.董事长每天会根据日程安排告知随行秘书，第二天来家迎接的时间；原则上每天上午8:15到董事长家住小区等候。
2.董事长随行秘书应及时通知司机，提前10-15分钟到达董事长家里（一楼大厅/B2车库），同时随行秘书要给董事长邯郸号码的手机发送短信，短信内容为：董事长，我们已到您家，在地下车库（或一楼）等您。
3.如果到了规定的时间，董事长还没有下来，则应在10-15分钟后打电话提醒；如是手机关机则应每隔15分钟打一次电话提醒，询问日程安排是否改变，根据董事长指示安排工作。
4.此时秘书应在电梯口等候董事长，同时通知司机将车停在指定位置等候。
5.接上领导后，随行秘书要根据情况，适时请示董事长是否在单位用早餐，得到指示后，应及时以短信形式向董事会办公室通报；如跟董事长同车的还有其他客人，要询问同车人是否一起在单位用早餐，待董事长乘车快到单位时，应再次以短信形式通报，以便餐厅开始准备，确保董事长进入餐厅后及时吃到冷热可口的饭菜。
6.在通报时，随行秘书以短信形式分别向：董办主任或副主任通报行程和用餐需求等信息。
7.在适当时间向董事长汇报交办工作的完成情况，同时进一步核实日程安排；对于董事长交待的工作要及时记录，到公司后要第一时间进行办理。
（三）、董事长到公司
1.董事长到公司后，董办内勤应从行政秘书手中接过公文包，拿门禁卡给董事长开门。 2.到办公室后内勤要把董事长的公文包轻轻放在（不可推入）办公桌左侧板台底下的小方格柜子里面 ，董事长脱外套要给挂好。
3.内勤要向董事长汇报，都有什么人有事要找董事长，问什么时间方便，董事长定完时间要马上通知约见人员。
4.董事长到办公室10-20分钟后，董事长工作秘书和行政秘书要看情况一起进董事长办公室，提醒当日行程、汇报工作或接受工作安排。
（四）、来客接待
（一）公司内部人员来访：
1.董事长直接管辖的集团高管和直接管理的工作人员，在董事长办公室没有客人的情况下，不需要预约，董办内勤可直接安排进入与董事长见面。
2.董事会办公室主任、副主任、秘书在董事长办公室没有客人和上级领导谈话的情况下，根据工作需要可随时与董事长汇报工作。
3.集团其他人员如有事情需要当面向董事长汇报，则由董办内勤或董事长工作秘书通过预约联系后，根据董事长时间安排，进行约见。
4.董事长接见集团人员时，如为临时性谈话，则不用倒水；如超过一小时或在为董事长倒水时，则应视情况为接见人员倒水。
（二）公司外部人员来访：
对于集团外部客人来访，一般情况下，董事长会提前交待并根据来客重要性或董事长特别安排，及时倒茶做好接待和宴请安排工作。
（五）、办公期间
1.如果有人打电话找董事长，一定要先给董事长打电话确认（或董办内勤进去询问）现在是否有时间，董事长说完时间再告知约见人员。
2.董事长打电话交办事情时，一定要拿笔记下来，认真的听，如果听不清楚要问董事长对不起，您刚才说的什么没有听得太清楚，对于交待的工作一定要核实清楚。
3.交待的事情要立刻去办，办理的结果要及时反馈给董事长。
4.办理结果在不影响董事长正常办公的情况下以（短信/电话/当面）形式向董事长汇报。
（六）、董事长用餐 （一）外部用餐
1.董事长接待客人或因工作需要在外部用餐时，行政秘书则要根据指示提前联系餐厅进行预订，同时核实和确认相关信息；确定后要及时将预订结果以短信形式汇报董事长，短信内容包括：餐厅名称、房间号、地址和乘车路线等；根据时间提前进行提醒；确保在预定时间到达就餐地点。
2.董事长在就餐期间，行政秘书和司机应在外面等候，并根据董事长指示做好结账工作。 （二）单位用餐
1.董事长在单位餐厅用餐时，行政秘书要及时将董事长用餐信息，通报董办主任和副主任，做好董事长饮食的联系和协调工作。
2.集团行政管理中心（制定食谱）和厨房（制作食物）则应按要求充分准备，保证距用餐时间提前10分钟制作完毕，由内勤请董事长到餐厅用餐。
3.内勤提醒董事长用餐时：如董事长办公室没有客人，可直接敲门进入提醒；如董事长办公室有客人，可以短信形式提醒；若是没有得到指示或董事长事先安排的情况下，可以打内线电话进行提醒。
（三）服务工作
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1.董事长在用餐期间，内勤要到办公室简单的收拾一下卫生，中午阳光充足，光线强，要把靠近办公桌的纱帘拉起来，一定要保持整齐，如果窗台有灰要及时处理。
2.董事长出去办公室大概10分钟后，内勤就要准备沏茶，茶叶放置在热水壶的右侧，取适量大麦茶或董事长指定的茶叶放到飘逸杯里面，第一遍是洗茶，第二遍倒上热水多泡一会，然后放到保温杯里面，最后放在电话旁靠右侧位置。
3.内勤到休息室，把房间窗帘拉上，卫生间门关好，打开空调（冬季保持25-26度，夏季保持24-25度，开低/中档风），然后锁好办公室出来工作。
（七）、午休时间：
1.午休时间：董事长每天下午13:00-15:00要午休；在此期间，除重要和紧急的事情外，不安排任何工作。
2.董事长午休期间：如有人找董事长要告知对方董事长现在不方便接见。
3.内勤向董事长汇报，那个部门的人员有事情要找董事长，问董事长什么时间方便，董事长指示后要通知约见人员。
4.下午（15:00/董事长睡醒）后，内勤可轻轻敲门进入办公室给董事长收拾房间，但不要打扰工作。
（八）、下午工作时间：
1.董事长的茶杯要每隔一个小时进去蓄一次水，下午倒水的时候，要看天色情况，如果天色已黑，请把靠近办公桌的两个窗帘都拉起来，并把办公室的灯打开。
2.每天下班前约半小时（时间灵活掌握），董事会办公室主任或副主任应进入董事长办公室进行工作汇报和接受工作安排。
3.下班时检查热水壶里是否有水，给加湿器和空气清洁器加水，然后关灯、关毕电脑和空调后锁门。
（九）、工作汇报方式
1.因董事长时间较紧，所以汇报工作要分：轻重缓急。必要时以短信形式，及时发送汇报。董事长安排的文件要询问：轻重缓急、保密级别等。
2.董事长工作汇报：发送短信到邯郸号码的手机。
3.印章使用：需请示董事长批准后方可盖章，如果领导出差不在公司一定要短信确认，领导回复短信方可盖章，回公司后补签手续。